Le télétravail et vous : « Nous organisons un ‘café-call’ chaque matin pour garder du lien »

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En cette période de crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont appelé leurs collaborateurs à travailler de chez eux. Si certains d’entre-vous étaient d’ores et déjà des habitués du télétravail, pour une grande majorité des sociétés et salariés ceci requiert une organisation stricte pour rester productif et positif. DeplacementsPros.com publie plusieurs témoignages que vous nous avez fait parvenir afin de comprendre la façon dont vous vous êtes organisés. 

Marie Thérèse Rendo, Senior International Sales Manager chez Expensya :

« De par mon statut de Responsable Commerciale je suis habituée à être en mouvement et à régulièrement travailler à distance. Chez Expensya nous avons la chance d’appartenir à une entreprise avec un ADN très ‘dev’, avec une dynamique de startup et donc l’habitude de travailler avec des outils de travail collaboratif. Nous avons déjà cette fluidité de communication entre collaborateurs et les outils qui vont avec. Au fur et à mesure de l’évolution de la situation dans les pays voisins européens nous avons vu le confinement se rapprocher, ce qui nous a permis de nous organiser en amont. La direction nous a ainsi fait parvenir une liste en fin de semaine dernière pour s’assurer que nous avions tout le matériel nécessaire pour télétravailler pour une durée indéterminée. Chaque personne n’ayant pas quelque chose qui apparaissait sur cette liste, type ordinateur portable, connexion Wifi correcte… devait alors en informer la direction pour trouver une solution.

De mon côté, je m’impose un rythme stricte, comme si je me rendais au travail chaque matin. Avec mes collègues nous utilisons Yammer, une plateforme sur laquelle nous partageons chaque matin des photos et sur laquelle nous échangeons pour savoir si tout le monde va bien. Cela permet de garder du lien social. En parallèle, j’ai deux adolescentes en garde-alternée et la semaine prochaine elles seront chez moi dans mon appartement parisien. Cela demande donc de s’organiser, de définir des espaces pour chacun, des temps de travail et une bonne connexion puisqu’elles suivent des cours en ligne. Je remarque également des envies ‘inhabituelles ‘. Je ne suis pas très sportive mais là j’ai envie d’aller courir, de marcher… De prendre l’air. »

Cédric Voight, Directeur France de l’agence de Relations Publiques Ballou :

« J’ai pour ma part fait le choix de rester à Paris pour être proche de mon équipe. A l’agence, cela faisait déjà une semaine que nous encouragions le télétravail et que nous limitions au maximum tout déplacement. Ma problématique principale en tant que manager ,aujourd’hui, est de garder un bon esprit d’équipe et du dynamisme, même à distance. Si le télétravail n’est pas une nouveauté chez nous, la situation reste inédite. Néanmoins nous avons l’habitude de travailler à distance et de réaliser des ‘conf-call’ avec nos clients ou collègues des autres agences à l’international. En termes d’outils, nous utilisons principalement Zoom, le téléphone et les mails. En parallèle, je suis très attentif au fait que les collaborateurs soient correctement équipés et qu’ils travaillent dans de bonnes conditions : un espace bureau (si possible), une connexion wifi… Tous les matins nous organisons un ‘café-call’ pour garder du lien social et s’assurer que tout le monde va bien. Il est très important de garder une dynamique de groupe. Nous favorisons également les points de contact en one-to-one tout au long de la journée pour échanger et savoir si l’un de nous est en difficulté.

Pour ma part, je pense qu’il est essentiel de garder un rythme, de se préparer le matin comme si nous allions travailler. Prendre une douche, s’habiller, prendre un petit-déjeuner… Tout cela est essentiel pour créer de bonnes conditions de travail. Je me suis par ailleurs installé un petit espace bureau où tout ce qui est sur ma table est lié à mon travail et à partir d’une certaine heure je n’y touche plus. Il faut savoir délimiter. Continuer de faire du sport est également primordial pour le moral et garder une bonne condition physique. Tous les matins je débute ma journée avec 20 min de sport et j’essaie de manger plus sainement. »

Nicole Rizzo, Travel Success Manager chez Supertripper :

