Voyage d’affaires : comment naviguer entre sécurité et pragmatisme ?

Dans un contexte sanitaire aussi dégradé, les entreprises continuent à organiser des déplacements « essentiels ». Un webinar International SOS a permis à trois intervenants de partager leurs recommandations dans la gestion de ces voyages d’affaires.

A l’heure du Covid-19 et de ses variants, pas toujours facile d’assurer le bon déroulement d’un déplacement professionnel. Il est essentiel en effet de tenir compte de tous les scenarii : évolution de la vaccination, passeports sanitaires, restrictions à l’entrée, exacerbation des risques sécuritaires tels que la désinformation ou la criminalité. Dans un environnement d’une telle complexité, International SOS a souhaité partager quelques recommandations, ce jeudi, dans le cadre d’un webinar baptisé «Comment naviguer entre sécurité et pragmatisme ?».

Le docteur Philippe Guibert, directeur médical Régional et Consulting Santé d’International SOS, a d’abord dressé un bref point sur la situation sanitaire dans le monde. Il s’est montré inquiet pour l’Amérique latine, qui semble prendre le relais de l’Europe comme épicentre de la pandémie, ainsi que pour l’Inde et la Turquie. Optimiste quant à l’impact de la vaccination malgré la croissance des variants, il s’est ensuite étendu sur les modes de transmission. Et Philippe Guibert de rappeler que le transport aérien ne représentait pas une menace de propagation du virus, compte tenu du risque «extrêmement faible» d’être contaminé en avion, bien plus que celui d’aller travailler au bureau…

Quid des tendances et perspectives, en matière de voyage ? Charline Gelin, directrice Sûreté d’International SOS, a constaté une reprise des voyages « essentiels » – dont la maintenance et la concrétisation d’accords commerciaux – depuis le troisième trimestre 2020. Avec en parallèle une demande croissante d’informations sur les questions médicales et de sécurité, liée en partie aux restrictions de voyage et à la protection des collaborateurs. « Cette hausse de la demande n’est pas seulement constatée sur l’Europe, mais aussi sur des destinations lointaines telles la Chine, les Etats-Unis ou l’Inde » a-t-elle souligné. Côté secteur où la demande de voyage s’est le plus manifesté, elle a pu s’étonner de la deuxième place de la high tech, pourtant en première ligne dans la promotion du télétravail et des outils de communication à distance.

Julien Million-Rousseau, directeur Presales & Solution Consulting chez SAP Concur France, un partenaire important d’International SOS, a observé que de nombreuses sociétés – dont beaucoup n’avaient aucun outil Travel&EXpenses – avaient sollicité son entreprise pour mettre en place des solutions 100% dématérialisées. Il est revenu sur une autre grosse tendance des derniers mois, le recours plus important, voire systématique, à la « préapprobation des déplacements« , des process de validation liés à une logique financière mais surtout aux questions de santé et de sécurité, aujourd’hui préoccupations majeures des voyageurs et travel managers.

De nombreux déplacements vont être observés à la loupe, au regard de l’efficacité des outils de visio comme des exigences de RSE. Leur impact sur les déplacements professionnels pourrait se traduire par une baisse « de 10 à 30% des voyages, dans une fourchette large, selon Moody’s » a poursuivi Julien Million-Rousseau, qui a également constaté que l’aérien a certes fortement baissé mais que « d’autres budgets ont augmenté » ces derniers mois, et notamment ceux liés aux déplacements longue distance en voiture.

Charline Gelin est revenue sur l’importance d’avoir accès à une « information fiable et mise à jour au quotidien« , sur la pandémie elle même mais aussi sur son impact, parfois indirect, notamment sur le plan social et politique. Et cette information sera d’autant plus complexe à rassembler que le voyage lui-même est compliqué, avec une ou plusieurs escales dans différents pays, comme l’a souligné Philippe Guibert. On peut aussi citer comme exemple la Chine qui exige aujourd’hui une vaccination chinoise (en plus d’une quarantaine),  et les Etats-Unis où les mesures sanitaires peuvent être plus contraignantes dans certains États que dans d’autres.

Le directeur médical Régional et Consulting Santé d’International SOS a tenu également à rappeler que l’accès aux soins peut s’avérer difficile dans certains pays, en cas de problème de santé, tel le Brésil au regard du niveau de la pandémie en ce moment. Ainsi, un briefing médical avant son départ s’avère largement recommandé aujourd’hui, selon Charline Gelin. Et d’insister aussi sur la diversité des risques encourus, lesquels mériteraient d’être détaillés dans les programmes de formation des voyageurs d’affaires. Un exemple : la situation actuelle dramatique du Myanmar, où International SOS recommande aux entreprises étrangères d’évacuer leurs expatriés.

Julien Million-Rousseau a renchéri sur cette nécessité de s’informer « autant que possible, et ce avant le voyage, pendant le vol et à l’arrivée, sur place et pour le vol retour« . International SOS comme SAP Concur disposent d’outils pour cela, a-t-il rappelé, insistant aussi sur la mise à jour de son profil de voyage, sur le respect des procédures d’approbation, sur des réservations via les canaux corporate. Charline Gelin a conclu sur le besoin de prendre en compte les questions de santé mentale, liées à la complexité des déplacements, au stress, à l’isolement…