la session interactive ayant réuni fournisseurs et acheteurs

Le chapitre France de la Global Business Travel Association (GBTA) peut avoir le sourire : le nouveau format de l’événement a permis de rapprocher les points de vue des prestataires et acheteurs/travel managers, autour des deux thèmes retenus : RSE d’un côté, appels d’offres ou extension de contrats de l’autre.

Comet Meetings Bourse, à deux pas de la place de la Bourse. C’est dans ce bel espace moderne de 1700m2 que s’est tenu le dernier Carrefour des Experts Travel & MICE de la GBTA (Global Business Travel Association) France, ce mardi matin à Paris. A l’occasion de cet événement a été adopté un nouveau format, en deux parties, ayant remporté un franc succès auprès des participants. Une première session a réuni les acheteurs d’un côté et les fournisseurs de l’autre, autour de tables d’une dizaine de personnes, afin de partager leurs expériences et bonnes pratiques. La seconde partie baptisée Melting Pot, session interactive animée par Carole Poillerat (ComSense) et Yann Le Goff (DéplacementsPros), a ensuite permis aux premiers et aux seconds de se retrouver dans une même salle, pour un debrief collectif.

Les deux thématiques retenues pour l’événement ont elles aussi, semble-t-il, fait l’unanimité. L’une était consacrée aux stratégies en matière d’appel d’offres ou extension de contrats, et l’autre aux engagements vers des politiques Travel & MICE plus ‘Green’. Au cours de la session interactive, acheteurs et prestataires – comme cela aurait probablement été le cas pour d’autres thèmes – se sont rejoints sur la nécessité de mieux échanger et communiquer, dans les deux sens, d’être plus transparent, d’avoir davantage confiance les uns envers les autres… « On ne se parle pas assez ! » a ainsi résumé Antoine Mercadal, directeur de la communication interne, Events & CSR chez Criteo. Un appel d’une demi-heure suffit bien souvent pour régler d’éventuels différents et balayer des zones d’ombre« .
En matière d’appels d’offre comme de RSE se pose la question des objectifs, une ligne d’horizon vers laquelle se portent d’abord et avant tout les regards des acheteurs comme des fournisseurs. Aurélien Rodriguez, pre-sale director chez HCorpo, a ainsi invité acheteurs et TM à mieux partager leurs objectifs « afin qu’on puisse vous aider à les atteindre« .

« Chacun parle son langage. Cela crée des incompréhensions. Il faut définir ce qu’on veut faire ensemble » a renchéri Nathalie Levine, Responsable de la stratégie commerciale France chez Châteauform’​. Sabrina Hamilton, Global Travel Manager chez Servier, a interpellé les fournisseurs : « Nous devons nouer de vrais partenariats, construire notre avenir ensemble. Et nous attendons plus de réactivité de votre part, plus de suivi« , a-t-elle souligné tout en rappelant que son entreprise avait néanmoins renouvelé sa confiance envers les fournisseurs, évitant ainsi de nouveaux appels d’offre. Bref, l’heure est plutôt à la stabilité avec les prestataires aujourd’hui, mais avec un vrai besoin de souplesse et de flexibilité, dans une période où la qualité de service a parfois pu se dégrader.

Lorsqu’il y a appel d’offre, l’une des recommandations est de commencer à travailler ensemble sur celui-ci bien en amont. Même si le temps manque bien souvent. « Il faut aussi que l’acheteur fasse son sourcing interne, qu’il ait une parfaite connaissance des besoins, que l’expression de ceux-ci soit très claire. Ainsi, au regard des différents critères, l’on répondra ou non à l’appel d’offre« , a poursuivi Arnaud Katz, le CEO de Bird Office. Autre constat, les fournisseurs fulminent contre les appels d’offre de dernière minute. Une option : fixer des retroplannings en fonction des process et des contraintes en interne, et des marges pour tenir compte des imprévus. « C’est plus compliqué sur le Mice, lorsqu’on a des prescripteurs, qu’un événement engage la communication, le marketing… » a rappelé Charlotte Kilfiger, acheteur travel et Mice chez Thales.

Jacques de Villeplée, directeur commercial France du loueur Sixt, a pour sa part noté que les cahiers des charges étaient souvent très complexes, tout autant que les processus de décision à l’intérieur des entreprises. Sur ce dernier point, Stéphane Vallageas, Strategic Sourcing Manager chez Pitney Bowes, a estimé « qu’à la limite savoir qui est le décideur final ne regarde pas le fournisseur« . Et Gwénaël Mulin, expert meetings & events pour le labo Galderma, d’inviter à réaliser un « travail de synthèse » permettant d’en faciliter l’appréhension.

La deuxième thématique concernait donc les engagements vers des politiques Travel & MICE plus ‘green’, dont on notera au passage qu’elles ne sont toujours faciles à intégrer dans les appels d’offre. Les difficultés portent sur un manque d’harmonisation comme l’a rappelé Stéphane Vallageas, qu’il s’agisse des méthodologies, des modes de calcul, des critères, labels et autres outils, tous à même de fournir des éléments d’information différents selon que l’on recoure aux uns ou aux autres. Difficile en effet de comparer des offres très différentes, et de toujours appréhender l’efficacité des politiques RSE des fournisseurs. « Il serait pertinent de travailler sur des groupes collaboratifs pour driver le changement, développer des calculateurs en interne », a souligné Solange Potier, directrice Achats groupe chez Egis. Peut-être devrions-nous envisager des actions communes avec les fournisseurs pour progresser sur ces questions, qu’on se mettre autour d’une table avec des responsables RSE afin de mieux appréhender les datas« .

Aurélien Rodriguez a questionné les acheteurs : « Connaissez-vous la politique RSE de votre entreprise ? Ses objectifs en la matière ? (…) Vous avez des besoins, nous avons des solutions, on doit a minima faire des petits pas les uns envers les autres« . Audrey Serror, la directrice générale de HCorpo, a poursuivi : « Il existe une volonté commune mais il est difficile de toujours s’entendre sur les objectifs, de se mette d’accord sur les critères, de savoir comment vous accompagner« . Les objectifs, en effet, ne sont pas toujours faciles à fixer, les préoccupations environnementales étant très différentes d’une entreprise à l’autre, selon sa taille, son secteur d’activité ou son engagement. Et l’un des intervenants de constater « un vrai changement de valeur chez les plus jeunes, avec certains par exemple qui ne veulent plus voyager ou alors à certaines conditions« . Ziad Minkara, le DG de CDS Groupe, a tenu pour sa part à mettre l’accent sur le label RFAR (Relations Fournisseurs & Achats Responsables) « qu’on peut décliner sur le travel ».

Une fois fixé sur l’objectif de l’entreprise, des questions demeurent. Comment par exemple mettre en place une politique RSE mesurable et adoptée par le plus grand nombre ? Ou comment anticiper – avant d’y être contraint – une législation amenée à se durcir dans les prochaines années ? Des questions auxquelles, comme l’a suggéré Carole Poillerat, une commission commune RSE réunissant acheteurs et fournisseurs pourrait en effet s’avérer utile au sein de la GBTA France.