Pratiquée pour des raisons de coût, d’espace et de confort, la location d'hébergement collaboratif ou non gérée par la politique voyages est souvent complexe en matière de consolidation des dépenses. MagicEvent propose désormais aux travel managers et aux responsables des déplacements un outil gratuit de suivi des réservations. Concrètement, le travel manager importe la liste de tous ses collaborateurs dans son espace dédié, avec les critères de la politique voyages pour chaque profil (prix maximum par ville, selon le type de poste, rattachement hiérarchique, etc.). Il enregistre ensuite les moyens de paiement (carte bancaire ou prélèvement automatique).
Le voyageur reçoit un mail avec leur login et peut effectuer sa réservation directement sur le site. Il n’a pas besoin d’avancer les frais, sa société pouvant être directement facturée. L'acheteur peut choisir, soit d’être seulement informé de la réservation, soit d’avoir la possibilité de valider ou refuser cette réservation.