Ce jeudi 24 novembre à Paris, les ateliers entre fournisseurs et acheteurs/TM ont été suivis d’un debrief collectif et d’une session interactive où les uns ont pu répondre aux autres. Instructif.
La GBTA avait innové dans le format, lors d’un précédent Carrefour des Experts Travel et MICE organisé il y a tout juste un an au Comet Meetings Bourse. La formule avait fait mouche. Rebelote donc ce jeudi après-midi dans ce même lieu très central de Paris, avec des échanges par petits groupes, entre acheteurs, TM et fournisseurs. Une rencontre ayant ensuite donné lieu à un debrief collectif. Un format de l’événement permettant de rapprocher les points de vue, cette fois-ci autour de deux thématiques : Achats Travel & MICE – Comment réaliser des économies dans un contexte inflationniste ? ; In-house ou outsourcing ? Avantages, inconvénients, risques – Comment garder le contrôle sur la stratégie globale ?
Julien Chambert (CBT Conseil) a animé le « melting pot ». Les premières intervenantes, au nom des acheteurs, sont venues détailler certaines de leurs interrogations, mais aussi des solutions et best practices permettant d’atteindre leurs objectifs – ou du moins moins de s’en rapprocher – avec un budget équivalent, voir en baisse, dans ce contexte inflationniste. Ceci bien sûr en maintenant la qualité de service et en inscrivant davantage sa politique voyage dans une démarche plus durable… Cette dernière génèrant bien souvent des coûts supplémentaires.
Elise Bonnet, Global purchasing Manager chez Bureau Veritas, et Sarah Messaoui, Global Category Manager Travel & Mobility chez TotalEnergies, ont toutes deux évoqué les questions soulevées par les participants aux tables rondes : Qu’en est-il du voyage essentiel ? Faut-il limiter les déplacements ? En allonger la durée et avec davantage d’étapes pendant son voyage ? Faut-il limiter le recours à la classe affaires ou premium eco quand on voyage en avion ? Comment réviser les objectifs chiffrés fixés aux partenaires, revoir les politiques voyage sur les questions de mobilité et de RSE ? Quid du recours au train, plus vertueux mais loin d’être toujours moins cher que l’avion ? La demande plus importante que l’offre pour les lieux de réunions/événementiels les plus prisés, n’est-elle pas par ailleurs de nature à orienter également les prix à la hausse ? Côté hébergement, ne paye-t-on pas, à l’arrivée, plus cher avec le room only ?
Comment dès lors réaliser des économies ? Parmi les réponses, on citera pêle-mêle la traque des coûts cachés, une meilleure adoption des outils de réservation, une part moindre du « leakage », le recours accru à des outils de reporting, l’optimisation des contrats fournisseurs de rang 1…
Alban Saby, directeur Meetings & Pharma chez CWT Meetings & Events France, suggère moins d’opérations majeurs mais avec une audience hybride permettant de toucher davantage de monde. Faiz Mimita, Sales director de BCD Meetings & Events, a pour sa part souligné la nécessité de l’anticipation comme premier levier dans le Mice, compte tenu du fait que les réservations sont de plus en plus tardives, y compris de gros événements. Et de s’interroger sur les hausses des prix passées et futures, sachant que certaines prestations ont augmenté de 20 à 25%.
Stéphane Vallageas, Global Lead Buyer chez Capgemini, a noté aussi que « la communication (était) un gros levier, en interne mais aussi avec ses fournisseurs, pour changer les habitudes (…) Mais nous avons besoin de transparence et de décomposition des coûts pour aller argumenter« . Julien Chambert a rappelé la nécessité « d’emporter son collaborateur dans son changement« . « Nous aussi devons rendre des comptes en interne », a indiqué pour sa part Sarah Messaoui, soulignant l’importance d’intégrer parfois le top management dans les négociations. Aurélien Rodriguez, Pre-sales director chez Hcorpo, a renchéri : « Nous savons que vous allez devoir vous justifier. On doit vous donner des clés et des éléments factuels pour que vous communiquiez mieux en interne« .
Ces problématiques internes ont fait le lien avec l’autre thème de l’après-midi : « In-house ou outsourcing ? Avantages, inconvénients, risques – Comment garder le contrôle sur la stratégie globale ?« . Charlotte Morot, directrice des ventes d’HRS Group, a souligné les avantages de l’externalisation, soit le bénéfice d’une compétence qu’on a pas en interne, la possibilité de se libérer d’un temps d’un travail parfois long et fastidieux, l’opportunité de fixer un délai et un engagement sur résultat, et même de faire porter une partie de l’impact environnemental sur le partenaire. Mais cela ne va pas sans risques, dont celui d’une dépendance à l’égard du prestataire. L’un des sujets est bien le contrôle sur la stratégie globale. Laquelle passe par le contrôle de la prise de décision, le KPI (key performance indicator) pour déterminer les indicateurs de réussite, mais aussi tout un travail sur le cadrage, le suivi, le reporting et la restitution.
