C’est l’une des questions qui revient souvent chez les assistantes ou les référents voyages qui sont chargés par leur entreprise d’organiser des séminaires de travail ou d’intégration : "Existe-t-il un cahier des charges à suivre pour éviter les erreurs ?". A cette interrogation, Michel Bensadoun, associé de la Fonderie, agence prestigieuse du domaine et fondateur de sa propre structure (Hold-Up Project Agency) livre en 12 points clés les éléments à mettre en œuvre et à surveiller. Une check-list attendue et détaillée.
Ce n’est pas un hasard si les collaborateurs proches des dirigeants sont souvent impliqués dans cette organisation : ils connaissent parfaitement les gouts, les règles, les habitudes de l’entreprise….
La clé du succès est le brief, à vous de poser les bonnes questions !
Dans un certain nombre cas : nouvelles équipes, nouveau format, envie de changement… vous aurez moins d’informations à votre disposition.
Quels sont alors les critères qui vont guider votre choix, pour se lancer dans la recherche du lieu idéal ?
1/ Quel est le nombre de participants ?
Des questions complémentaires peuvent être utiles :
- Le nombre de participants va t-il varier ou est-il définitif ? Essayer de demander des détails : fourchette de variation, et date pour un nombre définitif.
- Les précurseurs : nombre de personnes qui arrivent avant la date du séminaire
2/ Quel est le type de réunion ?
3/ Qui seront les participants ?
Âge des participants, répartition hommes/femmes, nombre de personnes connues ayant un régime particulier, handicap…
A ce stade, il s’agit essentiellement de vous orienter sur certains types de lieux et/ou activités et d’écarter des propositions qui ne conviendraient pas, surtout pour des petits groupes.
4/ Quelle est le niveau nécessaire de confidentialité, concurrence, sécurité ?
Un point souvent problématique est la tenue d’une réunion ou d’un meeting d’un concurrent direct dans le même lieu. Il faut anticiper ce point s’il est très important, surtout quand le meeting implique des clients. Il n’est pas toujours simple d’avoir l’information de la part des lieux, mais sachez que vous pouvez négocier pour demander à l’indiquer sur le contrat. Un lieu totalement privatisable est la meilleure solution dans ces situations.
La sécurité est devenue un point important, surtout pour certains types d’entreprises. Vous devez évaluer en interne le niveau auquel vous devez vous situer. Cela peut influer sur le type de lieu, son exposition, les moyens mis en place,…
5/ Quel sera le budget ?
Votre budget doit être global : Transport, transferts, nuit d’hôtel, repas, petits déjeuners, location salle de réunion, matériel audiovisuel, pause-café, signalétique, intervenants extérieurs, animation, teambuilding, cadeaux….
Attention également à la TVA, récupérable ou pas, selon votre activité, le lieu si pas en France…
6/Quels seront les besoins en technique ?
La taille des écrans de vidéoprojection par rapport au nombre de participants doit être également adaptée. Il faut correctement les dimensionner. On vous donnera souvent la capacité d’une salle de réunion en différents formats, mais rarement la hauteur sous plafond. Une salle avec 3 mètres de hauteur par exemple, ou avec des lustres qui descendent bas, va poser un gros problème dès que vous dépasserez 100-200 personnes. Vous ne pourrez pas disposer d’un écran suffisamment haut. Il faut parfois prévoir des écrans de rappel pour permettre à tout le monde de bien voir, pensez à les budgéter.
7/Quel type et agencement pour la salle de réunion ?
Une salle Boardroom dont c’est la vocation n’aura jamais le même luxe et le même équipement qu’une salle organisée en Boardroom. De même certains espaces transformés en salle de réunion, n’auront pas les mêmes caractéristiques, avec des avantages (charme par exemple) et des inconvénients (moins bien équipés techniquement).
Il faut demander si la salle a la lumière du jour, si on peut l’occulter complètement. Si on a un accès direct à l’extérieur (fumeurs), à la salle de la pause café…
A coté des dispositions classiques, de nouvelles dispositions émergent, plus participatives et conviviales, dans un esprit Start Up, avec des noms plus ou moins évocateurs : campus, barcamp, café,…
8/ Quelle date pour ma réunion ?
