Edenred dématérialise les petites dépenses du voyage d’affaires (avec vidéo)

C’est aujourd’hui qu’Edenred lance Ticket Travel Pro, un compromis entre la très classique avance financière et la carte logée pour les achats des services dans le voyage d'affaires. Cette nouvelle approche de la dématérialisation des dépenses du déplacement professionnel s’appuie sur une carte prépayée par l’entreprise qui peut ainsi maîtriser en temps réel les dépenses de ses salariés. Une offre qui pourrait vite bousculer les habitudes de travail des PME/PMI.

Présentés comme le troisième poste de dépenses pour les entreprises françaises, les coûts liés aux déplacements des collaborateurs constituent un enjeu majeur pour les employeurs. Estimé à 30 milliards d’euros, avec une faible pénétration sur le segment des PME, le marché français de la Gestion des frais professionnels ne peut réellement se développer qu’avec des solutions de dématérialisation des dépenses. Aujourd’hui, la durée moyenne de remboursement des notes de frais dépasse les 35 jours et plus de 90 % de la dépense globale n’est réellement consolidée qu’au moment du bilan.

Un constat qui a poussé le groupe Edenred à repenser le circuit des dépenses du voyage professionnel en appuyant l'offre Ticket Travel Pro sur une carte Business MasterCard totalement maîtrisée par l’entreprise. Valable trois ans et sécurisée avec un code PIN, cette carte (rechargeable de 10 € à 10 000 €) permet aux salariés de payer les dépenses liées aux transports, à la restauration, aux carburants ou à l’hôtellerie.

Pour Yan Mortreux, Directeur Général en charge de la Gestion des frais professionnels, «il fallait un outil simple, facile à contrôler et adapté à toutes les entreprises dont les salariés se déplacent que ce soit dans le monde des services ou de l’industrie». Et le groupe voit grand : il veut réaliser 20% de son volume d’émission sur le marché de la Gestion des frais professionnels d’ici 2016. « Pour la première année, nous serions heureux d’atteindre l’émission de 10 000 cartes», explique en souriant Yan Mortreux.

Concrètement, Ticket Travel Pro repose sur un triptyque composé d’une carte rechargeable, d’un espace de réservation et d’une plateforme dédiée aux notes de frais. En regroupant l’ensemble de l’offre sur une plateforme, fixe ou mobile (via smartphone ou tablette), Edenred veut permettre à l’entreprise de suivre en temps réel l’évolution des dépenses associées au plafond financier autorisé. «En moyenne les entreprises créditent le compte de la carte Ticket Travel Pro d’environ 500€ par mois», explique Yan Mortreux, «Mais elles peuvent à tout moment augmenter ou diminuer ce crédit. Si par exemple le salarié participe à un salon à l’étranger, la ligne de crédit attribuée peut doubler ou tripler». Et cette plateforme, qui recense en temps réel toutes les dépenses sollicitées par le voyageur, assure également le reporting de l’ensemble. «L’entreprise nous demande de plus en plus d’avoir une vision réaliste des frais engagés, c’est que nous leur offrons aujourd’hui», termine Yan Mortreux.

Service mode d’emploi

Accessible sur Internet ou via tablettes et Smartphones, l’espace de réservation permet au salarié ou à son gestionnaire de voyage de réserver en ligne au meilleur prix... Sans pour autant devenir un passage obligé pour les achats. Edenred a négocié des tarifs préférentiels auprès de certains partenaires : Go Voyages (billets d’avion), Capitaine Train (billets de train), Hotel Corporate System (hôtellerie), Lafourchette (restauration), Europcar (location de véhicules) et Taxis G7. Pour les entreprises travaillant déjà avec une agence de voyage, la plateforme s’intègre naturellement aux outils existants. «Nous réalisons un premier paramétrage de la plateforme», détaille Yan Mortreux, «Mais nous laissons aussi aux entreprises le soin de déterminer les contraintes ou les avantages qu’elle souhaite offrir à leurs salariés».

L’espace «notes de frais», également disponible sur les outils nomades, enregistre automatiquement les dépenses liées aux déplacements. Il centralise les ordres de missions, les notes de frais ou encore les informations liées à la flotte automobile. Cet espace permet également un «reporting» de niveau 3 qui assure la récupération de la TVA et de la Taxe sur les Véhicules de Société. «Si l'on regarde l’ensemble des modules, on se rend vite compte que Ticket Travel Pro est un outil fort du respect de la politique voyages et du budget dédié aux frais de déplacements définis en amont par les entreprises, sans dépassement possible. Nous allons jusqu’à la consolidation, très appréciée dans les PME/PMI», souligne l’homme de l’art qui insiste aussi sur la flexibilité du produit. «Les employeurs peuvent définir les paramètres d’utilisation, des montants autorisés par catégorie de dépenses aux jours d’utilisation via les plafonds financiers autorisés, en fonction du profil de leurs salariés». A l’évidence, si les études démontrent que les fraudes existent à petit niveau dans les entreprises, la solution a le mérite de les limiter fortement.

Et pour offrir un choix encore plus vaste aux clients, Endered commercialise cette offre avec ou sans les modules optionnels de réservation et de notes de frais, via différents packs conçus en fonction des besoins des entreprises. «Pour rassurer les entreprises clientes, nous avons également intégré un workflow de validation associé à un ordre de mission qui respecte et vérifie les obligations légales et fiscales de l’entreprise», souligne Yan Mortreux qui précise: «Notre solution donne accès gratuitement au programme d’avantages des clients Edenred, le Beneficio Club, ainsi qu’aux programmes de fidélité des partenaires de l’application».

Edenred, du Ticket Restaurant aux cartes thématiques

Tout le monde connait les tickets restaurant mais peu savent que c’est Endered qui les a inventé. Très implanté dans le monde des services prépayés aux entreprises, les solutions proposées par Edenred permettent de gérer :
• les avantages aux salariés (Ticket Restaurant®, Ticket Alimentación, Ticket CESU, Childcare Vouchers…)
• Les frais professionnels (Ticket Car, Ticket Clean Way, Repom …)
• la motivation et les récompenses (Ticket Compliments, Ticket Kadéos…)
Le Groupe accompagne également les institutions publiques dans la gestion de leurs programmes sociaux.
Le groupe est présent dans 41 pays avec plus de 6 000 collaborateurs, près de 640 000 entreprises et collectivités clientes, 1,4 million de prestataires affiliés et 40 millions de bénéficiaires. En 2013, Edenred a réalisé un volume d’émission de 17,1 milliards d’euros, dont près de 60% dans les pays émergents. En France, 700 collaborateurs gèrent commercialement ou administrativement plus de 6,7 millions d’utilisateurs et 380 000 prestataires affiliés.

Ticket Travel Pro : le film promo