MICE et Covid : aux Etats-Unis, la clé c’est la flexibilité !

Le magazine Business Travel News (BTN) fait le point sur les solutions apportés par les professionnels de l’événementiel outre-Atlantique, afin de gérer au mieux les contraintes sanitaires. Instructif.

Aux Etats-Unis comme en Europe, les acteurs du MICE tablaient en début d’été sur une reprise plutôt rapide de l’activité. Mais le variant Delta a quelque peu douché leur optimisme. Sans pour autant susciter une crainte excessive, au regard des niveaux élevés de vaccination des populations de part et d’autre de l’Atlantique.

Aux Etats-Unis, on se veut aujourd’hui pragmatique et flexible, comme l’a relevé le magazine Business Travel News (BTN) dans un article publié cette semaine. Les professionnels entendent à la fois se baser sur les directives des Centers for Disease Control and Prevention (CDC, l’équivalent américain de Santé Publique France et des ARS), tout en tenant compte de la culture d’entreprise et des exigences locales. Certains remettent au goût du jour, depuis quelques semaines, la demande de tests Covid (réalisables sur site) et les contrôles de températures à l’entrée des manifestations. Et les cloisons en plexiglas se sont multipliées.

Exiger ou non d’être vacciné n’en reste pas moins la question majeure aujourd’hui. Le fournisseur de lieux événementiels Convene impose par exemple la vaccination à tous les employés et participants pour être admis dans ses espaces. Cela va de pair avec le renforcement des réglementations dans certains endroits outre-Atlantique. Ainsi, à New York, l’on doit apporter la preuve que l’on a reçu au moins une dose de vaccin pour accéder à un centre de congrès ou un lieu d’exposition.

« Les événements en présentiel où la vaccination est requise deviennent plus courants et suscitent de bonnes inscriptions« , constate Eric Holman, Pdg de Splash, agence spécialisée dans les technologies de marketing événementiel. Un constat partagé par Linda McNairy, vice-présidente d’American Express Meetings & Events pour les Amériques.

Erica White, directrice des solutions événementielles du groupe ITA, note pour sa part que certains exigent la vaccination ou la preuve d’un test négatif avant de se rendre sur place, puis un test rapide pour accéder à la manifestation, quand d’autres autorisent un choix plus personnel et demande de porter le masque si l’on n’est pas vacciné, mettant davantage l’accent sur la responsabilité.

L’heure est donc à la flexibilité, voire à l’innovation. BTN cite de multiples exemples d’initiatives. Lors de sa récente conférence Connect à Las Vegas, Cvent a exigé des participants qu’ils remplissent un questionnaire de santé quotidien pour l’admission aux sessions en présentiel et au salon professionnel. La société technologique leur a également fourni des rubans de couleur afin qu’ils indiquent leur souhait en matière d’interactions sociales. Pour participer à cette manifestation, ajoutons que le masque était redevenu obligatoire…

Les protocoles sanitaires ne sont pas les seuls changements constatés. Le nombre de participants a été réduit, la demande d’espaces extérieurs s’est accru, le nombre de jours des conférences a diminué. La diffusion des sessions générales en simultané en ligne témoigne de l’hybridation croissante des événements. Au regard des contraintes en termes de capacité des salles, les planificateurs avancent la possibilité de répéter les sessions. Ils gèrent aussi le flux des participants en attribuant des sièges et en désignant des groupes… Certains organisateurs offrent aux participants la possibilité de visionner les discours-programmes et les sessions générales depuis leur chambre d’hôtel, puis d’assister aux ateliers en présentiel.

La composante virtuelle peut être aussi une solution pour ceux et celles qui ne sont pas (encore) vaccinés, comme le rappelle Linda McNairy. Tammy Routh, SVP des ventes mondiales de Marriott International, note que certains organisateurs sont même allés jusqu’à déplacer la session générale du matin à l’après-midi afin de fluidifier les déplacement et éviter les files d’attente devant les ascenseurs…