Tristan Dessain-Gelinet est l’un des responsables de l’agence Travel Planet, située à Lille et qui dispose d’une clientèle d’affaires importante. Lui-même grand voyageur, il identifie 3 étapes distinctes avec, pour chacune, des procédures bien précises à respecter.
On ne va jamais aussi loin que lorsqu’on ne sait pas où on va – Christophe Colomb
Autant voyager est simple, autant préparer et prévoir ce qui pet arriver durant un voyage est complexe. Alors commençons par le commencement. « La première étape du voyage, c’est la réservation, le choix d’un itinéraire et d’un transporteur, puis l’on peut y ajouter des prestations en fonction de la demande du client. », explique Tristan Dessain-Gelinet. « Ces prestations sont variées, cela va de l’hébergement aux transports localement, la navette entre l’aéroport et le lieu de destination, par exemple. »
Commençons par le commencement. « La première étape du voyage, c’est la réservation, le choix d’un itinéraire et d’un transporteur, puis l’on peut y ajouter des prestations en fonction de la demande du client. », explique Tristan Dessain-Gelinet. « Ces prestations sont variées, cela va de l’hébergement aux transferts entre l’aéroport et le lieu de destination, par exemple ou encore les salles de réunions. »
Des réservations que de nombreux voyageurs effectuent seuls, sans passer par les services d’une TMC
« Si la TMC n’est pas en mesure d’apporter une valeur ajoutée, je comprends que certains voyageurs préfèrent gérer seuls leurs réservations à l’aide des nombreux outils disponibles », souligne Tristan Dessain-Gelinet. « C’est la raison pour laquelle la TMC doit proposer un contenu exhaustif avec toutes les prestations souhaitées au meilleur tarif. »
C’est en cas de problème lors du déplacement professionnel que le voyageur n’ayant pas utilisé les services d’une TMC risque de se retrouver vraiment seul. « Nos prestations sont globales », explique Tristan.Dessain-Gelinet, « c’est à dire qu’en cas de dysfonctionnement, un retard d’avion ou une annulation, nous allons intervenir immédiatement. Le voyageur peut nous appeler à toute heure, il dispose ainsi d’un support immédiat par téléphone afin de prendre en charge et régler le problème. » Le responsable de Travel Planet ajoute, « l’expérience de certains voyageurs avec leur TMC les amènent à préférer réserver leurs voyages seuls. Il peuvent ainsi avoir l’impression que c’est plus simple et fluide qu’avec une agence, mais ils ne pourront alors compter que sur eux-mêmes en cas d’imprévu. C’est un risque parfois pris, mais trop rarement assumé. »
Un intermédiaire d’importance
Le rôle de la TMC « c’est de décharger le client de toutes les difficultés rencontrées avant, pendant et après le voyage. » Le voyageur doit avoir l’esprit libre et tranquille afin de pouvoir mener sa mission à bien. « C’est uniquement à cette condition que l’expérience voyageur sera réussie », précise-t-il.
L’exemple récent de la défaillance de la compagnie Aigle Azur est l’exemple même du service que peut apporter une TMC. Tous les passagers ayant acquis leur billet en direct peuvent, pour récupérer leur fonds, s’inscrire sur la liste des créanciers de la compagnie. Ils doivent toutefois savoir qu’ils ne seront pas prioritaires (les salaires et les charges sont payés en premier). Par contre, tous ceux qui ont réglé ces billets via une agence de voyages tel que Travel Planet auront une solution alternative ou une indemnisation immédiate sans surcoût pour eux.
Un voyage, mais pas que…
La mission du voyageur d’affaires ne s’arrête pas au moment où l’avion du retour se pose sur la piste. Après le déplacement, il y a la note de frais à établir. Une activité chronophage et rébarbative qui ne tolère aucune approximation. Il faut collecter et compiler des justificatifs qui doivent tenir compte de la politique voyages de l’entreprise. Un voyageur n’utilisant pas les services d’une TMC peut vite se retrouver dépassé par la procédure.
« La prestation globale que nous proposons permet d’optimiser l’étape de la note de frais », explique Tristan Dessain-Gelinet. « Nos outils permettent de fournir un reporting complet de la facturation et nous intervenons également pour les remboursements dans le cas où une prestation a été modifiée lors du déplacement. Il est primordial pour le voyageur d’être libéré de toutes les contraintes autres que sa mission. »
Pour Tristan Dessain-Gelinet, il faut que « le voyageur soit au centre des préoccupations de la TMC. L’offre et les outils disponibles doivent le séduire afin qu’il puisse les utiliser naturellement. » Et il ajoute, « un voyage d’affaires mobilise trois tiers : un client, une TMC et des prestataires. Pour que le déplacement soit efficace et efficient, chacun doit remplir et assumer pleinement sa mission en apportant une réelle valeur ajoutée. »
Travel Planet réinvente le métier de la TMC. Avec un portail et une organisation unique qui facilite la vie et rend de vrai services.
