Les 12 questions à se poser pour choisir le lieu de son séminaire ou de sa réunion ?

C’est l’une des questions qui revient souvent chez les assistantes ou les référents voyages qui sont chargés par leur entreprise d’organiser des séminaires de travail ou d’intégration : "Existe-t-il un cahier des charges à suivre pour éviter les erreurs ?". A cette interrogation, Michel Bensadoun, associé de la Fonderie, agence prestigieuse du domaine et fondateur de sa propre structure (Hold-Up Project Agency) livre en 12 points clés les éléments à mettre en œuvre et à surveiller. Une check-list attendue et détaillée.

Les 12 questions à se poser pour choisir le lieu de son séminaire ou de sa réunion ?
L’organisation d’un séminaire, d’un meeting peut paraître simple, pourtant, en interne, la personne en charge de l’organisation doit bien comprendre la demande pour être sûre de répondre au mieux aux attentes.

Ce n’est pas un hasard si les collaborateurs proches des dirigeants sont souvent impliqués dans cette organisation : ils connaissent parfaitement les gouts, les règles, les habitudes de l’entreprise….

La clé du succès est le brief, à vous de poser les bonnes questions !

Dans un certain nombre cas : nouvelles équipes, nouveau format, envie de changement… vous aurez moins d’informations à votre disposition.

Quels sont alors les critères qui vont guider votre choix, pour se lancer dans la recherche du lieu idéal ?

1/ Quel est le nombre de participants ?

C’est bien sûr la première question à poser !
Des questions complémentaires peuvent être utiles :
- Le nombre de participants va t-il varier ou est-il définitif ? Essayer de demander des détails : fourchette de variation, et date pour un nombre définitif.
- Les précurseurs : nombre de personnes qui arrivent avant la date du séminaire

2/ Quel est le type de réunion ?

Quel est le type de séminaire : rendez-vous de direction, séminaire de réflexion stratégique, formation, motivation, présentation d’un plan…. Réunion interne ou avec des intervenants extérieurs, des clients... Il existe de très nombreux formats, et sans entrer dans le détail, vous devrez connaître le type de réunion et avoir quelques informations sur le type de contenus.

3/ Qui seront les participants ?

S’agit-il des dirigeants de l’entreprise, de cadres, de membres d’un service, des ventes… ?
Âge des participants, répartition hommes/femmes, nombre de personnes connues ayant un régime particulier, handicap…

A ce stade, il s’agit essentiellement de vous orienter sur certains types de lieux et/ou activités et d’écarter des propositions qui ne conviendraient pas, surtout pour des petits groupes.

4/ Quelle est le niveau nécessaire de confidentialité, concurrence, sécurité ?

Certaines réunions peuvent avoir un caractère très confidentiel et nécessiter des mesures particulières, que le choix du lieu doit permettre : Isolation acoustique de la salle, repas dans des salles à manger privées, par exemple.

Un point souvent problématique est la tenue d’une réunion ou d’un meeting d’un concurrent direct dans le même lieu. Il faut anticiper ce point s’il est très important, surtout quand le meeting implique des clients. Il n’est pas toujours simple d’avoir l’information de la part des lieux, mais sachez que vous pouvez négocier pour demander à l’indiquer sur le contrat. Un lieu totalement privatisable est la meilleure solution dans ces situations.

La sécurité est devenue un point important, surtout pour certains types d’entreprises. Vous devez évaluer en interne le niveau auquel vous devez vous situer. Cela peut influer sur le type de lieu, son exposition, les moyens mis en place,…

5/ Quel sera le budget ?

Ce critère est bien sûr important, vous devez avoir une estimation du budget alloué et de ce qu’il comprend, quel sera le type d’imputation… Il arrive que certains postes ne soient pas sur le même budget que l’organisation du séminaire, par exemple le transport.

Votre budget doit être global : Transport, transferts, nuit d’hôtel, repas, petits déjeuners, location salle de réunion, matériel audiovisuel, pause-café, signalétique, intervenants extérieurs, animation, teambuilding, cadeaux….

Attention également à la TVA, récupérable ou pas, selon votre activité, le lieu si pas en France…

6/Quels seront les besoins en technique ?

