Dans un contexte de forte pression budgétaire, le Meetings and Events demeure l’un des derniers bastions opaques pour les directions achats. À l’occasion de la Masterclass GBTA, une table ronde a réuni plusieurs acteurs pour explorer des approches concrètes permettant de mesurer, comparer et piloter les économies dans les événements d’entreprise.
« Il existe une multitude d’événements et d’acheteurs, ce qui multiplie les canaux et les prestataires, et donc, les angles morts », résume d’emblée Yanisse Belarbi, dirigeante d’IDEAL Meeting & Events (IME). Pour elle, l’hétérogénéité du secteur, en particulier pour l’organisation des « small meetings » rend la mesure complexe : lieux et participants changent sans cesse, les indicateurs sont difficiles à harmoniser. L’entrepreneuse plaide pour une implication renforcée des services financiers dans la collecte et l’analyse des données.
Des freins internes persistants
Selon Gaëlle Detraz, acheteuse Travel & Mice chez Aon, le principal frein reste interne : « Les modes de calcul en entreprise ne sont pas toujours adaptés au Meeting & Events » Si les gros événements sont suivis de près, les petits meetings échappent souvent à l’analyse. « Sur les événements récurrents, on commence à avoir des bases, mais dès que c’est nouveau, tout est à reconstruire », ajoute-t-elle. L’acheteuse pointe également la question du change management : la confiance accordée aux intermédiaires doit s’accompagner de contrôle, voire, pour certains événements, d’un retour à la gestion en direct pour gagner en visibilité.
Venue finder : transparence exigée
La question de la transparence autour des « Venue Finders » est revenue à plusieurs reprises au cœur des échanges. Ces intermédiaires, chargés de trouver le bon lieu au meilleur prix, doivent, selon Yanisse Belarbi, « fournir une transparence totale sur les remises et commissions ». Une condition sine qua non pour permettre aux acheteurs de piloter efficacement leur politique MICE.
L’hôtelier face à la pression des marges et à la valorisation de l’offre
Du côté des fournisseurs, Camille Gourdel, directrice commerciale chez Best Western, rappelle que l’hôtelier préfère valoriser son produit plutôt que multiplier les remises, pour éviter de dégrader l’image ou la rentabilité de l’établissement. « On montre parfois qu’on offre une prestation, mais cela doit rester exceptionnel pour ne pas être pris pour acquis », explique-t-elle. La concurrence pousse cependant les hôteliers à proposer d’emblée le « juste prix ». Elle rappelle aussi que les économies ne passent pas uniquement par les tarifs : « Il ne faut pas oublier les efforts faits sur les conditions de vente, comme la flexibilité des annulations ». Face à la structuration du marché, elle insiste sur la nécessité de nouer des partenariats solides avec les intermédiaires, mais la réservation en direct reste la voie à privilégier pour un maximum de transparence.
« Plus on anticipe, plus on gagne en visibilité sur les économies »
Enfin, Antoine Trubert, Purchasing Category Manager chez Equans, insiste sur le manque de données disponibles : « Plus on anticipe, plus on gagne en visibilité sur les économies potentielles, mais cela reste difficile ». L’analyse des appels d’offres, des devis et des marges permet néanmoins d’identifier des leviers d’optimisation, en particulier sur les événements récurrents gérés en direct.
Entre co-construction, contractualisation et outils d’analyse, le MICE change de dimension. La mesure des économies devient possible à condition d’adapter les process, de renforcer la transparence et d’impliquer l’ensemble des parties prenantes. Un chantier de longue qui prendra du temps, mais désormais indispensable pour répondre aux attentes des services achats et piloter les budgets avec rigueur.
