Les réservations de lieux extérieurs à l'entreprise ont grimpé de 61 % depuis 2010 au Royaume Uni. En revanche pour un événement externe réservé, Capita Travel and Events organise 10 manifestations dans les salles de réunion des entreprises. «Cela démontre que l'importance d'une meilleure utilisation des espaces de travail pour contrôler les dépenses voyage et réunion», explique la société spécialisée dans le MICE.
64 % des manifestations sont organisées dans des hôtels tandis que 27 % ont lieu dans des centres de conférences. 9 % sont abritées dans des lieux non-conventionnels. Selon Capita Travel and Events, les événements accueillent de plus en plus de participants. Néanmoins leur durée reste moins longue qu'avant la récession. 82 % de ceux organisés entre 2010 et 2014 ont duré seulement une journée afin d'éviter par exemple les frais d'hébergement aux entreprises. Mais Capita Travel and Events estime que cette tendance pourrait changer d'ici 18 à 24 mois.
L'étude montre aussi que 42 % des rencontres réunissant jusqu'à 10 participants étaient réservées moins d'une semaine à l'avance. 39 % des événements extérieurs sont organisés un lundi ou un jeudi car les sociétés profitent ainsi de tarifs plus avantageux. En revanche, le vendredi est la journée privilégiée, si la rencontre a lieu au sein de l'entreprise.