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Jeudi 17 Mai 2018

ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) : comment préparer et gérer votre appel d’offres voyages



Les ETI sont nombreuses en France (plus de 4700). Selon les critères de l’Insee, elles affichent un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliards d’Euros et comptent de 250 à 5000 salariés. Elles se déplacent souvent et ont besoin d’optimiser leurs dépenses voyages. Leurs organisations comptent évidemment des acheteurs et, souvent, des personnes en charge des voyages (quelquefois des Travel Managers). Cependant, l’achat « voyages » n’est pas toujours le domaine d’expertise de leurs acheteurs et, de ce fait, ces ETI font souvent appel à des consultants pour les accompagner dans leur démarche. J’ai pensé intéressant de partager avec les lecteurs de Déplacements Pros les étapes et éléments essentiels à intégrer pour réussir un tel projet.



Je recommande systématiquement de constituer un groupe de travail intégrant des représentants de chaque ligne de business concernée par le projet (Achats, et bien sûr le Travel Manager ou ceux qui géreront le contrat au quotidien, les services comptables et financiers, l’informatique, le contrôle de gestion si besoin, les assistantes et éventuellement les voyageurs, dans certain cas, (en fonction de la culture managériale de l’entreprise), la Direction Générale.)

Avant de consulter le marché, l’entreprise doit clairement identifier la ou les raisons qui justifient la mise en œuvre du projet qui sera consommateur de temps et d’énergies en interne. Ces raisons ou objectifs peuvent être multiples. Citons :

- Le respect d’une procédure interne d’achat qui prévoit une consultation systématique du marché à périodes régulières (2/3 ans)
- La volonté de benchmarker son organisation et ses choix et de réaliser une veille du marché.
- La nécessité d’accompagner une conduite du changement à l’interne (migration en ligne, mise en place d’un système de notes de frais, d’un nouveau moyen de paiement, d’une dématérialisation des flux et des factures)
- Optimiser ses achats (aériens, hôteliers…)
- Mettre en place une nouvelle politique de voyages et la faire respecter.
- Faire baisser les coûts de l’agence de voyages
- Changer de partenaire...

Vous pourrez alors lancer un RFI (request for informations) qui vous permettra de faire un premier tour du marché et de sélectionner les partenaires potentiels à qui vous pourrez adresser votre RFP (request for proposal).

Un travail par étapes

En fonction de votre objectif, défini en amont, vous rédigerez votre cahier des charges.

Vous devrez être précis sur la nature de vos attentes (exemple : le suivi du compte, l’organisation de l’agence pour accompagner le changement, les outils de réservation en ligne (transport, hôtellerie…)

Le cahier des charges devra décrire précisément l’activité de l’entreprise, son organisation et permettre aux soumissionnaires de comprendre la culture de votre entreprise. Vous devrez bien sûr communiquer les informations chiffrées utiles pour répondre quant à la nature, au volume et la structure de votre budget voyages.

Vous préciserez enfin si vous avez des contrats firmes avec certains fournisseurs que le partenaire devra gérer.

Voici quelques domaines à ne pas oublier dans votre cahier des charges :

- Présentation de l’agence, histoire, derniers bilans, références clients.
- Description du processus de réservation off line
- Gestion des bases profils off et on line, synchronisation
- Propriété des données contenues dans les bases et restitution en fin de contrat
- Description de l’outil de réservation on line et du processus de traitement d’un dossier en ligne
- Description de l’outil de facturation. Précisions sur la facturation dématérialisée.
Hébergement des données.
- Moyens de paiements et assurances, cartes logées
- Accompagnement à la conduite du changement (en fonction de votre objectif : migration en ligne des réservations, mise en place d’une politique hôtel et réservation via une plateforme en ligne – HBT… refonte de votre politique voyages…)
- Stratégie d’optimisation des achats aériens, hôteliers…
- Suivi de l’activité, responsable de compte, revues de marché
- Outil de reporting et statistiques standard et/ou personnalisées en fonction de vos besoins.
- Tarifs de l’agence et mode de rémunération (fixe, variable/ objectifs qualitatifs et quantitatifs).
- Modèle économique de l’agence (vous devrez vous assurer que son modèle de rémunération fournisseur n’est pas antinomique avec la mission d’optimisation des achats que vous souhaitez lui confier.)

A la réception des offres (après avoir laissé un délai minimum de 21 jours aux soumissionnaires pour répondre), votre groupe de travail pourra faire le travail d’analyse en fonction d’une grille d’achat que vous aurez créée. Cette grille devra être le reflet de vos attentes et objectifs. Exemple : Migration en ligne : outils, organisation usage et support technique proposés par l’agence, coût…

Je recommande alors de recevoir les candidats pour organiser une soutenance orale.
Le groupe sera alors à même de sélectionner une « short list » de trois candidats au maximum. Vous pourrez leur adresser vos questions complémentaires pour leur permettre d’affiner leurs réponses et vous aider ainsi à faire le bon choix.

C’est lors de cette dernière phase que vous négocierez les prix.

Pour mémoire, le coût d’une TMC représente aujourd’hui moins de 5% de vos dépenses voyages.

La réussite de votre projet dépend en très grande partie de son professionnalisme, des moyens qu’elle met à votre service et de la motivation de ses équipes. Je vous recommande donc de ne pas arracher des prix trop bas, car le service et les prestations s’en ressentiront. Une TMC correctement rémunérée sera motivée et mobilisée pour réussir à vos côtés votre projet. Une TMC contrainte par un prix trop durement négocié n’aura de cesse de rechercher sa rentabilité et ne s’investira pas pleinement.

L’optimisation d’un budget voyages doit se réaliser à travers :
- une politique voyages bien communiquée, comprise par les voyageurs et appliquée
- des contrats firmes avec des partenaires transporteurs, hôteliers, loueurs
- une TMC performante et professionnelle qui conseillera vos voyageurs dans le respect de vos accords et de vos intérêts ; vous faisant bénéficier des tarifs marchés quand ceux-ci sont meilleurs que vos contrats.

Une fois votre choix arrêté, ne pas omettre d’informer l’ensemble des candidats de votre décision et de vos motivations. Vous aurez peut être un jour besoin de faire à nouveau appel à eux.

Vous veillerez enfin à bien communiquer en interne en associant si possible votre TMC dans vos réunions pour créer un esprit d’équipe essentiel à la mise en œuvre du partenariat et à sa réussite qui sera alors la vôtre.

Régis Chambert
RC2 Conseil

A propos de RC2

RC2, Régis Chambert Consulting, est une SARL créée en 2010 dans le but de mettre à la disposition de ses clients un savoir faire, une expérience de plus de 30 années dans le management d'entreprises Françaises, puis internationales, dotées d’organisations très diverses, traditionnelles ou matricielles et globales.
Régis Chambert a été Vice président - Directeur Général d'American Express Voyages puis présidé Avexia Voyages de 2011 à fin 2013.
La réflexion stratégique, la marque, la conduite du changement, la formation et le coaching sont les principaux domaines dans lesquels Régis Chambert intervient.

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