Conformité, consolidation et économies dans les dépenses… les intervenants d’une récente table ronde GBTA ont souligné l’impact des solutions de paiement qui s’invitent progressivement dans le secteur du MICE.

Les solutions de paiement sont amenées à jouer un rôle de plus en plus important pour les acteurs du meeting & events, au sein des entreprises. Et l’intitulé d’une table-ronde organisée par la GBTA, dans le cadre du dernier salon IFTM Top Résa, dressait déjà les contours du débat : “Solutions de paiement dans le MICE : transparence, simplification, conformité…”. Un acheteur, un acteur de solutions de paiement et le responsable d’une plateforme événementielle btob étaient ainsi invités à échanger sur ces “nouvelles solutions innovantes et adaptées pour garantir une expérience fluide et sécurisée”.

“Leur premier avantage c’est bien sûr la consolidation des dépenses” a rappelé en préambule Jean-Philippe Briguet, directeur Produit & Marketing chez Rejolt, à la fois place de marché spécialisée dans la réservation d’événements à l’adresse des grands groupes du CAC40 et du SBF120, et solution de gestion pour les directions achats, financières, RSE… «Les entreprises ont l’habitude d’agréger les dépenses des événements les plus importants, à commencer par la location des lieux. Mais il y a toute une galaxie de petites dépenses événementielles – repas de groupes, team buildings, traiteurs… – qui ne sont pas prises en compte. Quand on centralise les achats, lors de la consolidation, on se rend compte que les budgets sont beaucoup plus importants, parfois jusqu’à 30% de plus que ce que prévoyait l’entreprise à la base».

Le deuxième avantage des solutions de paiement, c’est la conformité, a poursuivi Jean-Philippe Briguet. L’événement respecte-t-il la politique de dépenses de l’entreprise ? La législation ? Est-il justifié, bien motivé, approuvé par la hiérarchie ? S’inscrit-il dans la politique RSE de l’entreprise ? « Cette partie conformité est très complexe à gérer. Et il est plus simple de centraliser cet ensemble de sujets pour les intégrer dans le parcours de l’utilisateur et dans le parcours de réservation » a-t-il ajouté. L’objectif est donc d’intégrer nativement la conformité dans les solutions.

Le troisième avantage, ce sont les économies à réaliser. «La centralisation des achats événementiels peut générer jusqu’à 30% d’économies, réparties sur différents postes» estime Jean-Philippe Briguet. Soit des économies directes avec l’application de la politique entreprise, via les accords avec des prestataires, par le biais de la récupération de la TVA… Mais aussi des économies indirectes avec la gestion des acomptes et factures, la création des comptes fournisseurs et de certaines notes de frais directement déléguées aux prestataires qui centralisent la facturation et les paiements. Dernier avantage, côté achat : la simplicité de n’avoir à déployer et ne communiquer que sur une seule et même solution, plutôt que d’avoir un outil pour chaque type de prestation.

De gauche à droite : Laurent Gabard, Stéphanie Tang Sauerwein, Gaelle Detraz et Julien Chambert

Julien Chambert (qui vient de rejoindre Hcorpo en tant que Head of Account Management), animateur et modérateur de la table ronde, a ensuite interpellé les participants sur leurs principaux défis. Gaelle Detraz, Acheteur Travel et Evenementiel chez Aon France, a rappelé que le mode de fonction sur l’événement était différent du voyage d’affaires qui s’appuie sur une agence de voyages et un OBT : «Sur le MICE, on va d’abord rechercher des partenaires fiables, éviter les multiples référencements, et idéalement pré-négocier les conditions de type acompte et solde».

Il est entendu que le MICE reste moins digitalisé que le Travel «désormais très processé et mature» a poursuivi Julien Chambert, rappelant que le meeting & events s’est longtemps inscrit dans une approche artisanale – dans le bon sens du terme – et le sur-mesure, mais avec beaucoup d’acteurs et d’outils différents.

