Même si la moitié des événements organisés par les entreprises sont de simples réunions, très peu d'entre elles font appel à de l’aide extérieure, selon une récente étude publiée par HRS et la Global Business Travel Association (GBTA).
Cette étude, la première du genre, se concentre exclusivement sur la gestion des événements définis comme simples, c'est à dire des réunions d’envergure limitée faisant appel à des éléments organisationnels basiques et facilement reproductibles.
Pour la première fois, les membres de la GBTA ainsi que ceux de l’organisation Meeting Professionals International (MPI) ont été interrogés par HRS en parallèle, pour une enquête sur le même sujet afin d’établir des perspectives tant pour les acheteurs voyages que pour les organisateurs d’événements.
Les principaux points de cette étude démontrent que :
50% des événements d’entreprises (49% aux USA, 58% en Europe) sont des événements simples – sans complexité organisationnelle, aussi appelé "small meetings";
• 52% des entreprises effectuent leurs réservations sans passer par des professionnels de l’événementiel ni par un outil adapté;
• 70% des personnes interrogées n’utilisent pas de procédure d’appel d’offres pour l’achat / la réservation d’événements simples;
• Lorsque les entreprises ne font pas appel à des professionnels afin d’organiser leurs événements, 77% d’entre elles se contentent de rechercher des hôtels ou des lieux de réunion uniquement au travers des canaux destinés aux particuliers;
• 52% des entreprises ne disposent pas d’outil technologique d’appel d’offres pour organiser des réunions et n’ont pas le projet d’en acquérir;
• Lorsque les entreprises disposent d’un outil de RFP online, 72% des personnes chargées de l’organisation préfèrent y faire appel pour planifier/effectuer la réservation de leurs événements;
• Enfin,72% des répondants n’ont pas d’Indicateurs Clés de Performance (KPI) pour mesurer les retombées de leurs événements.
Des événements dits simples qui représentent cependant des dépenses significatives pour les entreprises.
"Et pourtant, ils sont encore gérés de manière très superficielle, et représentent ainsi un coût potentiellement plus important que prévu" analyse Jessica Collison, directrice de la recherche à GBTA .
Lors de la réservation, une majorité de professionnels interrogées aux USA (84% des acheteurs voyages, 73% des personnes chargées d’organiser les événements) indiquent faire appel aux canaux destinés aux particuliers, en appelant par exemple un hôtel, en visitant le site internet d’un lieu de réunions ou encore le site internet d’un voyagiste pour particuliers. Ils sont nombreux à faire confiance à ces canaux (38% des acheteurs voyages et 39% des personnes chargées d’organiser les événements). 40% des personnes interrogées ne passent pas par une procédure d’appel d’offres.
Lorsque l’on passe par les canaux destinés aux particuliers ou par des méthodes informelles, il peut s’avérer difficile d’obtenir des prix de groupe négociés, de faire des comparaisons à l’identique, de procéder aux vérifications de sécurité sur les lieux de réunion et de garantir la conformité aux règlements internes. Le fait de passer par les canaux destinés aux particuliers a pour conséquence d’éliminer la possibilité d’obtenir des prix plus bas et/ou des avantages en matière d’agrément qui seraient accessibles compte tenu du levier que représente le volume de passage d’une entreprise pour l’hôtel.
C’est une dure réalité mais cette étude souligne l’urgence qu’il y a à ce que les entreprises améliorent la gestion de leurs événements qu’ils soient, par ailleurs, de taille réduite ou pas. Les données chiffrées sur l’absence de méthodologie dans l’achat, la réservation et la comparaison des lieux de réunion déclenchent des signaux d’alarme dans bien d’autres secteurs d’achat au sein des entreprises.
Les personnes interrogées ont classé le fait de trouver l’hébergement/le lieu de réunion qui convient (73%), l’optimisation du budget/réalisation d’économies (64%) et la conformité aux règles de la société (40%) comme étant les facteurs les plus importants lors de la réservation et la gestion de leurs événements.
