A l’origine, un système désormais bien établi : une photo du justificatif de la dépense, une reconnaissance rapide et une intégration dans Notilus. Mais Gilles Bobichon, co-fondateur de Dimo Software et Directeur des activités voyages et frais professionnels va plus loin : "Là où la performance de lecture des 3 indicateurs clés - date, montant, nature - requiert une intervention de l’utilisateur sur trois pour ces logiciels, nous sommes à une intervention sur 10 avec Notilus. Et nous sommes dans une démarche de perfectionnement continu". Ce taux de reconnaissance de plus de 90 % des notes de frais garantit de fait à l’utilisateur qu'il n'y aura quasi aucune intervention ultérieure.
Fidèle au souhait exprimé depuis deux ans, l’entreprise a réussi à mettre en place un « zéro papier certifié ». Gilles Bobichon précise la démarche : "Nous avons signé un partenariat avec la filiale de la Caisse des dépôts et consignations, CDC Arkhineo, certifiée ISO27001, NF461 et Tiers de Confiance". Concrètement, ce partenariat permet aux entreprises utilisatrice de Notilus de supprimer en toute sécurité les formats papiers des justificatifs et de n’archiver que la copie numérique des justificatifs avec la certification d’« archivage à valeur probante » et donc d’être conforme à leurs obligations légales.