Ensuite, il faut bien vérifier au préalable les dates de vacances, les jours fériés, les ponts, mais aussi les principales fêtes religieuses, les dates des élections, de manifestations sportives. Il faut aussi vérifier dans la région ou la ville de destination si un événement local peut être gênant pour vous.
9/ Quel type de lieu pour ma réunion ?
- Selon la destination et l’accessibilité
- Selon le type d’établissement :
Avec leurs avantages : lieu unique pour l’hébergement et le séminaire
Equipement des salles de bon niveau qui sont dédiées à leur fonction
Services de d’hôtel : Room service, business center,…
Adapté à tout type de groupe, petit ou grand
- Les Palais des congrès, centre d’affaires
- Lieux atypiques ou exceptionnels
Les agences événementielles ou des sociétés spécialisées pourront vous trouver le lieu idéal, qui est par ailleurs rarement sur les sites habituels de recherche.
Attention de bien vérifier que ces lieux ont les autorisations et assurances nécessaires pour recevoir du public.
Parmi les autres points de vigilance, pour tous les lieux, assurez-vous qu’il n’y a pas de travaux internes ou dans le voisinage à la date de votre opération.
10/ Comment évaluer la proposition tarifaire du lieu ?
Ce qui pose généralement problème, c'est ce qui n’a pas été anticipé.
Parmi les points à bien contrôler :
Prix du repas et des boissons, prix des boissons en complément, eau et alcool
Prix des salles de réunion : aurez-vous besoin de faire une installation la veille, des répétitions ?,
Coût des heures supplémentaires ? Ne pas oublier de les budgéter. Personnel obligatoire ? Coût ?
11/ Quel contrat ?
- La clause d’annulation partielle
Ce point est crucial sur votre budget final et le prix réel de revient par personne.
- Pour l’annulation total
Enfin, il faut parler des risques liés à une annulation pour grève, attentat, conditions météorologiques … Vous n’êtes généralement pas assurés si vous devez annuler pour l'une de ces raisons. Sachez qu’il existe des assurances « Risques d’opérations » intéressantes qui vous garantissent ce type de risque.
12/ Faut-il passer par une agence ?
Enfin, pour des opérations stratégiques, soit par l’importance, soit par le nombre, je ne peux que vous conseiller un repérage sur place, seul ou avec une agence, si vous ne connaissez pas le lieu, ou n’y êtes allés depuis longtemps.
Michel Bensadoun
Consultant MICE & Evénementiel
Hold-Up Project Agency
Michel Bensadoun a un parcours atypique dans le monde de l’événementiel. Docteur en Médecine, après quelques années de pratique en tant que praticien, il entre dans l’industrie Pharmaceutique, et fait l’apprentissage du Marketing.
Dès 1981, il créé Elebor, une agence conseil en Communication orientée vers la Santé, et développe les activités de conseil en marketing, stratégie de communication, mais aussi d’événementiel, avec l’organisation de symposium, congrès, lancement de produits,…
En 1999, l’agence crée une filiale voyage, pour l’organisation de voyages évènementiels, incentives,…et se diversifie sur d’autres secteurs d’activité que la santé. L’agence prend une licence de voyage, devient IATA et adhère au SNAV.
En 2009, le groupe ELEBOR, fusionne avec La Fonderie, Michel Bensadoun devient un des associés. La Fonderie est une agence qui intervient sur tous les domaines d’expertise de l’évènement : BtoB, grand public, voyages,…
Il entre au Conseil d’administration de l’ANAé en 2009, puis est élu Président de l’ANAé en juillet 2011. Fonction qu’il occupe pendant 2 ans, puis à nouveau administrateur jusqu’en septembre 2014. De 2012 à 2013, il est administrateur d’UNIMEV (Union National des métiers de l’événement).
Aujourd’hui, il a fondé et dirige Hold-Up project . Il est également membre du comité de réflexion stratégique des Grands Événements en France, animé par Atout France