Une étude très riche, due à Coach Omnium, permet une analyse dynamique des tendances du MICE de ces 20 dernières années...
L'étude de Coach Omnium/groupe 1001Salles consacrée au MICE en 2022 et ses perspectives en 2023 propose des données rares de long trend, comparant des chiffres actuels à des années références anciennes, jusqu'en 2006. On voit, sur certains critères combien les attentes des entreprises en ce domaine ont pu évoluer, parfois radicalement.
Quelques tendances globales pour 2023
• Si la demande reprend des couleurs, il s’agit de faire encore attention aux dépenses. Pour cela, on est tenté de réduire le nombre d’événements, de participants, ainsi que les distances pour se réunir, voire d’augmenter le volume des réunions en interne.
• Effet post-Covid et Loi « Climat et Résilience » du 22 août 2021, la dimension RSE / développement durable monte en flèche dans les entreprises, avec des critères additionnels plus ou moins imposés en matière de MICE. Greenwashing ou pas, il s’agit d’une contrainte de plus pour les prestataires.
• L’ajout d’activités périphériques culturelles, ludiques et/ou sportives aux séminaires a du plomb dans l’aile. Les commanditaires ne sont plus que 37 % à les associer à leurs événements contre 76 % en 2006. Les MICE se veulent plus fonctionnels et plus courts, ce qui laisse moins de place aux activités de détente et de cohésion d’équipes.
• Les hôtels remontent dans la demande comme lieux de séminaires. Les participants et organisateurs recherchent plus largement des sites originaux et dépaysants, tels que les châteaux, monuments historiques et autres lieux atypiques peuvent le proposer.
• Les manifestations les plus communes durent toujours en moyenne de 1 à 2 journées et réunissent en général moins de 50 personnes.
L'incentive comme réponse au télétravail
C’est l’incentive (séminaires de stimulation, de motivation, de récompense) qui a clairement été favorisé par le contexte récent, avec 39 % des entreprises qui déclarent en
avoir commandé en 2022 contre 17 % en 2017. L’explication vient de la forte tendance au télétravail, qui isole les collaborateurs. Les commerciaux sont en premiers concernés par l’incentive.
Cette tendance se confirme quand il s'agit de déclarer le motif des réunions. les temps ne sont plus tellement aux événements très festifs et récréatifs.
Nombre, durée et taille des events
Le nombre de séminaires et autres réunions
commandés par entreprise tend à diminuer depuis plusieurs années. La part des sociétés qui mettent en place moins de 3 séminaires par an ne cesse de gonfler – elle était de 8 % en 2004, 16 % en 2017 et 21 % aujourd’hui. Par temps de pression économique, il y a multiplication des réunions en interne et courtes.
Si près de 8 organisateurs de manifestations sur 10 déclarent que leurs groupes réunissent toujours ou parfois moins de 50 personnes, ce qui est le format le plus massif du marché, le reste touche des rassemblements de 50 jusqu’à un millier de personnes. Pour autant, c’était 1 sur 2 en 2017. Autant dire que les réunions de groupes de plus de 300 participants sont peu courantes en fréquence pour les entreprises établies en France.
On a perdu en moyenne une journée de durée de réunions professionnelles en 15 ans. La majorité des rencontres se passent sur une journée (journée d’études) à deux journées (séminaire résidentiel). Les manifestations de 3 jours et plus sont rares et sont plutôt liés à des formations ou encore des réunions à l’étranger, longue distance. L’explication de ces raccourcissements de durées de réunions professionnelles est assez rationnelle. Cela s’est déclenché avec l’avènement des RTT à partir de l’an 2000, mais aussi par le souci de travailler « utile ». On se donne moins de temps disponible - sachant encore une fois que les cadres et les commerciaux sont les premiers concernés par les séminaires - et il faut alors concentrer les réunions sur des plages d’occupation plus courtes.
Où et pour combien ?
Lorsque les entreprises ont besoin de se réunir à l’extérieur, hors de leurs murs, elles optent en premier pour les hôtels, 2 fois sur 3. C’était moins le cas en 2019 - 40 %, mais cela montait à 91 % en 2005. Lieux pratiques, on y trouve sous le même toit des salles, une restauration et si besoin, des chambres. Lorsqu’on choisit un hôtel pour ses séminaires, ce sont les 4 étoiles (ou assimilés) qui sont les plus demandés par près de deux tiers des entreprises, suivis des 3. Et ce, pour des raisons d’image, de niveau de prestations et de confort, quitte à chercher à négocier les tarifs.
La fourchette de dépenses MICE est très large… Tout dépend de la nature des réunions professionnelles souhaitées, de ce que l’on y met, des profils des participants réunis (cadres, cadres supérieurs/dirigeants, commerciaux, clients/prospects, prescripteurs…). Mais, il est admis que dans de nombreuses situations, les budgets sont vus au cas par cas, lors de chaque commande de séminaire, d’évènement, de convention. "Ce sont les devis que nous recevons à chaque fois qui font varier les budgets, en fonction de ce nous demandons et de chaque prestataire consulté".
La relation entreprise/prestataire
La tendance devenue habituelle veut que les entreprises imposent de plus en plus leur budget aux prestataires, soit en le leur indiquant au moment de la prise de contact (le prestataire, alors, accepte le budget indiqué ou ne l’accepte pas), soit par le biais de mises en concurrence ou de négociations finales. En cela, les services achats des entreprises s’invitent à présent souvent dans le bal. Les désormais "bonnes" pratiques chez les commanditaires veulent qu’ils demandent de 2 à 3 devis pour 71% d’entre eux, contre 57% en 2015, même lorsqu’ils sont satisfaits de leur(s) prestataire(s) déjà éprouvé(s).
Internet est devenu - sans surprise - en quelques années l’outil n°1 dans la recherche d’informations (59% d’organisateurs MICE). La toile est d’ailleurs tellement entrée dans les us et coutumes de chacun que les interlocuteurs ne pensent pas toujours à la mentionner. Taper sa requête dans un moteur de recherche est souvent le premier réflexe des organisateurs : 88% saisissent des mots clés dans les navigateurs et/ou 36% se rendent sur des plateformes spécialisés dans les offres de prestataires MICE, contre 22% en 2017. Pour autant, la recherche par Internet est paradoxalement en stagnation. Les interlocuteurs trouvent que l’on y croise trop d’offres qui sont trop différentes de ce qui est ciblé, source de perte de temps. D’où le succès des plateformes spécialisées. Quant aux réseaux sociaux, ils sont de plus en plus pris en compte sur ce marché pour trouver des prestataires MICE ou juste s’informer : 24% contre 2% à peine en 2017. Même chose pour les conventions bureaux des villes où ils existent. 20% des organisateurs interrogés disent y faire appel parfois ou souvent, contre à peine 3% en 2017.