Il faut préciser les besoins, en termes de contenu et déroulement des réunions. Mais à coté des besoins classiques que vous pourrez préciser sans problème après avoir fait votre choix, certains points sont très importants à définir dès le départ comme les besoins en wifi et bande passante, si une intervention en visioconférences est nécessaire ou si les connexions sont importantes pour la réunion. On peut toujours faire installer des lignes, mais cela est coûteux, et prend du temps.

La taille des écrans de vidéoprojection par rapport au nombre de participants doit être également adaptée. Il faut correctement les dimensionner. On vous donnera souvent la capacité d’une salle de réunion en différents formats, mais rarement la hauteur sous plafond. Une salle avec 3 mètres de hauteur par exemple, ou avec des lustres qui descendent bas, va poser un gros problème dès que vous dépasserez 100-200 personnes. Vous ne pourrez pas disposer d’un écran suffisamment haut. Il faut parfois prévoir des écrans de rappel pour permettre à tout le monde de bien voir, pensez à les budgéter.

7/Quel type et agencement pour la salle de réunion ?

Il existe de nombreux formats pour organiser l’espace d’une salle de réunion. Théâtre, écolier, classe, cabaret, en U,… vous les retrouverez facilement. Ce qui est important à savoir pour certaines configurations :

Une salle Boardroom dont c’est la vocation n’aura jamais le même luxe et le même équipement qu’une salle organisée en Boardroom. De même certains espaces transformés en salle de réunion, n’auront pas les mêmes caractéristiques, avec des avantages (charme par exemple) et des inconvénients (moins bien équipés techniquement).

Il faut demander si la salle a la lumière du jour, si on peut l’occulter complètement. Si on a un accès direct à l’extérieur (fumeurs), à la salle de la pause café…

A coté des dispositions classiques, de nouvelles dispositions émergent, plus participatives et conviviales, dans un esprit Start Up, avec des noms plus ou moins évocateurs : campus, barcamp, café,…

8/ Quelle date pour ma réunion ?

Attention de bien vérifier la date de votre réunion. Parmi les erreurs fréquentes, confusion du jour et de la date. Le plus simple est de toujours donner le jour de la semaine et la date, et pas seulement le jour. Si erreur, elle sera plus vite repérée. Cela peut créer des problèmes complexes dans les réservations !

Ensuite, il faut bien vérifier au préalable les dates de vacances, les jours fériés, les ponts, mais aussi les principales fêtes religieuses, les dates des élections, de manifestations sportives. Il faut aussi vérifier dans la région ou la ville de destination si un événement local peut être gênant pour vous.

9/ Quel type de lieu pour ma réunion ?

Il existe un grand nombre de lieux proposant des salles de réunions, nous allons voir les principaux critères de choix :

  • Selon la destination et l’accessibilité
Séminaire au vert, en plein centre-ville, dans un endroit insolite, une ville à découvrir… les éléments vus précédemment doivent vous donner des indications sur le style de réunion souhaitée. Dans tous les cas, l’accessibilité est un critère fondamental, il faut une estimation du temps global de trajets, incluant les transferts. Pour des réunions en ville, l’accessibilité, le parking sont très importants à considérer.

  • Selon le type d’établissement :
Les hôtels,
Avec leurs avantages : lieu unique pour l’hébergement et le séminaire
Equipement des salles de bon niveau qui sont dédiées à leur fonction
Services de d’hôtel : Room service, business center,…
Adapté à tout type de groupe, petit ou grand

  • Les Palais des congrès, centre d’affaires
Adaptés à des réunions multiples, importantes… ils offrent de nombreuses possibilités.

  • Lieux atypiques ou exceptionnels
Les lieux événementiels atypiques peuvent constituer des lieux formidables pour des réunions. Cela peut être un appartement privé exceptionnel, un musée, un lieu éphémère, voire plus spectaculaire et inattendu…
Les agences événementielles ou des sociétés spécialisées pourront vous trouver le lieu idéal, qui est par ailleurs rarement sur les sites habituels de recherche.
Attention de bien vérifier que ces lieux ont les autorisations et assurances nécessaires pour recevoir du public.

