Jumpin, agence événementielle spécialisée dans la création d’événements festifs et immersifs pour les entreprises, a rédigé un ebook nommé «Réussir votre soirée d’entreprise à l’ère du Covid». En voici un large extrait.
Après 6 mois de projets événementiels annulés et reportés, la fin d’année approche déjà à grand pas, souvent synonyme d’événement important pour les entreprises. Christmas Party, Convention annuelle, soirée de fin d’année … peu importe comment vous l’appelez, c’est généralement le moment où tout le monde se réunit pour jeter un dernier regard sur l’année passée, se préparer avec optimisme pour celle à venir, et passer un bon moment tous ensemble.
Habituellement, ce n’est qu’une question de temps et d’organisation. Vous faites appel à votre agence préférée ou gérez le projet en interne, vous reprenez plus ou moins le même format que l’année précédente, vous envoyez des invitations, et tout le monde profite de l’événement.
Sauf que cette année, la situation est inédite. Si bien que vous vous posez probablement tout un tas de questions sur votre prochaine soirée d’entreprise, à commencer par son format, physique, virtuel ou hybride.
Pour une soirée physique réussie
A l’heure actuelle, rien ne vous interdit de réunir vos équipes ou clients physiquement le temps d’une soirée. Pour autant, vous devez être conscient que de nombreuses mesures sanitaires doivent être mises en place et respectées, ce qui aura un coût financier supplémentaire non négligeable, ainsi qu’un investissement en temps.
Avant de vous lancer, assurez-vous que votre direction autorise les rassemblements physiques (de nombreuses entreprises ont interdit tout événement physique jusqu’à 2021) et demandez-vous si vos invités seront à l’aise avec ce format.
Parmi les mesures à respecter, vous devrez notamment :
– Réserver une salle plus grande que d’habitude, afin de faire respecter la distanciation sociale
– Mettre du gel alcoolique et des masques à disposition de tous
– Réguler les flux à l’entrée et aux endroits stratégiques
– Rappeler les gestes barrière avec des affichages spécifiques
– Guider vos invités pour éviter les croisements
– Réaménager l’espace pour éviter les regroupements en nombre
– Vous assurer que vos prestataires respectent ces mesures
Le catering sera également un point crucial. Si vous optez pour un cocktail, multipliez les buffets et les passages plateau, optez pour des portions individuelles, évitez au maximum le self-service et privilégiez les stands et animations où votre traiteur est le seul en charge du service. Si vous optez pour un diner, pensez à diminuer le nombre de convives par table, espacez les tables de façon à ce que les serveurs ne se croisent pas, et utilisez des objets décoratifs pour séparer chaque convive.
Pour le reste, soyez créatifs. Réfléchissez à des façons de transformer ces nouvelles contraintes en opportunités pour surprendre vos invités.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le référentiel sanitaire de la filière évènementiel.
Pour une soirée virtuelle ou hybride réussie
Comme beaucoup d’entreprises, vous allez peut-être optez pour une soirée digitale cette année. Au-delà de l’aspect sanitaire, ce format a également l’avantage d’être souvent moins onéreux que son équivalent physique. Il permet également d’éliminer la contrainte géographique et donc de toucher facilement une audience plus large.
Pour rappel, un évènement est dit virtuel lorsqu’il est digitalisé, c’est-à-dire que l’ensemble des invités et des prestataires sont à distance, souvent connectés avec un simple ordinateur ou un smartphone. Un évènement est dit hybride (à la fois physique et virtuel) lorsqu’au moins une partie des intervenants ou invités est présente physiquement sur le lieu de production, qui s’apparente alors à un plateau TV.
Si vous souhaitez digitaliser votre évènement, la première chose à faire est de définir le format que vous souhaitez privilégier. Vous pouvez par exemple choisir de réunir vos différentes équipes localement, en petit comité, pour suivre ensemble à distance l’évènement produit dans un studio à Paris. Vous pouvez aussi choisir un lieu de production, inviter physiquement ceux qui sont sur place, et proposer aux autres de suivre l’événement de façon virtuelle.
Cela fait, vous devrez choisir la plateforme qui vous permettra de répondre à ce besoin. En fonction de la complexité de votre évènement, les Zoom, Teams et autres outils de visio bien connus pourraient ne pas suffire. Il faudra alors vous tourner vers des solutions dédiées comme Eventmarker Live, Swapcard, Hopin ou encore VirBELA qui offre une solution réellement virtuelle et immersive. Ces plateformes vous permettront notamment d’offrir des options de networking (chat, tables rondes, call 1/1) à vos invités, des fonctionnalités indispensables pour que les participants ne se sentent pas seuls devant leur écran.
Si vous optez pour un événement hybride, vous pourrez au choix opter pour un studio tout équipé ou pour la location d’un lieu original que vous transformez alors en studio. Dans les deux cas, prévoyez un budget scénographie pour éviter l’effet « journal de 20h » et engagez un animateur professionnel qui servira de fil rouge à l’événement.
Il vous restera alors à définir le contenu de votre événement. Vous pouvez par exemple commencer par un discours de la direction et proposer des interactions avec des applications comme Bewi ou Sparkup, enchainer avec une animation où tout le monde participe en même temps, proposer un temps de pause ou de networking, reprendre avec un show visuel et finir par une prestation DJ en donnant à la possibilité à vos invités de se voir.
Vous pouvez aller encore plus loin en faisant livrer un cocktail ou une box personnalisée au domicile de vos invités, en fonction du thème de votre soirée par exemple. Ce geste a évidemment un coût logistique important, mais ne manquera pas de toucher vos invités.
Vous pouvez télécharger le guide complet contenant astuces, conseils et inspiration en utilisant le lien suivant : https://jumpin-pro.com/ebook-soiree-entreprise-covid
