Avant toutes choses, pour que les frais soient déductibles pour la société et donc par conséquent, remboursables aux salariés qui les ont exposés, il convient de s’assurer que ces frais rentrent bien dans la définition fiscale générale des charges déductibles.
Ces frais doivent :
- être engagés dans l'intérêt direct de l'exploitation, et en lien avec l'objet social de l'entreprise et dans l'objectif de développer son chiffre d'affaires,
- se rattacher à une gestion normale de l'entreprise et notamment ne pas être excessifs, ni fictifs,
- être appuyés de pièces justificatives,
- ne pas être exclus du résultat fiscal par une disposition expresse de la loi (dépenses somptuaires …).
A titre d’exemple, les dépenses de chasse, de pêche, de résidence de plaisance, de yacht, de bateau de plaisance et les dépenses de véhicules au-delà des seuils admis par l’administration, sont des charges non-déductibles.
Une fois ces conditions remplies, les salariés peuvent se faire rembourser par la société le montant des frais réels qu’ils ont exposés en mission.
Ils devront établir une note de frais. Cette dernière devra être signée par le salarié et accompagnée d’une pièce justificative originale pour chaque ligne de frais engagés.
Le total de la note de frais devra correspondre à la somme des justificatifs produits. Il ne pourra pas être réalisé de marge bénéficiaire.
La périodicité des notes de frais sera convenue d’un commun accord entre les parties.
Il est d’usage de produire des notes de frais mensuelles. Au cas où les salariés seraient amenés à avancer des sommes importantes, l’employeur pourra verser une avance sur frais, qui sera ensuite déduite des montants réellement engagés.
Concernant les pièces justificatives produites, quelques règles complémentaires de forme devront être respectées :
- invitations au restaurant : inscrire le nom des invités sur le justificatif,
- dépenses de cadeaux, relations publiques … : inscrire le nom des bénéficiaires,
- mission empêchant le salarié de regagner son domicile ou son lieu de travail (hôtels, restaurants…) : inscrire le motif du déplacement.
Si toutes ces conditions sont remplies, les frais sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise et non imposables pour le salarié (ni socialement, ni fiscalement).
Enfin, il existe une solution alternative aux remboursements de frais réels, c’est d’utiliser le barème forfaitaire de l’Urssaf qui est réactualisé chaque année.
Dans ce cas, les frais remboursés forfaitairement aux salariés sont également déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise et non imposables pour le salarié (ni socialement, ni fiscalement).
Aucune pièce justificative ne sera nécessaire. Il conviendra de rembourser les frais au vu du barème de l’Urssaf et de s’assurer que les conditions d’utilisation de barème sont remplies.
Les évaluations forfaitaires visent limitativement les frais suivants :
- Repas
- Hébergement
- Déplacement
Exemple :
Un salarié en grand déplacement professionnel, c’est-à-dire lorsqu’il ne peut pas regagner sa résidence chaque jour (distance de plus de 50 km du domicile et temps de transport en commun supérieur ou égal à 1 h30), pourra percevoir une indemnité forfaitaire de 18,30 € par repas, sans justificatif.
Il est possible d’opter pour la déduction réelle de certains frais et forfaitaire pour d’autres, et cela au cours du même déplacement (par exemple, frais de repas au forfait et frais d’hôtel au réel).
En cas de doute sur l’application de ces dispositions ou sur la possibilité ou non de prendre en charge certains frais professionnels, n’hésitez pas à consulter vos conseils.
Les entreprises ont également la faculté d’interroger les Urssaf par le biais de la procédure du « rescrit social ».
Jean-Pierre BRESSANT
Expert-Comptable Diplômé
Commissaire aux Comptes
Maître de Conférences à Sciences Po
JPB CONSEIL
9, rue Brunel - 75017 Paris
[email protected]
Tel : + 33 (0)1.40.68.76.60
