L’éditeur de solutions web et mobile pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels, ajoute à son offre l’archivage à valeur probante des justificatifs de notes de frais.
Depuis le mois de mai 2019, les entreprises sont libérées de l’obligation de conserver pendant 5 ans les justificatifs papiers de leurs notes de frais. Cette possibilité existait depuis la loi fiscale de 2017 et a été confirmée récemment par l’arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale. Cette révolution est néanmoins très encadrée puisque pour dématérialiser et ne plus conserver un justificatif de note de frais, celui-ci doit respecter certaines règles et justifier d’une « valeur probante ». Le document doit répondre à des critères précis : être enregistré au format PDF, horodaté et scellé, ne pas être modifiable, respecter le référentiel général de sécurité (RGS) français et le règlement européen d’identification électronique et de services de confiance pour les transactions électroniques (eiDAS).
Afin de répondre à tous les critères, l’archivage oit se faire au sein d’un organisme certifié. Traveldoo a noué des partenariats avec Universign et CDC Arkhinéo, deux prestataires de services de confiance parmi les plus réputés du marché qui figurent sur la liste des fournisseurs certifiés par l’ANSSI et la Commission européenne (Trusted List). « A l’heure du tout numérique, le changement de la réglementation était attendu depuis de nombreuses années. C’est une petite révolution. Le fait de ne plus avoir à conserver les justificatifs papier des notes de frais répond à une très forte demande des entreprises. Les besoins sont immenses, une entreprise sur deux gère encore les notes de frais par un processus manuel et/ou l’utilisation d’un simple tableur. Notre objectif est de faire disparaître les traitements manuels pour les remplacer par un processus totalement dématérialisé », a déclaré Stéphane Donders, CEO de Traveldoo.
