Quelle approche pour ajuster ses ressources face aux enjeux opérationnels et stratégiques de l’entreprise ?

Tous les dirigeants sont confrontés en permanence à l’ajustement des variables : volume de production et adéquation des ressources pour satisfaire ses engagements…sans risquer une exposition financière trop délicate.

Ce bon alignement des planètes peut effectivement être perçu comme le facteur chance ou une science occulte appelée le pifomètre, mais un décideur doit, par nature, intégrer la notion de risque dans son quotidien.

Sur une tonalité plus sérieuse, même si la recette miracle n’a pas encore été brevetée, il existe une approche teintée de bon sens qui permet d’appréhender un peu plus professionnellement cette gestion du risque dans la résolution de l’équation : Réponse adaptée au marché – Timing – Ressources Humaines.

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences peut apporter une réponse au dilemme : "Comment m’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour déployer ma stratégie ?".

La GPEC est avant tout un outil de gestion RH préventif. Avant de sauter à la conclusion vers le recrutement, il est en effet judicieux, au regard des enjeux que l’entreprise doit affronter ; de procéder à un état des lieux des forces en présence, de leurs compétences et des actions à entreprendre : formations, mobilité interne, ou recrutement.

Comment procéder ?

La GPEC doit intégrer tous les collaborateurs de l’entreprise. La finalité étant de sensibiliser vos équipes autour des contraintes imposées par votre environnement et des choix stratégiques à opérer pour relever au mieux les défis de demain et de donner une dynamique globale à votre projet.

La contribution des acteurs opérationnels reste donc fondamentale : confrontés à leur environnement concurrentiel, réglementaire et technologique ; ils sont les mieux placés pour exprimer les orientations à conduire et par capillarité, sur les compétences à réunir.

Par opposition à une réalité trop fréquente, ou l’on agit en urgence, en réaction à l’acuité du problème, différentes étapes permettent d’élaborer son pilotage.

En premier lieu : faire un état des lieux des besoins en termes d’emplois et compétences pour orienter au mieux les décisions stratégiques en aval.

Prévenir et anticiper l’évolution (qualitative et quantitative) des emplois et des compétences, c’est préparer l’entreprise à relever des enjeux sociaux (départs en retraite, pénurie de main d’œuvre, organisation du travail…) et économiques (positionnement sur un marché, concurrence…).

La GPEC permet de sortir d’une gestion de l’emploi « à chaud » et de mettre en cohérence les compétences des salariés avec l’évolution de l’entreprise.

Vous devez dresser l’état des lieux des emplois et qualifications, analyser les perspectives d’évolution de l’entreprise (développements envisagés, tensions prévisibles) et identifier ses besoins à court, moyen ou long terme, en matière de métiers, de compétences… pour mesurer les écarts entre les ressources disponibles et les besoins identifiés.

Cartographier les compétences actuelles

Étape clé de la démarche, l’identification des compétences à maintenir, à développer ou à acquérir à moyen ou long terme.

Trois leviers peuvent être utilisés par l’entreprise :
- les entretiens professionnels, pour bien répertorier les compétences de chaque salarié, mieux connaître leurs aspirations et souhaits en formation pour notamment accompagner les transitions de carrière des salariés « seniors ».
- le bilan de compétences, pour « mapper » les compétences du salarié, identifier celles qui pourraient être mieux exploitées compte-tenu des ressorts individuels et autres soft skills, définir un projet de formation compatible avec les besoins de l’employeur et les forces du collaborateur…
- la validation des acquis de l’expérience, (VAE) pour rendre « visibles » des compétences inexploitées.
Déterminez vos priorités en termes de Ressources Humaines et posez-vous les bonnes questions en vous focalisant sur l’analyse des écarts.

Les fiches de poste sont-elles à jour ?

Les compétences de vos collaborateurs sont-elles celles attendues au sein de votre entreprise ? La formation peut elle apporter une bonne réponse?

Votre pyramide des âges est-elle équilibrée ?

Vos salariés se sentent-ils bien dans leurs postes aux vues de leurs compétences professionnelles ?

La gestion de votre masse salariale est-elle optimisée ?

Vos contrats de travail adaptés ?

Comment sont gérés les départs dans votre entreprise et comment mettez-vous en place la transmission des connaissances en conséquence ?

Quels emplois en évolution (technologique, organisationnelle ou sociale) nécessitent une adaptation ?

Quelles pistes pour passer au mode « Action » ?

Pour réduire les écarts constatés, diverses actions peuvent être entreprises : recrutement, formation, mobilité, nouvelle organisation du travail…

- Revoir les descriptifs de poste avec les compétences-clés qu’elles impliquent.
- Proposer et identifie des parcours de mobilité interne
- Optimiser la pratique des entretiens annuels pour en obtenir du prévisionnel (Renforcement de compétences, départs à prévoir…) en cartographiant les poste actuels et ceux susceptibles d’évoluer…
- Déboucher sur la construction des plans de formation en y intégrant l’utilisation des outils à la disposition de vos collaborateurs : CPF (Compte Personnel de Formation) par exemple.
- Lancer des tutorats afin d’assurer une bonne transmission des savoirs et savoir-faire, ainsi qu’une préservation des compétences-clés en interne.

La démarche de GPEC prend du temps, mais elle constitue une réelle plus-value dans la gestion de vos Ressources Humaines. Sa vocation a pour objectif la pérennité de votre entreprise en facilitant l’adaptation de vos ressources aux évolutions de votre environnement.

La décision du recrutement externe en sera d’autant plus clarifiée et complètement objective, après la consultation préalable des ressources internes induite par la démarche GPEC et donc sur les profils nécessaires.
Important à savoir : Toutes les entreprises de plus de 300 salariés ont l’obligation légale de négocier tous les 3 ans sur la thématique de la GPEC.

Par ailleurs, des dispositifs de conseil et aides financières de l’Etat sont également possibles pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Renseignez-vous : des aides à l’embauche existent et peuvent vous faire bénéficier d’exonération et d’allégement de vos charges. L’Agence pour la création d’entreprises (APCE) par exemple vous propose sur son site un panorama de ces aides et de leurs règles d’application.

A titre information, ce lien utile vous aidera sur les modalités d’application et les conditions d’octroi des aides pour les PME de moins de 300 personnes.

Thierry Baux
Directeur associé b-ressource
Thierry Baux a créé en 2006 b-ressource, cabinet de recrutement et de conseil en Ressources Humaines, après plusieurs expériences de direction de centre de profits dans l'industrie du tourisme et du transport aérien.

Il débute sa carrière dans des fonctions commerciales et marketing au sein de Compagnies Aériennes, puis rejoint MercuriUrval en tant que Consultant durant 3 ans. Il dirige l'équipe Commerciale et Marketing de Sixt par la suite, et intègre Air Canada en 1999, pour en devenir le Directeur Général France et Moyen Orient en 2000. En 2005, il rejoint Expédia en tant que Regional Director South Europe / Middle East.