Travel Management : « Il faut élaborer une politique voyage évolutive »

"Quelle est l’utilité d’une bonne politique voyage ?", c’est la première question que pose Marine Master, account Manager chez Uber for Business lors de la conférence/atelier « Comment élaborer une politique voyages pérenne ? » du Business Travel Show qui s'est achevé hier. Selon le public, elle doit permettre à l’entreprise de faire des économies en ayant le contrôle sur les coûts liés au voyage, d'assurer la sécurité du collaborateur à travers ses déplacements, d’avoir une vision globale des agendas de chacun et de faire en sorte que le voyageur se déplace dans de bonnes conditions.

A l’heure où les technologies et les comportements des collaborateurs évoluent, certains composants d’une politique Corporate n’y ont plus leur place. « Il n‘est pas non plus nécessaire d’entamer un travail de refonte totale à chaque fois que quelque chose de nouveau fait son apparition », déclare Marine Master. « Ce qu’il faut, c’est un peu de planification au préalable et élaborer une politique évolutive », ajoute-t-elle.

Des échanges entre travel managers, voyageurs d’affaires et professionnels du secteur il en ressort que le feed-back est désormais essentiel. Pour Marine Master, « ces retours sont très importants si l’on veut faire évoluer une politique en fonction des demandes et besoins de chacun, et ce, à tous les niveaux ». Même discours pour Katy Bowling, travel manager pour Mear Group qui intervenait sur une conférence dédiée au Travel Management : « Notre rôle n’est pas simplement de rester dans un bureau à faire de l’administratif ou gérer des plannings. Nous sommes aussi là pour écouter les employés, il faut se rendre disponible ».

Autre point longuement souligné : l’importance d’utiliser de nouveaux outils et notamment à travers le smartphone. « Le smartphone permet de faciliter les échanges, la sécurité et le parcours du voyageur dans sa globalité. Le b.a-ba est d’ores et déjà que chaque collaborateur en soit équipé », explique Marine Master. Katy Bowling ajoute que « la technologie n’est plus une question d’âge. Il faut la mettre à la portée de tous et enfin comprendre que le mobile est le meilleur allier du voyageur mais également de l’entreprise. C’est lui qui garde le lien ». La mobilité ne cesse de gagner du terrain, tout comme les demandes auparavant uniquement réservées au BtoC : « On ne peut plus occulter la place qu’a pris Airbnb dans nos habitudes de voyage. La personne en déplacement souhaite désormais avoir accès aux mêmes offres que lorsqu'elle voyage pour du loisir ». Une tendance à la personnalisation qui demande aux entreprises de s’adapter, d’être moins « bureaucratiques » dans les process et de porter plus d’attention à la « personne ». « Le collaborateur doit être heureux de voyager, l’expérience doit avoir un impact positif sur lui et non l'inverse», confie Katy Bowling. Avant d’ajouter et de conclure : « Tout en gardant en ligne de mire que notre objectif premier est de permettre à la société de réaliser des économies et faire respecter notre politique voyages ».