Carrefour des Experts GBTA : l’assurance, casse-tête du MICE à l’heure du COVID-19…

L’épidémie de coronavirus a plongé le secteur de l’événementiel dans la tourmente. Les annulations se succèdent depuis quelques jours. Et se posent tout naturellement les questions des prises en charge par les assurances.

- Publicité -

Dans le cadre du premier des trois Carrefours des Experts Travel & Mice de l’année, organisé par la GBTA (Global Business Travel Association) jeudi derrnier à Paris Bercy, l’Atelier MICE a abordé la question des assurances liés à l’organisation d’un événement. Antoine Mercadal (Criteo) a tenu notamment à rappeler que le nombre d’événements assurés était assez limité, à l’exception des plus gros : “Le coût d’une assurance est bien trop élevé par rapport au risque. C’est flagrant si l’on se rapporte aux quinze ou vingt dernières années (…). Oui par ailleurs au cas de force majeur, mais l’arrêté administratif arrive bien souvent beaucoup plus tard après que l’annonceur n’ait décidé d’annuler l’événement”. Les responsables du MICE dans les entreprises se doivent également de porter un discours de cohérence et de responsabilité, et inviter à ne pas supprimer des événements de 100 personnes quand mille personnes de la même société se retrouvent tous les jours à la cantine ou la cafeteria….

Sur la question du report d’un événement, les prestataires ont été invité à jouer le jeu et à ne pas profiter de l’organisation à une nouvelle date pour augmenter leurs prix. La demande va être en effet probablement très importante à la rentrée et jusqu’en décembre. Sur septembre notamment, un mois traditionnellement chargé, on peut en effet douter que les prestataires renoncent à des tarifs plus élevés qu’en mars ou avril. Et difficile d’imaginer des reports sans frais systématiques. Les prestataires, et notamment les hôteliers, devraient en revanche proposer des conditions avantageuses pour des dates plus lointaines, en fin 2020 et plutôt 2021. Les grandes entreprises peuvent s’accorder dans le même temps pour reconnaitre qu’elles ont les moyens, dans des moments difficiles, de soutenir des acteurs – souvent des PME – avec lesquelles elles travaillent avec succès depuis des années…

Le coronavirus, un cas de force majeur ?

Oui

  • Événement annulé sur décision d’une autorité publique via un arrêté administratif.

  • Événement dont le commanditaire est public (Etat)

  • Événement en Chine ou pays déclaré à risque et dont le contrat a été signé avant le coronavirus.

    Non

  • Événement privé annulé dans un pays non déclaré à risque

  • Événement annulé sur recommandation mais sans arrêté administratif

  • Événement annulé sur décision du client par prudence / précaution dans un pays considéré à risque.

Quid des assurances en cas d’annulation

  • Sur les contrats français, si la garantie annulation d’événement a été souscrite avant la reconnaissance du coronavirus comme épidémie d’urgence de santé publique de portée internationale par l’OMS (30 janvier 2020), elle est acquise.
  • L’événement est couvert par l’assurance annulation dès lors qu’il y a une épidémie et une décision administrative empêchant la survenue de l’événement.
  • La police est activée si un événement indépendant de l’organisateur vient perturber la tenue l’événement. “Si l’organisateur décide d’annuler un événement pour cause de coronavirus il ne sera pas couvert s’il y a accord préalable de l’assureur”.

  • Il n’est plus possible, depuis la révélation du risque à la fin du mois de décembre dernier (sauf subtilités à un mois près), de souscrire un contrat d’assurance annulation. La réglementation réserve en effet l’activité de l’assurance aux seuls cas où le risque n’est pas avéré.