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Mercredi 16 Août 2017

Exclusif : Amadeus dévoile son livre blanc sur la mise en place d’un outil de gestion des déplacements et des frais professionnels



La thématique choisie pour le nouveau livre blanc d’Amadeus est l’une de celles les plus attendues aujourd’hui par les entreprises. Pour les acheteurs, la maîtrise des déplacements professionnels et plus particulièrement des dépenses et des frais associés est devenu un sujet sensible qui dépasse le simple cadre de la technologie. Il s'agit de réussir un mariage habile entre l’outil et les process.



Dans ce document, en 16 pages, Amadeus analyse le poids sur les expériences menées au sein de grandes entreprises et détaille les process logiques pour une meilleure maîtrise de la dépense.
Le premier chapitre est consacré, sans surprise, à la mise en place d’un outil de gestion des notes de frais. C’est un sujet complexe qui ne saurait se satisfaire d’une quelconque approximation tant la consolidation des dépenses est devenue un enjeu essentiel. La gestion des notes de frais est toujours considérée comme un coût indirect qui est rarement pris en compte par les entreprises. Elles préfèrent souvent se focaliser sur les dépenses directes comme le prix du billet d’avion, de l’hôtel ou du train. On le sait, l’entreprise n’optimise que très rarement les frais du voyageur d’affaires, qu’elle juge le plus souvent insignifiants. Elle les subit sans les maitriser, sans les analyser. La réalité est toute autre et réduire les coûts de traitement de la note de frais, c’est s’impliquer plus avant dans une vision globale de la dépense, indispensable pour un reporting efficace. Beaucoup d’acheteurs pensent le faire mais peu le font réellement.

Amadeus l’affirme : "50 % d’économie de traitement pourraient être réalisés grâce à une gestion intégrée des déplacements professionnels et des frais". Lapalissade ? On pourrait le croire à la lecture du témoignage de Véra Strezyk, Présidente de la GBTA, qui rappelle les 5 règles essentielles. Et pourtant, Véra égrène des réalités que même de grands groupes n’ont pas encore prises en compte. Citons entre autres l’optimisation de la récupération de la TVA, les économies réalisées via la réduction des erreurs de saisie et, surtout, l’estimation du coût total du déplacement avec une vision juste et précise du TCO (Total Cost of Ownership).

Autre sujet de cette première partie, au-delà du risque d’erreur et de saisie, un sujet délicat : la fraude. On sait aujourd'hui qu'elle est non négligeable et qu’elle a un impact financier direct sur les budgets de l’entreprise. Là aussi, Amadeus donne des chiffres: "Le coût de la fraude s’élève en moyenne à 28 219 euros par an chez les grands comptes et 41 830 euros chez les TPE-PME. Soit 732,37 euros en moyenne par employé par an. Et dans le détail, les fraudes les plus courantes sont celles des anciens frais (33 %), les frais réclamés plusieurs fois (29 %) ainsi que les dépenses effectuées pendant le week-end (12 %)". Mais prudence, car tout ne peut être assimilée à de la fraude en particulier lorsque les déplacements se font dans des pays où la remise d’une note de frais est des plus fantaisistes, et que la récupération des sommes investies s’avère plus complexe au retour.
Valider et vérifier les dépenses, c’est donc tout naturellement limiter cette fraude active. Une idée de l’économie ? Selon Phocusright, environ 2% du budget consacré aux voyages.

À l’évidence, l’interfaçage entre le SBT, l’outil de gestion T&E et l’opérateur bancaire apparaît aussi comme la solution la mieux adaptée au suivi des dépenses dans le monde du voyage d’affaires. Brigitte Jakubowski, Directrice de JK Associates Consulting et auteure d’un livre intitulé "Stratégie et management du voyage d’affaires – Mettre en place un travel management performant" (chez Dunod), résume assez bien le rôle de la banque dans cette construction: "Interfacer un outil expense avec un opérateur bancaire, cela permet au voyageur de retrouver automatiquement ses dépenses dans la note de frais. Il peut ainsi sélectionner celles qui relèvent de son déplacement. Ce qui permet un gain de temps, moins de risques d’erreurs de saisie et un contrôle des taux de change".

La finalité ? Aider et assister le voyageur
La finalité ? Aider et assister le voyageur
Deux autres sujets viennent compléter cette première partie. Le premier explore le B.A. BA d’une bonne gestion de projet. On y retrouve des idées qui s’expriment souvent dans les conférences : le travail préparatoire, les besoins, la mise en place de l’outil sans oublier l’adoption et la formation par les utilisateurs eux-mêmes. Raisonnablement, et nos amis d’EPSA l’exprimaient lors du dernier IFTM top Resa : "C’est le choix de l’éditeur, de la fonctionnalité de la solution retenue et la remise en place des process qui permettra d’atteindre l’objectif que l’on s’est fixé". Là aussi, l’affirmation peut apparaître évidente et d’une grande logique. Mais si l’on en croit les études faites en Europe, 6 % des utilisateurs d’une solution de gestion dans le monde des finances se disent déçus après quelques mois d’utilisation. La promesse faite sur la chaîne mise en place se révélant plus faible que prévu.

Il reste enfin ce qui pourrait apparaître comme un serpent de mer : la conduite du changement. On sait qu’elle est essentielle dans la réflexion à mener autour de la gestion d’un outil de T&E. Changer ne veut pas dire "bouger pour le plaisir d’innover". Changer, c’est comprendre la nature de l’évolution des besoins et trouver les outils susceptibles d’y répondre. D’autant que changer veut dire former et adapter mais, au-delà, c’est aussi parfois prendre le risque de faire un choix dans une structure d’entreprise qui pénalise les initiatives ratées. Particulièrement dans les grandes entreprises françaises. Pour les acheteurs, dont la carrière débute souvent aux voyages, le risque est énorme de se discréditer avec un mauvais choix. Peu en parlent. Et pourtant.
Changer, enfin, c’est communiquer très largement autour du choix, de la faisabilité de l’outil et des avantages qu’il apportera. Pas si simple et évident pour des acheteurs à qui l’on apprend que la discrétion est une vertu non négociable.

Le triptyque qu’évoque ainsi ce livre blanc déborde très largement sur la seule notion d’expense. Avec quelques pages de plus, on aurait pu en faire un vade-mecum réussi de la réflexion à mener autour du développement d’un service Travel dans l’entreprise. Seules quelques lignes sont consacrées à la place de la politique voyages, on peut regretter qu’elle ne soit pas plus présente à tous les stades de réflexion d’autant que c’est elle qui aura le plus de chances d’évoluer, en bien comme en mal, au fil des années. Et c’est sans doute Jordi Satelen de FCM Travel qui résume le mieux l’objectif qui dépasse le simple cadre des achats: "Un projet global doit être enrichi de tous les besoins et étudié par tous les acteurs, quels qu’ils soient. Faute de quoi, ce n’est pas un projet mais une simple envie d’un petit groupe".

Peut-on reprocher Amadeus de prêcher pour sa paroisse ? Certainement pas à la lecture de ce livre blanc qui ne détaille aucun des outils de l’entreprise mais qui donne toutes les pistes pour les chercher et les intégrer. L’éditeur de solutions logiciels, GDS à la base, a bien compris que poser les bonnes questions, c’est conduire l’entreprise sur les bonnes pistes de réflexion. Toute la finalité d’un livre blanc réussi.

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