Pour télécharger l'étude dans son intégralité, le formulaire est ici
L'infographie dans son intégralité est disponible sous le lien ci-dessous en PDF
Pour la première fois, les membres de la GBTA ainsi que ceux de l’organisation Meeting Professionals International (MPI) ont été interrogés par HRS en parallèle, pour une enquête sur le même sujet afin d’établir des perspectives tant pour les acheteurs voyages que pour les organisateurs d’événements.
Les principaux points de cette étude démontrent que :
50% des événements d’entreprises (49% aux USA, 58% en Europe) sont des événements simples – sans complexité organisationnelle, aussi appelé "small meetings";
• 52% des entreprises effectuent leurs réservations sans passer par des professionnels de l’événementiel ni par un outil adapté;
• 70% des personnes interrogées n’utilisent pas de procédure d’appel d’offres pour l’achat / la réservation d’événements simples;
• Lorsque les entreprises ne font pas appel à des professionnels afin d’organiser leurs événements, 77% d’entre elles se contentent de rechercher des hôtels ou des lieux de réunion uniquement au travers des canaux destinés aux particuliers;
• 52% des entreprises ne disposent pas d’outil technologique d’appel d’offres pour organiser des réunions et n’ont pas le projet d’en acquérir;
• Lorsque les entreprises disposent d’un outil de RFP online, 72% des personnes chargées de l’organisation préfèrent y faire appel pour planifier/effectuer la réservation de leurs événements;
• Enfin,72% des répondants n’ont pas d’Indicateurs Clés de Performance (KPI) pour mesurer les retombées de leurs événements.
Des événements dits simples qui représentent cependant des dépenses significatives pour les entreprises.
"Et pourtant, ils sont encore gérés de manière très superficielle, et représentent ainsi un coût potentiellement plus important que prévu" analyse Jessica Collison, directrice de la recherche à GBTA .
Lors de la réservation, une majorité de professionnels interrogées aux USA (84% des acheteurs voyages, 73% des personnes chargées d’organiser les événements) indiquent faire appel aux canaux destinés aux particuliers, en appelant par exemple un hôtel, en visitant le site internet d’un lieu de réunions ou encore le site internet d’un voyagiste pour particuliers. Ils sont nombreux à faire confiance à ces canaux (38% des acheteurs voyages et 39% des personnes chargées d’organiser les événements). 40% des personnes interrogées ne passent pas par une procédure d’appel d’offres.
Lorsque l’on passe par les canaux destinés aux particuliers ou par des méthodes informelles, il peut s’avérer difficile d’obtenir des prix de groupe négociés, de faire des comparaisons à l’identique, de procéder aux vérifications de sécurité sur les lieux de réunion et de garantir la conformité aux règlements internes. Le fait de passer par les canaux destinés aux particuliers a pour conséquence d’éliminer la possibilité d’obtenir des prix plus bas et/ou des avantages en matière d’agrément qui seraient accessibles compte tenu du levier que représente le volume de passage d’une entreprise pour l’hôtel.
C’est une dure réalité mais cette étude souligne l’urgence qu’il y a à ce que les entreprises améliorent la gestion de leurs événements qu’ils soient, par ailleurs, de taille réduite ou pas. Les données chiffrées sur l’absence de méthodologie dans l’achat, la réservation et la comparaison des lieux de réunion déclenchent des signaux d’alarme dans bien d’autres secteurs d’achat au sein des entreprises.
Les personnes interrogées ont classé le fait de trouver l’hébergement/le lieu de réunion qui convient (73%), l’optimisation du budget/réalisation d’économies (64%) et la conformité aux règles de la société (40%) comme étant les facteurs les plus importants lors de la réservation et la gestion de leurs événements.
Pour télécharger l'étude dans son intégralité, le formulaire est ici
L'infographie dans son intégralité est disponible sous le lien ci-dessous en PDF
