Après le « Zéro papier » sur les factures, le « Zéro papier » sur les justificatifs est désormais engagé. Depuis la promulgation de l’arrêté du 22 mars 2017, fixant les conditions permettant de « dématérialiser » les factures, beaucoup d’entreprises pensent, à tort, que cela signe aussi la fin du papier pour les justificatifs de frais professionnels. Or, ce n’est pas si simple... Dimo software nous livre une petite explication.
Il convient d’abord de préciser ce qu’on entend par dématérialisation : on parle de dématérialisation des documents lorsque le document est émis directement au format électronique. Lorsque l’original du document est établi sur support papier, puis qu’une copie est réalisée sous format électronique pour être conservée, on parle alors de numérisation, ou digitalisation du document.
Que dit la loi ? En France, de nouvelles mesures ont pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des processus initiée par l'Etat et réduire les coûts d'archivage. Ainsi, depuis Janvier 2012, les entreprises peuvent dématérialiser les factures. C’est-à-dire les émettre au format électronique, mais également les réceptionner et les conserver. C’est même une obligation depuis 2017 pour tous les fournisseurs du secteur public qui devront progressivement s’y conformer avant le 1er janvier 2020.
En parallèle, la loi « pour la croissance et l’activité » publiée en 2015, oblige toutes les entreprises à accepter les factures au format électronique. L’arrêté du 22 Mars 2017 autorise quant à lui les entreprises à numériser les factures établies sur support papier afin de les conserver sous format numérique.
Côté technique, il faut aussi regarder la faisabilité. Afin d'être considérée comme une copie fiable, la numérisation des factures papier doit être réalisée sous plusieurs conditions :
• l’identification de la copie : la copie doit être au format PDF et en tout point identique à l’original. Le procédé de reproduction utilisé doit produire des informations liées à la copie (contexte de la numérisation, date de la création de la copie, qualité du procédé de reproduction…).
• l’intégrité de la copie : elle doit être attestée par le recours à une empreinte électronique (horodatage, cachet ou signature électronique qualifié électronique). Cette dernière doit garantir la détection de toute modification ultérieure de la copie.
• la conservation des copies : la copie numérisée de la facture doit être conservée via un archivage à valeur probante jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans pour les factures). Les conditions de conservation doivent éviter toute altération de la forme ou du contenu de la copie, seuls les établissements de type « prestataires de services de confiance » qualifiés reconnus permettent ce type d’archivage.
Que dit la loi ? En France, de nouvelles mesures ont pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des processus initiée par l'Etat et réduire les coûts d'archivage. Ainsi, depuis Janvier 2012, les entreprises peuvent dématérialiser les factures. C’est-à-dire les émettre au format électronique, mais également les réceptionner et les conserver. C’est même une obligation depuis 2017 pour tous les fournisseurs du secteur public qui devront progressivement s’y conformer avant le 1er janvier 2020.
En parallèle, la loi « pour la croissance et l’activité » publiée en 2015, oblige toutes les entreprises à accepter les factures au format électronique. L’arrêté du 22 Mars 2017 autorise quant à lui les entreprises à numériser les factures établies sur support papier afin de les conserver sous format numérique.
Côté technique, il faut aussi regarder la faisabilité. Afin d'être considérée comme une copie fiable, la numérisation des factures papier doit être réalisée sous plusieurs conditions :
• l’identification de la copie : la copie doit être au format PDF et en tout point identique à l’original. Le procédé de reproduction utilisé doit produire des informations liées à la copie (contexte de la numérisation, date de la création de la copie, qualité du procédé de reproduction…).
• l’intégrité de la copie : elle doit être attestée par le recours à une empreinte électronique (horodatage, cachet ou signature électronique qualifié électronique). Cette dernière doit garantir la détection de toute modification ultérieure de la copie.
• la conservation des copies : la copie numérisée de la facture doit être conservée via un archivage à valeur probante jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans pour les factures). Les conditions de conservation doivent éviter toute altération de la forme ou du contenu de la copie, seuls les établissements de type « prestataires de services de confiance » qualifiés reconnus permettent ce type d’archivage.
Et pour les justificatifs de frais, alors ?
Les justificatifs de dépenses utilisés dans le cadre du remboursement des états de frais peuvent être numérisés pour en faciliter la recherche et la consultation. L’URSAFF admet même ces copies numérisées, comme preuve suffisante.
Malheureusement, il est bien précisé dans les textes que le champ d’application de l’arrêté du 22 mars 2017 est strictement limité aux factures établies originairement sur support papier. Or, une facture, au sens légal, c’est un document comportant plusieurs mentions obligatoires telles que l’identité de l’acheteur (nom et adresse) et un numéro de facture unique, mentions qui figurent rarement, voire jamais, sur les justificatifs de frais.
Il n’existe pas pour le moment, en France, de cadre juridique spécifiquement applicable à la numérisation des justificatifs de frais professionnels et donc à la suppression des originaux sur papier, comme c’est le cas dans d’autres pays. Les entreprises restent toujours tenues de conserver les documents originaux, qui peuvent être exigés par la cour des comptes ou l‘administration fiscale, à moins de prendre le risque d’un redressement fiscal.
Malheureusement, il est bien précisé dans les textes que le champ d’application de l’arrêté du 22 mars 2017 est strictement limité aux factures établies originairement sur support papier. Or, une facture, au sens légal, c’est un document comportant plusieurs mentions obligatoires telles que l’identité de l’acheteur (nom et adresse) et un numéro de facture unique, mentions qui figurent rarement, voire jamais, sur les justificatifs de frais.
Il n’existe pas pour le moment, en France, de cadre juridique spécifiquement applicable à la numérisation des justificatifs de frais professionnels et donc à la suppression des originaux sur papier, comme c’est le cas dans d’autres pays. Les entreprises restent toujours tenues de conserver les documents originaux, qui peuvent être exigés par la cour des comptes ou l‘administration fiscale, à moins de prendre le risque d’un redressement fiscal.
A propos de l'auteur
Dimo Software propose avec Notilus, une solution de gestion des déplacements et frais professionnels, incluant depuis plus de 10 ans la numérisation des justificatifs, certifiée ISO 27001. La solution est déjà homologuée par l’Hacienda, l’administration fiscale espagnole, depuis plus d’un an, et des démarches sont engagées pour la faire certifier comme solution de digitalisation conforme avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen. L’offre sera ainsi complétée d’une solution d’archivage à valeur probante.
Dimo Software propose avec Notilus, une solution de gestion des déplacements et frais professionnels, incluant depuis plus de 10 ans la numérisation des justificatifs, certifiée ISO 27001. La solution est déjà homologuée par l’Hacienda, l’administration fiscale espagnole, depuis plus d’un an, et des démarches sont engagées pour la faire certifier comme solution de digitalisation conforme avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen. L’offre sera ainsi complétée d’une solution d’archivage à valeur probante.
