Gestion des frais de voyages: 85% des entreprises veulent des améliorations

C'est l'une des nombreuses constatations relevées par une nouvelle étude publiée par KDS, l'un des principaux acteurs technologiques du marché du voyage d'affaires.

Cette étude intitulée "Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour le département Finance" a été réalisée auprès de 616 responsables européens en charge de la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais (T&E). Elle tire 5 grands enseignements du marché et de son observation.

Etre en conformité avec les réglementations fiscales et financières
60 % des entreprises utilisent leurs outils voyages et notes de frais pour protéger les données de leurs collaborateurs, une préoccupation majeure dans les pays soumis au RGPD. 82 % des entreprises indiquent d'ailleurs que la mise en œuvre d'un processus voyages et notes de frais automatisé les a aidées à respecter les obligations locales et internationales auxquelles elles doivent se conformer (devoir de protection, protection des données, règles fiscales locales,...).

Le voyage, un axe stratégique pour les équipes Finance
Les départements Finance supervisent 65 % des activités voyages et notes de frais, suivi par les départements Achats/services généraux (19%) puis les Travel Managers (10%).

Priorité à la maîtrise des dépenses
La maîtrise des dépenses figure en première place de la liste des priorités des départements Finance, suivie de près par la prévention de la fraude. La réduction des coûts n'apparaît qu'en 4e et dernière position.

Gérer l'ensemble des frais, liées ou non au voyage
Voyages et notes de frais couvrent bien plus que les traditionnelles dépenses liées aux déplacements professionnels et incluent une multitude de catégories de dépenses. 26% de collaborateurs qui ne se déplacent pas déclarent des frais professionnels, contre 44% qui voyagent. Les outils dédiés à la gestion des dépenses doivent, par conséquent, être en mesure de traiter automatiquement toutes les notes de frais, que les collaborateurs voyagent ou non.

Les technologies mixtes et intégrées, créatrices de valeur
Depuis 5 ans, la tendance est à l'utilisation de solutions plus intégrées. La part de plateformes intégrées est d'ailleurs passée de 42 % à 70 %. Par ailleurs, en moyenne 59% des entreprises déclarent qu'une plateforme intégrée, couvrant à la fois la réservation de voyages et la gestion des notes de frais, offre une valeur significative aux départements Finance, notamment en termes de visibilité globale sur les dépenses, de respect des réglementations fiscales et financières et de réduction des coûts de traitement. Ce système mixte associant les deux processus est davantage utilisé par les grandes entreprises.

L'intégralité de l'étude peut être consultée sur le site de KDS.