L’épidémie de Covid-19 et les mesures de confinement ont accéléré le recours à la signature électronique, un service plébiscité par les clients des entreprises spécialisées. L’e-signature est partie pour survivre à la crise sanitaire, avec un impact aujourd’hui difficilement mesurable sur l’organisation future des déplacements professionnels, des boards et autres assemblées générales.
Le recours massif au télétravail et à la visioconférence ne sont pas les seules évolutions technologiques notables des derniers mois, dans le monde de l’entreprise. D’autres outils et services ont progressé rapidement, dont la signature électronique. L’impact de celle-ci sur le voyage d’affaires sera bien sûr difficile à mesurer dans les prochains mois. Mais il serait illusoire de penser qu’il sera nul.
L’e-signature permet en effet de réaliser à distance tous les processus de validation et de contractualisation des documents nécessitant d’être signés par un ou plusieurs signataires. Et il a une réelle valeur juridique, à la différence d’une signature manuscrite scannée et apposée sur un document envoyé ensuite par email. «Aujourd’hui, couplée à nombre d’outils numériques facilement accessibles et immédiatement déployables, la signature électronique peut permettre aux entreprises de poursuivre leur activité sans que leurs équipes aient forcément besoin de se déplacer», notait récemment Antoine Louiset, co-fondateur de l’éditeur français de logiciel Yousign, dans les colonnes d’InformatiqueNews. A l’inverse, il peut faciliter les voyages en permettant de remplir les attestations de déplacements des collaborateurs en télétravail…
La legaltech easyQuorum s’emploie pour sa part à dématérialiser les boards et assemblées générales. La signature électronique est alors utilisée pour le vote à distance ou l’assemblée en ligne. Elle est également utile pour signer les documents post AG : PV, extrait de PV, pouvoir, statuts… Et on a pu voir pendant le confinement, à l’instar du géant espagnol de l’énergie Iberdrola et ses 35 000 salariés dans le monde, de très grandes entreprises organiser leur AG à distance.
On ne compte plus aujourd’hui les spécialistes de la signature électronique, entre HelloSign, eZsign, DocuSign, Calinda software, Oodrive, Universign, Signaturit… La plupart d’entre eux se félicitent aujourd’hui de la forte hausse de l’usage de l’outil, «aussi bien dans les grandes entreprises que dans les PME», soulignait le mois dernier Olivier Vallet, Pdg de Docaposte, société de la branche numérique du Groupe La Poste, dans un article du Figaro. Et ce nouvel usage s’est maintenu après la fin du confinement, probablement pour le confort qu’il apporte – eSignProof rappelle que le Digital Signing Process se doit d’être fiable, simple, rapide, sécurisée, infalsifiable et facile à intégrer – tout autant que par crainte d’une seconde vague de l’épidémie.
La signature électronique a connu un premier bond en avant en 2016, avec l’entrée en vigueur de l’eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services), un règlement «relatif à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur», qui s’est imposé automatiquement à tous les États membres de l’Union européen, sans obligation de la transposer au niveau national.
Rappelons qu’il existe aujourd’hui trois niveaux de signatures, simple, avancé et qualifié, ce dernier nécessitant la certification de l’entreprise par l’Anssi (Agence nationale de sécurité des systèmes informatiques).
