Nul besoin d’être un pro du voyage pour en acheter avec brio. Exemple, la lauréate 2015 des Lauriers du voyage d’affaire, Séverine Bruni qui a su faire évoluer son poste et partage son temps entre l’accueil téléphonique et la réservation des voyages pour sa société. Les assistantes, qu’elles soient de direction ou de service, les gérants et autres salariés sont devenus, à leur façon, des pros du déplacement professionnel. Des véritables traqueurs d’économies. Ce que Claude Lelièvre, le Vice-Président de l’AFTM résumait d’une phrase il y a quelques temps: "Ils sont sensibilisés à la dépense car c’est leur propre argent qu’ils engagent".
A la mode il y a trois ans, le self-travel est aujourd’hui retombé dans l’oubli. Du moins il reste largement pratiqué sans que personne ne s’y intéresse vraiment. Il est évident que les TMC ne sont pas forcément adaptées à ces marchés de petite taille et souvent faits de petits volumes. Seule possibilité, utiliser les sites en ligne, d’Expedia à Voyages-SNCF en découpant le voyage : un train chez VSNCF, un hôtel chez booking et un ensemble chez Kayak ou Trivago.
Contrairement à ce que l’on pense, cette méthode d’acquisition fonctionne parfaitement et certains coûts affichés pour des séjours professionnels en Asie feraient pâlir les meilleurs acheteurs français. Imaginez un Singapour, pour 5 jours, hôtels compris, à moins de 900 € en classe éco. Seule obligation, passer la nuit de Samedi à dimanche pour profiter des bons plans de l’aérien. Mais comment font-ils pour afficher de tels prix ?
Organisez, planifiez et anticipez
Si l’univers du tourisme joue la carte de la dernière minute pour trouver le prix le plus bas, il n’en va pas de même dans le monde du voyage d’affaires où le rendez-vous et l'urgence décident souvent à la dernière minute. Pourtant l’organisation, la planification et l’anticipation sont des éléments clés pour réaliser des économies. A minima, il faut s'y prendre trois semaines à l'avance pour obtenir le bon prix, d'autant qu'il serait regrettable de ne pas trouver de place à la dernière minute dans le vol que vous souhaitiez prendre. Gouverner, c'est donc prévoir, dans ce domaine comme dans d'autres. Première règle, sensibiliser votre interlocuteur à la nécessité de mettre en place très tôt une date pour un rendez-vous ou une rencontre de travail. Par sécurité, il est toujours bon de rappeler le rendez-vous une semaine avant, afin de sensibiliser votre interlocuteur à votre arrivée. Contrairement aux loisirs, les assurances annulation sont intéressantes car en cas de coup dur ou de force majeure pour votre interlocuteur, vous aurez toujours la possibilité de vous faire rembourser votre billet d’avion.
Pour Jason Lucash, fondateur de OrigAudio, "il est nécessaire de prévoir dès le début de l’année les déplacements professionnels incontournables comme les salons ou les conférences internationales. Cela permet de bénéficier des meilleurs tarifs avant que la demande ne soit trop forte". Dans ce domaine, on parle plus de 3 mois que de 3 semaines avant le rendez-vous, a minima. Mais notre organisateur précise aussi que "Pour l’hôtellerie, le problème est un peu plus complexe car sur les très grandes opérations, programmés d’une année sur l’autre, le yield ne permet pas de bénéficier des prix les plus attractifs". Il préconise alors de regarder l’offre hôtelière à une dizaine de kilomètres autour du lieu concerné car la location de voiture et les prix plus attractifs seront dans tous les cas de figure inférieurs aux tarifs hôteliers mis en place à proximité de l’événement.
Changer d’ordi pour changer d’IP
Personne ne sait pourquoi, mais l’évolution des prix sur Internet se fait assez régulièrement, au fur et à mesure de vos visites. Peut-on imaginer qu’il ne s’agit simplement que d’une optimisation du yield particulièrement efficace ? Pas toujours car plusieurs études ont démontré que la reconnaissance de l’adresse IP (la signature personnelle de l’ordinateur) réalisée par les sites de vente en ligne peut expliquer ces évolutions tarifaires.
Nous avons fait l’expérience d’un vol Paris New York réservé à des dates et des heures différentes. Le résultat est surprenant : entre 80 et 120 € d’écarts sur la même compagnie pour le même vol. Quant au meilleur jour, ce serait le dimanche très tôt ou le mardi après 23 heures. Mais ces deux jours sont aujourd’hui remis en cause par d'autres études qui préconisent le jeudi matin avant 6 heures, week-end oblige.
