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#ESCAET : Grâce à l’IT, la RSE s'intègre dans le voyage d'affaires


Déplacements Pros s'associe avec l'ESCAET, l'école supérieure de commerce spécialiste du Travel. Dans le cadre de ce partenariat plusieurs étudiants ont réalisé des écrits sur des sujets liés au marché du Business Travel. Charlyne Rouquier, élève en MBA2 International Travel Management, analyse l'impact de l'IT dans le voyage d'affaires.



La RSE intègre une notion de respect de l’environnement mais également de bien-être des employés au travail et de toutes ses parties prenantes. Consommation d’eau et d’énergie, choix de transports moins polluants, compensation des émissions de CO2, équité des rémunérations, réduction des gaz à effet de serre, choix de prestataires respectueux de l’environnement, bien-être au travail… Lors d’un déplacement professionnel, toutes ces problématiques peuvent être résolues par des solutions technologiques de plus en plus nombreuses.

Dans le voyage d’affaires, de l’OBT à l’outil expense, en passant par l’outil de sécurité, plusieurs solutions permettent de gérer toutes les prestations nécessaires à un déplacement et de faciliter l’intégration de la RSE. Avant de planifier un déplacement professionnel, il convient de se demander si celui-ci est obligatoire ou si des solutions ne pourraient pas le remplacer : téléconférence, visioconférence, téléprésence, web-ex ou salles de réunions adaptées. Faire appel à ces services peut permettre de réaliser une baisse significative des coûts pour l’entreprise, augmenter la productivité d’un collaborateur mais aussi réduire l’empreinte carbone de l’entreprise.

Faciliter la réservation et le paiement

Si le déplacement est nécessaire, deux phases sont stressantes, voire parfois bloquantes pour le voyageur : la réservation et le paiement. La réservation effectuée sur un outil est souvent considérée comme longue et fastidieuse à cause de technologies moins intuitives que celles du voyage loisir. Pour contrer cela, les éditeurs proposent des solutions door-to-door qui permettent aux voyageurs de réserver l’ensemble des transports nécessaires au déplacement sur une seule et même plateforme (train, avion, location de voiture, taxi, navette privée...) et à travers une recherche unique. Les outils intègrent également des solutions externes, comme Ekotrip qui valorise les choix responsables des voyageurs, tant pour le mode de transport choisi que pour la dépense globale. Cela va donc au-delà des calculateurs RSE intégrés sur les OBT.

Concernant le paiement et le reporting, grâce aux différents types de cartes (corporate, virtuelle ou logée), le collaborateur n’a plus à avancer les frais. Ces mêmes moyens de paiement peuvent permettre aux collaborateurs de ne plus avoir à remplir de notes de frais manuellement, une application utilisant la technologie OCR le faisant pour lui. Airplus a également développé les « Green Reports » qui permettent d’évaluer le bilan carbone d’une entreprise. Dans certains cas, le voyageur n’aura plus à garder ses justificatifs qui seront dématérialisés, enregistrés et stockés de façon sécurisée durant le délai légal. Un réel gain de temps et de productivité pour le collaborateur et, à terme, des économies pour l’entreprise sur les frais de gestion et d’archivage. En complément du paiement, des solutions technologiques peuvent aider à mettre en place une compensation d’émissions de CO2 afin d’investir dans des projets en partenariat avec des associations, par exemple.


20 minutes pour réserver un voyage en moyenne

Il est à noter que les plateformes de réservation peuvent rencontrer un faible taux d’adoption. Le but de l’entreprise est alors d’améliorer ce dernier. En moyenne, il faut environ 20 minutes pour réserver un voyage. Le développement des chatbots (chez les clients comme Orange France Telecom ou les fournisseurs tels que CWT), réels assistants de voyages, se généralise afin d’améliorer le parcours d’achat et l’expérience client. Des notifications push personnalisées, car basées sur les préférences du collaborateur en déplacement, peuvent être mises en place proposant, par exemple, de découvrir un restaurant proche de l’hôtel. Ces technologies fluidifient et améliorent l’expérience du voyageur avant et pendant le déplacement.

Durant le voyage, certaines applications vont quant à elle permettre de faciliter le lien « humain » et le partage. Estay, par exemple, est une start-up qui met en relation des voyageurs d’affaires durant leur déplacement. Elle devient un outil pour les services RH désireux de revaloriser et d’humaniser l’expérience des déplacements professionnels.

Au-delà des demandes du voyageur d’affaires, il ne faut pas négliger les attentes et besoins du Travel Manager. L’un de ses besoins principaux concerne la sécurité des collaborateurs en déplacement et de leurs données. Le Travel Manager peut à tout moment, grâce au tracking, localiser approximativement son collaborateur, ou grâce à la géolocalisation connaître précisément son emplacement. Cependant, aucune solution recoupant les zones à risques et la localisation du collaborateur n’existe. L’enjeu est que le niveau de risque proposé par le fournisseur soit le même que celui pris en compte par l’entreprise cliente : en effet, tout comme les différences ce calcul CO2, il arrive souvent que des différentiels existent entre les mesures des fournisseurs et celles des entreprises clientes.

Fleet management et auto-partage au cœur des politiques RSE

La prise en compte de la RSE ne s’arrête pas uniquement aux déplacements professionnels au sens strict du terme. Elle regroupe bien d’autres paramètres tels que le fleet management et les déplacements domicile-travail. En effet, c’est un point clé dans une démarche éco-responsable à tel point qu’une loi existe obligeant les entreprises regroupant plus de 100 salariés sur un même site à élaborer un plan de mobilité. Pour les entreprises possédant déjà une flotte automobile l’enjeu est de passer intelligemment à une flotte différente, potentiellement plus green avec des véhicules hybrides ou électriques, ou réduire sa flotte grâce à l’auto-partage. A noter que l’ADEME (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) propose des accompagnements pour les sociétés afin de les aider à mettre en place de vraies démarches d’éco-mobilité.

L’intégration d’une politique RSE en entreprise se traduit également dans le choix de ses prestataires/fournisseurs. Lorsqu’un fournisseur : TMC, ESN ou autre souhaite répondre à un appel d’offres, il doit répondre sur des critères écologiques, liés entre autres aux ressources humaines. Il s’agit de prouver son engagement et de fournir une offre en l’occurrence un outil technologique qui va intégrer ces problématiques : cela peut, par exemple, être illustré avec l’indication de l’émission de CO2. Intégrer une notion de RSE dans un outil travel and expense classique peut s’avérer difficile, la solution peut être de se connecter à un outil proposant des solutions RSE comme Fairjungle, Tripkicks ou encore Ekotrip.





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