Aujourd’hui, l’ensemble des solutions de gestion des notes de frais mise sur le non-déclaratif, meilleur moyen de lutter contre la fraude.
On estime à 1,2 milliards le coût de la fraude à la note de frais supporté chaque année par les entreprises françaises. Plus concrètement, ces remboursements indus s’élèveraient jusqu’à 5 % des revenus d’une société.
Autre chiffre probant : un salarié sur cinq déclarerait des dépenses non conformes à la politique de l’entreprise. Il convient de préciser ici qu’une déclaration non conforme n’est pas forcément une fraude. La fraude implique en effet que la non-conformité soit volontaire à des fins d’enrichissement personnel. Cette distinction fait sens si l’on s’en tient au jugement éthique qu’on peut porter sur le salarié. Mais en terme comptable, le coût d’un remboursement indu reste le même pour l’entreprise.
Les fraudes les plus fréquentes sont :
- les doublons : un salarié refait passer une note de frais déjà remboursée quelques mois auparavant,
- la déclaration d’indemnités kilométriques abusive : une distance déclarée supérieure à celle réellement effectuée,
- l’invitation croisée : il s’agit d’une entente entre un collaborateur et un fournisseur ou un client qui transmettent chacun la même note de frais (pour deux, donc) à leur entreprise pour remboursement d’une invitation professionnelle,
- la fausse facture : une note (de restaurant, de taxi…) volontairement gonflée.
A noter que dans ces deux cas, une entente avec un fournisseur, un client, un manager, ou un commerçant est nécessaire. C’est le cas pour un tiers des notes de frais frauduleuses. Concernant les indemnités kilométriques, une étude européenne considère que les kilomètres indûment remboursés atteignent les 20 %.
Dématérialisation
La solution, imparfaite mais qui rend la fraude plus complexe, passe par la réduction drastique voire l’abandon du déclaratif. En d’autres termes, on passe de la facture à la comptabilité sans passer par la case « je remplis mon tableau Excel et je joins mon justificatif ». Qu’il s’agisse de SAP Concur ou de Jenji, de Onexpense ou d’Expensya, acteurs de marché à l’offre atomisée où se côtoient grands groupes et jeunes pousses, la dématérialisation est à l’œuvre.
Elle est d’autant plus efficace que si elle présente des avantages pour l’entreprise (dont la réduction de la fraude, donc), elle en présente aussi pour le salarié (à moins qu’il soit fraudeur ! Ce qui n’est pas le cas, rappelons-le pour au minimum 80 % d’entre eux). Dans les deux cas : une simplification du process, une source d’erreur (la saisie manuelle) éliminée, une amélioration organisationnelle. Sur ce dernier point, pour l’émetteur, des notes de frais dématérialisées, archivées ; et pour l’entreprise, selon la solution choisie, une compilation automatique des dépenses, voire leur organisation statistique d’aide à la gestion.
Solutions
Pour Julien Million-Rousseau, Directeur avant-vente de SAP Concur France, quel que soit l’outil utilisé, « il faut, à la base, avoir une réflexion sur ce qu’est une politique de dépense adaptée aux besoins du terrain. Si les plafonds sont trop bas, par exemple, ou les mêmes pour un hébergement en région ou à Londres, ça ne marchera pas ».
Les différentes solutions sont assises sur des technologies OCR (reconnaissance optique de caractères) et d’IA. L’OCR pour lire les notes de frais scannées (photographiées avec son smartphone) via l’appli de la solution et transmises au service comptabilité sous une forme plus ou moins organisée, d’un simple tableau Excel à des documents synthétiques soutien à la gestion de la dépense ; l’IA pour les analyser… Le développement ultime en la matière sera de proposer un audit fiable des notes de frais avant leur traitement par le service comptabilité… Une fonctionnalité qui cherche encore sa fiabilité complète.
L’ensemble des solutions distinguent quatre postes de dépense principaux : hébergement, restaurant, transport, et indemnités kilométriques. Entre les offres, la différence se fait sur la performance technique de l’OCR et l’IA, mais aussi sur des options qui vont toujours dans le sens d’une intervention moindre de l’humain, aussi bien au niveau de l’émetteur de note de frais qu’à son récepteur.
Options
A titre d’exemple, SAP Concur proposera une lecture détaillée des notes d’hébergement, capable de retrancher les dépenses mini-bar de la note totale si telle est la politique de l’entreprise. Ou encore : Spendesk associera une carte Mastercard virtuelle à son appli lorsqu’on réserve son transport ou ses nuitées en ligne. Telle autre appli repérera les doublons (quand une même note de frais est prise deux fois en photo), une quatrième calculera les indemnités kilométriques en fonction d’un traceur placé sur le véhicule du collaborateur – et déclenché par lui en vertu du RGPD (Règlement général (de l’UE, ndlr) sur la protection des données). Une cinquième axera sa performance sur les déplacements à l’étranger avec traduction multilingue des documents scannés et conversion des montants dans la monnaie choisie.
Troisième acteur à appeler de ses vœux la généralisation de ce type de solution facilitant la visibilité et l’audit : les pouvoirs publics. Direction générale des Impôts et URSSAF ont autorisé la dématérialisation des justificatifs de frais en 2017, elles en sont aujourd’hui à imposer leur transmission sous format électronique aux entreprises…