« Chez Supertripper, nous n’avons pas attendu que cette crise sanitaire surgisse pour mettre en place un management basé sur l’engagement, la bienveillance et la responsabilité. La majorité d’entre nous sommes des ‘digital natives’, nous utilisions donc déjà plusieurs logiciels pour collaborer à distance. Notre chat interne nous permet de créer des groupes de conversation et surtout d’offrir un espace en ligne de channels vocaux pour coordonner les équipes sur des projets à long terme par exemple. Les différentes verticales de Google sont aussi des outils dont on se sert au quotidien. Nous avons également ajouté une redirection automatique de nos téléphones fixes directement sur nos téléphones mobiles professionnels. Depuis la semaine dernière, chaque collaborateur dispose de son ordinateur portable de bureau et d’un casque audio pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions depuis chez lui. Je crois qu’il est essentiel d’avoir confiance en ses collègues, et encore plus dans ces moments compliqués. Je limite donc les appels ou les visioconférences pour les laisser se concentrer sur leurs tâches et leurs missions. Chaque matin, je fais un brief avec mes collaborateurs pour répartir le travail de la journée, donner les consignes et répondre aux questions. A la fin de la journée, je fais un point avec notre CEO pour lui résumer les missions accomplies, lui donner les statistiques du jour et débattre des différentes options possibles pour anticiper ou résoudre certaines problématiques. 

Personnellement, ne pas perdre du temps dans les transports est un gain de temps incroyable. Je peux prendre du temps pour moi avant d’attaquer chaque nouvelle journée. Être en télétravail ne signifie pas perdre en productivité, la clé, est l’organisation. On évolue dans un environnement familier, ce qui permet parfois d’être même plus efficace qu’au bureau. Bien sûr, il faut être capable de s’éloigner des zones de distractions mais je crois également que c’est essentiel de ne pas rompre toute interaction avec ses collègues ou ses amis. Faire des pauses de temps en temps ou prendre du temps pour faire des choses pour lesquelles on manque habituellement de temps permet de trouver son rythme, même enfermé dans son logement. Les règles à respecter sont naturellement de ne se pas connecter en retard et de continuer à bien communiquer avec ses collègues. On veille à conserver un rythme normal, 9h – 18h30, et surtout à se projeter déjà dans les prochaines semaines, lorsque l’activité reprendra et que cette période compliquée sera derrière nous. »

Morgane Tricheux, Employer Branding Specialist chez Kapten : 

« Chez Kapten, nous avons l’habitude du télétravail puisque nous avons un jour de télétravail par semaine. Depuis quelques semaines déjà nous encouragions nos collaborateurs à prendre leurs équipements tous les soir en rentrant, au cas où une telle situation devait arriver. Dès le mardi 10 mars à 16h nous avons tenu un all-hand exceptionnel, il a été demandé à tout le monde sans exception de télétravailler le lendemain. Cela nous a permis d’anticiper cette situation : configurer tous les ordinateurs de VPNs, organiser l’onboarding en remote, annuler les commandes et prestataires, etc. Nous utilisions déjà Slack, Zoom, Lucca, Alan, Officevibe, Google Hangout, Confluence, Jira, Slido pour nos all-hands ect. Tous ces outils nous permettent de rester connecter et garder notre efficacité où que nous soyons. Par ailleurs, les initiatives de nos collaborateurs ont très vite vu le jour comme les pauses café via Zoom tous les jours ou bien encore des cours de fitness en ligne animés par un de nos collaborateurs. Côté équipe, il y a également des initiatives qui se mettent en place. C’est important de garder le lien et rappeler que nous sommes là les uns pour les autres. 

Il faut garder une routine, on l’entend beaucoup mais c’est essentiel. Se lever comme on le ferait habituellement, définir un espace de travail dédié et propre, ne pas travailler en pyjama, savoir prendre des pauses quand il le faut et comme on le ferait au travail, prendre l’air et savoir aussi déconnecté, rester en contact avec ses collègues, envoyer des nouvelles à son manager et à son équipe – ne surtout s’isoler. J’ai quelques pauses café dans la journée avec mes collègues et j’essaye d’organiser mes visioconférences au mieux car je vis avec mon conjoint qui à lui même plusieurs appels par jour. A midi, je m’accorde bien sûr une pause déjeuner et j’essaie de finir ma journée à une heure normale pour profiter des rues de Paris vides et faire un jogging. S’aérer est également essentiel, j’essaye depuis le début du confinement de marcher ou courir au moins une heure. Enfin, si vous êtes à deux dans un petit espace, respectez le travail de l’autre, les appels respectifs et même si vous avez une pause ne le/la déconcentrez pas. Il vaut mieux appeler un collègue si vous souhaitez faire une pause. »