«Dans le MICE, on est confronté à une multitude de prestataires, à une complexité dans la chaîne d’achat ainsi que dans le suivi du budget qui va être engagé» a insisté Laurent Gabard, directeur commercial de Rejolt : «Le rôle des plateformes comme la nôtre, c’est d’accompagner les acheteurs, les prescripteurs, dans ce processus d’achat, de fluidifier et simplifier au maximum. Et cela va jusqu’au paiement qui est la résultante de toute une chaîne en amont».

Et Julien Chambert de rebondir sur le propos : «Si je devais améliorer l’expérience de mes utilisateurs, je commencerais par la brique du paiement». Lequel paiement passe aujourd’hui d’abord par le virement. Stephanie Tang Sauerwein, Senior Global Partnership Manager chez AirPlus International, lui a répondu que les paiements centralisés (cartes logées, cartes virtuelles…), bien connus dans le secteur du Travel, étaient de plus en plus répandus dans le MICE : «Ces solutions de paiement permettent aux directions des achats un meilleur contrôle et reporting des dépenses dans un secteur complexe du fait de la multiplicité des parties prenantes».

«Sur les moyens de paiement, nous ne sommes pas dogmatiques, nous acceptons tous les types de paiement, a renchérit Laurent Gabard. Mais l’objectif aujourd’hui c’est de simplifier. Et sur ce point c’est quand même mieux de ne pas avoir plusieurs moyens de paiement ». Stéphanie Tang Sauerwein l’a rejoint sur ce point, notant en effet que «le but du travel manager et acheteur c’est la simplification ».

Gaelle Detraz a rebondi sur ce même sujet des moyens de paiement. «Le recours aux comptes logés ou cartes virtuelles est mature dans le Travel depuis de nombreuses années. Coté MICE, la réflexion est déjà en cours. Elle est très avancée aux USA. Mais il est courant que des phases de test soient réalisées outre-Atlantique avant qu’un déploiement soit envisagé chez nous ». Elle a ensuite souligné l’étape de la sécurisation de toute la partie workflow d’approbation. « Je pense que nous sommes plus frileux en France car nous sommes moins enclins à faire confiance au prescripteur (….). Il faut le responsabiliser sur la partie paiement. Nous devons partir du principe qu’il va jouer le jeu, entrer son événement dans l’outil en amont, afin d’obtenir l’autorisation qu’il lui permettra d’avoir cette carte virtuelle. La partie responsabilisation du prescripteur est importante. Car sa préoccupation, sa première crainte, c’est d’abord de trouver le bon lieu à la bonne date. Et comment sécurise-t-on un lieu ? En payant…».

Laurent Gabard a ensuite rappelé qu’une plateforme était par définition un point d’entrée pour le collaborateur, qu’il y avait très peu d’annulation lorsque le parcours était très fluide. En termes d’expérience et de simplification, quelles peuvent être les attentes ? Gaelle Detraz a insisté sur la notion d’accompagnement : « Certains ont du mal à changer leurs habitudes (…) Ce n’est pas toujours facile de vendre une plateforme. On peut commencer par des personnes plus ouvertes au changement, souvent plus jeunes. Et il est important que le prestataire garde ce côté contact humain». Laurent Gabard a abondé dans son sens : «Une population doit être accompagnée. Il faut lui faire comprendre que la plateforme n’est pas là pour couper leur relation directe avec les partenaires. Nous voulons au contraire améliorer la relation. Et la traçabilité permet de gagner du temps, évite d’avoir à échanger dix mille mails».

Stéphanie Tang Sauerwein a souhaité faire passer un dernier message : «C’est vrai en effet que la peur du changement est humaine. Et derrière cette complexité apparente, l’humain va être clé pour aider les clients à choisir les bons fournisseurs. D’où l’importance d’avoir une bonne phase de consultation ». Et Gaelle Detraz d’insister aussi sur l’importance de la communication, en prenant en compte les contraintes des acheteurs «qui ne sont pas les mêmes que celles du client final».

Julien Chambert a conclu sur une « industrie (qui) se digitalise, mais avec un aspect humain encore essentiel ».

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