Parmi les autres points de vigilance, pour tous les lieux, assurez-vous qu’il n’y a pas de travaux internes ou dans le voisinage à la date de votre opération.

10/ Comment évaluer la proposition tarifaire du lieu ?

Le devis ne reflétera que votre demande, et pour proposer un prix avantageux, peut ne pas être complet. Attention aux options. Vous devrez être vigilant sur un budget complet comprenant tous les postes et les suppléments et options éventuelles…
Ce qui pose généralement problème, c'est ce qui n’a pas été anticipé.

Parmi les points à bien contrôler :
Prix du repas et des boissons, prix des boissons en complément, eau et alcool
Prix des salles de réunion : aurez-vous besoin de faire une installation la veille, des répétitions ?,
Coût des heures supplémentaires ? Ne pas oublier de les budgéter. Personnel obligatoire ? Coût ?

11/ Quel contrat ?

Un contrat sera généralement signé avec le lieu ou l’agence. Un point très important est la clause d’annulation partielle ou totale.

  • La clause d’annulation partielle
est fondamentale, et vous pouvez la négocier : elle vous donne le nombre de chambres ou de salles que vous pouvez annuler, sans frais ou avec pénalité selon un calendrier. Plus vous approchez de l’événement moins vous pourrez annuler. Ces dates d’échéances sont importantes, car elles vous permettent en interne de sensibiliser sur le nombre de participants et d’ajuster au mieux.
Ce point est crucial sur votre budget final et le prix réel de revient par personne.

  • Pour l’annulation total
e, vous pouvez négocier les pénalités, d’autant qu’il n’est pas rare que pour des raisons internes ou stratégiques, une entreprise annule totalement un événement.

Enfin, il faut parler des risques liés à une annulation pour grève, attentat, conditions météorologiques … Vous n’êtes généralement pas assurés si vous devez annuler pour l'une de ces raisons. Sachez qu’il existe des assurances « Risques d’opérations » intéressantes qui vous garantissent ce type de risque.

12/ Faut-il passer par une agence ?

Selon la politique interne, le type de séminaire, sa complexité, le choix d’une agence peut se poser. L’agence peut vous apporter une aide efficace sur les points suivants : recherche du lieu idéal, négociation des prix et contrats, assurance, logistique. Il ne faut pas voir l’agence comme un coût supplémentaire, celle-ci peut au contraire vous faire gagner temps et argent.

Enfin, pour des opérations stratégiques, soit par l’importance, soit par le nombre, je ne peux que vous conseiller un repérage sur place, seul ou avec une agence, si vous ne connaissez pas le lieu, ou n’y êtes allés depuis longtemps.

A propos de l'auteur

Michel Bensadoun
Consultant MICE & Evénementiel
Hold-Up Project Agency

Michel Bensadoun a un parcours atypique dans le monde de l’événementiel. Docteur en Médecine, après quelques années de pratique en tant que praticien, il entre dans l’industrie Pharmaceutique, et fait l’apprentissage du Marketing.

Dès 1981, il créé Elebor, une agence conseil en Communication orientée vers la Santé, et développe les activités de conseil en marketing, stratégie de communication, mais aussi d’événementiel, avec l’organisation de symposium, congrès, lancement de produits,…
En 1999, l’agence crée une filiale voyage, pour l’organisation de voyages évènementiels, incentives,…et se diversifie sur d’autres secteurs d’activité que la santé. L’agence prend une licence de voyage, devient IATA et adhère au SNAV.

En 2009, le groupe ELEBOR, fusionne avec La Fonderie, Michel Bensadoun devient un des associés. La Fonderie est une agence qui intervient sur tous les domaines d’expertise de l’évènement : BtoB, grand public, voyages,…

Il entre au Conseil d’administration de l’ANAé en 2009, puis est élu Président de l’ANAé en juillet 2011. Fonction qu’il occupe pendant 2 ans, puis à nouveau administrateur jusqu’en septembre 2014. De 2012 à 2013, il est administrateur d’UNIMEV (Union National des métiers de l’événement).
Aujourd’hui, il a fondé et dirige Hold-Up project . Il est également membre du comité de réflexion stratégique des Grands Événements en France, animé par Atout France