Le processus est simple : pour faire une demande, le voyageur d’affaires qui a rencontré un problème sur un vol doit remplir un formulaire en ligne de refund.me. À partir de ce moment-là, le site prend en charge la procédure. Le client est uniquement tenu de payer une commission de 25% (plus le taux de la TVA en vigueur) si la demande aboutit avec succès. Cela permet aux passagers d’éviter le processus bureaucratique compliqué ou de perdre du temps, et d’ainsi réclamer jusqu’à 600 € d’indemnisation en entrant simplement leur numéro de vol et autres données dans le système «Advanced Business Logic» (ABL).
Les utilisateurs ont la possibilité de faire leur demande en passant par le site web Refund.me ou l'application mobile.