Voyage d’affaires : «la gestion de crise est un enjeu majeur»

Supertripper a organisé un webinar sur la sécurité des voyageurs. Pour le spécialiste de la réservation et gestion de voyages d’affaires, l’épidémie du coronavirus rappelle à quel point le devoir de diligence des entreprises est important pour prévenir et gérer les crises sanitaires. L’initiative visait aussi à souligner les effets positifs d’une démarche aboutie de Travel Risk Management (TRM).

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Dans le cadre d’un voyage d’affaires, la santé et la sécurité des collaborateurs sont l’une des préoccupations majeures des entreprises. Et la crise actuelle ne manque pas de rappeler qu’un événement imprévu peut mettre à mal le bon déroulement d’un déplacement. D’après une enquête GBTA datant de 2018, 27% des voyageurs d’affaires interrogés affirmaient déjà que leur entreprise ne faisait pas assez d’efforts en matière de sécurité voyage. En période de crise, la question devient encore plus brûlante.

Supertripper a ainsi souhaité, pendant les derniers jours du confinement, organiser un webinar afin de rappeler les bons réflexes à adopter, et les procédures adéquates à mettre en place, pour assurer la sécurité et la sûreté des voyageurs.

Vincent Bourquin a insisté sur la nécessité, en cas d’imprévu, de réagir vite et de mettre en place des procédures adaptées. Pour le directeur marketing de Supertripper, les responsables voyages des entreprises ont bien conscience de l’importance du devoir de vigilance/diligence à l’égard de leurs collaborateurs, plaçant même la sécurité en tête de leurs préoccupations, dans le cadre de leurs politiques voyage, avant même la réalisation d’économies.

«La bonne nouvelle c’est que la majorité des entreprises utilisent déjà tout un éventail d’outils de Travel Risk Management (TRM). La moins bonne nouvelle est l’absence bien souvent de stratégie pour appliquer correctement les process», a poursuivi Vincent Bourquin.

De quoi parle-t-on quand on évoque le TRM ? Guillaume Le Bourhis, directeur des ventes de Supertripper, a d’abord rappelé que le devoir de protection («duty of care») concernait n’importe quel risque (transport, climatique, géopolitique, sanitaire), tout en ajoutant que le collaborateur avait l’obligation de se conformer à ces mesures. Le premier objectif d’un TRM, a-t-il poursuivi, est de pouvoir répondre à des questions simples : «Où est votre collaborateur à un instant T ? Ais-je la possibilité de le contacter très rapidement, lui ou un proche en cas d’urgence ?». Une telle approche permet de rapatrier rapidement ses collaborateurs en cas de problème. Un TRM permet ainsi de rassurer les voyageurs d’affaires. Et il est perçu comme une marque de l’intérêt que leur porte leur entreprise.

Dans le cadre d’une démarche TRM, ont ensuite été détaillées les six étapes d’une «matrice» élaborée sous forme circulaire. La première étape, nommée «Organiser et collecter», rassemble les mises à jour des infos personnelles, la sécurisation des données, le renseignement sur les incidents précédents, la sollicitation de son agence de voyages. Elle vise aussi à définir clairement qui prend en charge la sécurité des voyageurs, à transmettre les informations à tous les collaborateurs, à s’assurer qu’ils connaissent les procédures.

La seconde étape est celle de l’analyse des probabilités qu’un problème survienne, et son impact. La troisième, celle de la planification, vise à intégrer une politique de sécurité dans sa politique voyage, à prévoir des formations pédagogiques de sensibilisation, à s’adapter aux besoins spécifiques des voyageurs. La quatrième étape invite à s’outiller tout en définissant les rôles, entre voyageurs, gestionnaires et partenaires. La cinquième concerne la communication et vise à définir clairement les rôles et responsabilités de chacun dans la politique sûreté de l’entreprise. La sixième, enfin, est celle de l’audit, la dernière étape du processus, avec la réalisation d’un guide visant à évaluer, analyser et adapter.