Au-delà du jour, il n’est pas inutile de rappeler que l’on achète toujours un billet nominatif, même s’il est payé avec une carte bleue d’entreprise. En cas de retards importants, les dédommagements sont payés au porteur. Pour une TPE ou une start-up ce n’est pas inintéressant. Conseil, dotez-vous d’une carte bancaire gold (gratuites dans les banques en ligne) et lisez attentivement les garanties proposées pour les voyageurs. Contrairement à ce qu’affirment certains fournisseurs, les solutions proposées règlent pas mal de soucis sur le terrain.
Regroupez et préparez
S'il faut acheter en dernière minute, les sites qui permettent de réserver une chambre pour les jours qui suivent voire le jour même (lateroom, hotwire, hoteltonignht...) sont à installer sur son smartphone avant le départ. En règle générale, ils permettent de diviser par deux la facture. Mais prudence, ils ne feront pas de miracle si vous arrivez dans une ville très demandée à une date donnée.
Ne négligez pas les sites des brokers de location de voiture comme rentalcars ou location-voiture.com. Vous serez surpris des tarifs proposés : entre 24 et 31 € jour, kilométrage illimité et assurances comprises pour une journée à Boston ou Rio. Pour mieux maîtriser ces tarifs attractifs, utilisez le système des alertes mis en place par les comparateurs. Ils vous informeront en temps réel des mouvements du marché.
Même conseil pour le train, il vaut mieux perdre un billet loisir à petit prix que d’acheter un tarif pro, souvent très cher, et ce malgré les possibilités de remboursement offertes. Les études le prouvent, moins de 20 % des billets à petits prix sont perdus.
Utilisez les stop-over
On oublie souvent que les compagnies aériennes proposent des stops-over, à l’origine destinée à leurs clients loisir pour découvrir une destination intermédiaire à leur destination finale. Singapour s'impose ainsi sur la route pour des vols vers l’Australie ou vers le Japon. Cela peut apparaître simpliste, mais pour une petite entreprise qui voudrait optimiser ses dépenses, l’organisation d’un rendez-vous d’une journée pendant ce stop-over évite d’avoir à payer deux fois le billet d’avion pour faire le rendez-vous.
Il est également possible de découper son voyage, surtout en Asie où les low costs sont multiples, pour bénéficier d’un tarif aérien avantageux. Enfin, il est souvent conseillé de vérifier les différences de coût entre un vol direct et un vol sans escale présentée comme systématiquement moins cher. On se rend compte que, parfois, l’escale coûte moins cher ou le même prix qu’un vol direct en promotion.
Gérez les programmes de fidélité pour l’entreprise
Par principe, les miles sont des avantages que le voyageur garde pour soi. Mais au sein des PME/PMI ou des entreprises encore plus petites, les intégrer à son plan de voyage d’affaires est loin d’être une mauvaise idée. Pour les compagnies aériennes qui mixent entreprises et voyageurs dans leur programme de fidélité, l’argument est loin d’être négligeable. Reste à "calibrer" ses miles en fonction de ses besoins. Trop loin et trop gourmand en matière de classe de voyage, et la cagnotte fond rapidement. Bonne nouvelle, les chaînes hôtelières, de restauration ou les loueurs offrent quelques avantages non négligeables. Prenez-les toutes même si vous n’êtes pas certain de les utiliser.
Pour gérer ces programmes de fidélité, il faut créer une adresse mail dédiée car vous recevrez un grand nombre de promotions qui permettent souvent de belles économies. Enfin, sur Google guettez les coupons de réduction. IIs se limitent souvent à l’hôtellerie mais en utilisant l’expression « réduction mars 2016 hôtel ». Très souvent, en s’appuyant sur des opérations marketing, les réductions vont de 10 euros via un code de réservation à une baisse de 20% des tarifs. Regardez, vous serez surpris des économies que l’on peut faire.
Ce n'est pas parce que votre entreprise est une TPE ( moins de dix salariés) qu'il ne faut pas surveiller le budget voyages. Certains cabinets de 2 ou 3 avocats sont surpris lorsqu'ils surveillent la ligne "déplacement" dans leur comptabilité de fin d'année. Si certains consultants ou services techniques peuvent refacturer leurs voyages à leur clients, la plupart des entreprises les prennent à leur charge. De quoi réduire la marge voire la réduire à néant.
