E-Masterclass GBTA (1/3) : « Des nouveaux fournisseurs à sourcer avec le MICE digital et hybride »

La branche française de la GBTA, la principale association professionnelle de l’industrie du voyage d’affaires et du MICE, a organisé jeudi dernier sa Masterclass en virtuel, crise sanitaire oblige. L’après-midi était dédiée au tourisme d’affaires. L’occasion d’interpeller l’acheteur MICE notamment sur son approche du digital.

La Masterclass de la GBTA France était prévue en juin dernier. Avec la crise du coronavirus, elle s’est finalement déroulé ce jeudi 3 décembre en virtuel. Le format n’a pas empêché les organisateurs de dresser un panorama complet des évolutions du marché des déplacements professionnels et du MICE. Acheteurs, décideurs, opérationnels, fournisseurs… les échanges ont porté sur les nouvelles priorités, les nouveaux outils, l’adaptation du marché aux conditions de la crise…

L’une des sessions est notamment revenue sur les priorités et évolutions de l’activité de l’acheteur MICE ces derniers mois, au delà des questions de RSE, de réduction de coûts et de sécurité des collaborateurs déjà abordées à maintes reprises dans nos colonnes. Au quotidien, il a l’habitude de s’appuyer sur d’autres services en interne, de se tourner naturellement vers ceux qui connaissent le mieux la cible et l’enjeu stratégique d’un événement. Mais avec les problématiques liées à la crise, l’acheteur MICE aura d’abord été mobilisé sur la gestion des annulations et reports, en liaison avec le juridique.

« La communication et les meeting-planners nous impliquent davantage depuis la crise sanitaire, notamment sur les aspects stratégiques, le sourcing et le juridique« , a également constaté Aurore Fondeur, Acheteur Travel Events & Fairs chez Siemens France.

« Nous sommes source de conseil. Et nous profitons de nos retours d’expérience, notamment pour la sélection des fournisseurs, le référencement des venue-finders… » a poursuivi Charlotte Kilfiger, Category Manager Travel & MICE chez Thalès.

Ce travail de sourcing s’est étendu à d’autres prestataires ces derniers mois, aussi bien chez les TMC que chez les acheteurs MICE. « Avant la crise, on sourçait des hôtels, des transporteurs, des lieux événementiels… Aujourd’hui, ce travail concerne surtout des studios, des plateaux télé, des animateurs journalistes…« , avait d’ailleurs souligné Faiz Mimita, directeur du développement commercial de BCD Meetings & Events lors d’une autre session des Masterclass. Nombreux depuis quelques mois, les événements virtuels et hybrides nécessitent en effet de nouvelles compétences. Surtout les plus techniques et complexes à organiser. Avec parfois des sujets aussi délicats à traiter que la bande passante et la protection des données…

A défaut de disposer de formations, du moins pour l’instant, l’acheteur MICE doit apprendre sur le tas, au contact de ses prestataires de la com et de l’IT. « Je suis amenée en effet à sourcer pour la première fois des fournisseurs invités à répondre à nos besoins sur le digital et l’hybride » reconnait Aurore Fondeur. Bien sûr, les approches diffèrent selon les entreprises, certains optant au maximum pour l’outsourcing quand d’autres privilégient les solutions en interne. « Sur la transformation d’un événement présentiel en digital par exemple, nous menons une réflexion avec notre équipe IT. Nous sommes associés mais pas en première ligne, en raison de l’impact important de la protection des datas. Et nous nous appuyons sur des degrés de criticité pour savoir quelles données partager dans le cadre de webinars, a poursuivi Charlotte Kilfiger. Mais cette approche concerne peut-être davantage notre entreprise que d’autres au regard des contraintes du secret défense« .

« Au niveau des achats, il est vrai que nous ne maitrisons pas encore parfaitement les questions liées aux datas, lesquelles étaient moins présentes auparavant, a renchéri Aurore Fondeur. Chez Siemens, nous avons ainsi créé un nouveau code achat pour les événements digitaux. Cela suppose de se former pour développer une certaine expertise, de s’appuyer sur d’autres départements et supports internes comme l’IT. La communication a aussi son mot à dire sur le choix et les attentes de la partie fonctionnelle des plateformes événementielles« .

Charlotte Kilfiger a par ailleurs indiqué que les fournisseurs étaient évalués après tous les événements virtuels et hybrides, qu’ils aient été organisés par l’event manager de l’entreprise ou par un venue-finder. Des enquêtes suivent en outre les changements d’outils, de process ou de prestataires, en interne mais également côté fournisseur, a-t-elle ajouté. Et de conclure sur un conseil aux acheteurs MICE : « Il faut prendre le temps d’accompagner nos clients internes et prescripteurs dans la conduite du changement. La simplicité en la matière est importante si l’on veut rencontrer l’adhésion« .