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Mercredi 31 Mai 2017

Vers la dématérialisation totale des flux ?



Depuis de nombreuses années, les entreprises travaillent sur la dématérialisation de l’ensemble de leurs flux. Cela s’explique pour des raisons de rapidité de traitements, d’amélioration de la relation clients, de réduction des coûts de processus et écologiques. Quid du voyage d'affaires dans cette démarché ? Il lui a emboité le pas mais certains éléments, notamment la note de frais, restent un peu en panne. Les explications de notre nouveau chroniqueur, Julien Chambert, Fondateur et CEO de CBT Conseil.



Julien Chambert, CBT Conseil
Julien Chambert, CBT Conseil
Dans les entreprises, les fonctions financières ont été les premières impactées avec la suppression du papier pour les ordres de virements, facilitant la comptabilité, puis le mouvement s’est rapidement étendu à d’autres fonctions comme les achats.

L’industrie du voyage n’est pas en reste car elle traite des flux dématérialisés depuis de nombreuses années. En l’espèce, l’industrie fait même partie des pionniers des échanges de flux électroniques. IATA a mis en place la facturation électronique entre les compagnies il y a une trentaine d’années.

Il est d’ailleurs intéressant de voir que l’ensemble des acteurs du voyage vous proposent la dématérialisation complète des flux liés à un déplacement professionnel. De la commande jusqu’à la note de frais, en passant par le titre de transport lui même, sans oublier les paiements !

La dématérialisation… un mot complexe qui cache quoi exactement ?

Lorsque j’évoque la dématérialisation, mes interlocuteurs pensent le plus souvent à la facture. C’est effectivement l'une des briques, mais en matière de mobilité, le sujet est beaucoup plus vaste. Digitaliser, supprimer le papier est plus compliqué que la seule dématérialisation des factures. C’est l’ensemble des processus d’achats qu’il convient de revoir, de réfléchir autrement.

Malgré l'effort que cela constitue, cela représente de nombreux avantages et une mise en œuvre relativement simple.

L'un des principaux avantages de la dématérialisation réside dans la réduction des coûts de processus.

Un déplacement en France génère en moyenne 6 factures entre les titres de transports, les taxis, l’hôtel, et les repas. Une grande partie passe par la note de frais, mais rien que la billetterie et l’hôtellerie génèrent une quantité très importante de factures (pour de petits montants, en comparaison d’autres familles d’achats).

Cela représente des ramettes entières de papier qu’il faut imprimer et envoyer d’une part, valider, traiter, comptabiliser et archiver pendant 10 ans d’autre part…

Bien que ce flux soit le plus complexe, seules quelques étapes suffisent à sa digitalisation.

Les principales agences de voyages savent vous proposer des flux électroniques de factures, admis par l’administration fiscale. Cela se fait souvent par l’envoi d’un fichier pdf signé en lieu et place d’une facture papier (ou un flux structuré, valable pour de très grands volumes). Ces fichiers sont également stockés dans un coffre fort électronique pendant la durée légale de conservation.

Faites attention à ce que ce coffre électronique soit ouvert au nom de votre entreprise et non pas de l’agence de voyage… cela facilite la continuité en cas de changement de prestataire.

C’est la partie la plus complexe à dématérialiser, qui nécessite de choisir un prestataire de confiance et une gestion de projet.

Quelles sont les autres parties faciles à dématérialiser ?

Globalement, tout peut être dématérialisé sans effort. Outre la facture, le flux comptable peut l’être aussi. Parfois appelé EDI, fichier structuré,… des noms savants qui cachent souvent un fichier « plat » au format simple, prêt à être importé dans votre système comptable ! Il suffit juste de définir vos besoins avec vos prestataires.

Le paiement aussi est de plus en plus dématérialisé. Les derniers exemples sont Uber (et consorts pour les VTC), Airbnb ou MagicStay (hébergement), Ector (parking), Business Table (restaurants), Eelway (transfert des bagages)… Vous réservez et payez en ligne et recevez votre facture électronique. Et recevez également en fin de mois un relevé d’opérations pour faciliter le contrôle… Même Le check-in à l’hôtel ou à l’aéroport se fait à distance aussi par voie électronique…

Ce sont donc toutes les étapes du déplacement qui suivent la tendance…

Et l’utilisateur final ?

Cette dématérialisation généralisée doit se faire en tenant compte du voyageur et sans oublier de le placer au centre de vos réflexions.

Super simple et innovante pour les voyageurs fréquents, la dématérialisation totale peut effrayer et générer du stress pour vos voyageurs occasionnels. Il convient de leur expliquer et partager des astuces.
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C’est à mon sens important de réfléchir à supprimer le papier sur la totalité du processus, mais il est primordial de ne pas oublier ses voyageurs et surtout les occasionnels (statistiquement les plus nombreux au sein d’une entreprise).

Pour ce faire, travaillez avec vos partenaires sur la génération d’un document de synthèse, facile à conserver sur son smartphone (même sans accès à la data en situation de mobilité). Ce document pourra contenir les informations du déplacement mais aussi des rappels de la politique voyages, numéro d’assistance et d’assurance,…

La note de frais… point faible de la dématérialisation totale ?

Précédemment, j’évoquais le fait que tous les flux peuvent être dématérialisés en situation de mobilité, soit directement, soit via la note de frais. Je le nuance simplement sur la partie des justificatifs de la note de frais. Les meilleures applications permettent le scan des justificatifs (et la réconciliation automatique avec la carte affaires).

Mais nos lois n’évoluent pas aussi vite que nos pratiques. Aussi les textes de lois stipulent qu’un justificatif doit être conservé sous sa forme originale. Donc une note de restaurant émise au format papier, même scannée, doit être conservée au format papier. Le scan n’a pas encore de valeur selon l’URSSAF.

Heureusement, les choses changent ! De nouveaux textes de lois (et décrets) permettent plus de souplesse et fixent les modalités de numérisation des factures papier (art. L102.B du livre des procédures fiscales). Cela concerne particulièrement les entreprises assujetties à la TVA. Mais les organisations publiques vont bientôt être tenue de passer à la dématérialisation des flux.
D’autres pays d’Europe ont déjà validés les scans de justificatifs.

En attendant, il est toujours possible de se « débarrasser » de la corvée de l’archivage des justificatifs de notes de frais en sous-traitant cette activité (et pourquoi pas auprès d’entreprises adaptées qui permettent en plus des économies sur la taxe AGEFIPH).

En synthèse

Tout le processus peut être dématérialisé, depuis la commande jusqu’à la note de frais. Les nouveaux acteurs sont d’ailleurs particulièrement actifs. L’archivage des justificatifs papiers reste le bémol, mais l’Etat fait évoluer les lois. Pratique, économique et écologique, la digitalisation des flux présente de nombreux avantages. Pour autant, il convient de bien communiquer avec ses voyageurs pour leur expliquer et les accompagner.

Dématérialiser ses flux est relativement simple, mais nécessite une réelle stratégie car de nombreuses Directions sont impactées. Pour certains flux, une gestion de projet et quelques précautions sont à prendre, en raison des impacts liés aux durées de conservation des documents et aux impacts comptables et humains.

Julmien Chambert,
Fondateur - CEO de CBT Conseil

CBT Conseil est une société spécialisée dans l’accompagnement des entreprises sur les domaines de la mobilité. Elle est également compétente en matière de gestion de projets et toutes les problématiques liées à la finance et gestion d’entreprise.

CBT Conseil
29-31 rue des entrepreneurs
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Tél.: +33 (0)1 85 39 05 44
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