Carla Tauvel, Senior Bid Writer chez FCM, délivre ses préconisations...
Un appel d’offres travel peut prendre des mois. Le processus est souvent long, chronophage et stressant. Malgré les efforts déployés au sein des entreprises, un RFP ne permet pas toujours de se faire une idée précise sur les agences interrogées ou même de retranscrire vos besoins. Voici donc quelques conseils pour vous aider à mieux appréhender votre prochain appel d’offres.
Comprendre l'écosystème du voyage d'affaires : les voyages d'affaires sont une catégorie de service complexe, dont les acteurs et spécificités sont multiples. Cela implique une forte personnalisation de vos documents de consultation et un état des lieux approfondi des process internes pour obtenir des offres répondant à vos besoins.
Effectuer un bilan détaillé de l'existant : certaines données seront indispensables à vos fournisseurs pour répondre de manière personnalisée à votre appel d’offres sur le plan technique et financier (volumétrie, modes de paiement, outils actuels, politique voyages, etc.). Elles vous permettent de dresser l'état des lieux de votre programme et doivent être partagés dans votre dossier de consultation.
Solliciter les bonnes personnes : les achats de voyages concernent de nombreux services internes à ne pas négliger au moment de la rédaction du cahier des charges afin de prendre en compte leurs points de douleurs et leurs exigences dans le choix du futur fournisseur. Travel Managers, Finance, IT, RH doivent être impliqués tout au long du processus.
Déterminer vos objectifs : poser les objectifs de l'appel d'offres et ceux de votre futur programme voyages en délimitant vos défis et vos points de douleurs actuels donne tout son sens au RFP. Les objectifs doivent être clairement soulignés dans votre appel d’offres afin d’évaluer par quels moyens chaque fournisseur vous permettra de les atteindre : les ressources dédiées, les actions, les outils, et le suivi qui seront mis à votre disposition.
Consulter vos confrères : Des groupes d’acheteurs ont mis en place des référentiels et des groupes de travail afin de mieux comprendre l’écosystème et de partager des informations et actualités sur le marché. Participer à cette approche permet de s’appuyer sur l’expérience des acheteurs pour connaître la réalité du marché.
Communiquer avec les fournisseurs : La qualité de l'appel d'offres et du partenariat potentiel est améliorée lorsque les canaux de communication sont ouverts entre l'entreprise et la TMC. Une réunion de lancement de l'appel d'offres et des réponses approfondies aux questions favoriseront nettement la qualité des offres rendues.
Poser les bonnes questions : les questions posées à vos fournisseurs potentiels doivent refléter les besoins réels et les enjeux importants pour vous. Il est essentiel d'expliciter et de hiérarchiser les besoins afin d’accentuer auprès des agences les éléments qui feront vraiment la différence pour vous.
Sélectionner un nombre raisonnable de candidats : Plus vous allez interroger d’agences, plus il vous sera difficile de discerner quel est le bon partenaire. Le sourcing effectué en amont par le biais d'une étude du marché, de rendez-vous ou d'un RFI permet d'approfondir l'évaluation et les discussions avec un panel restreint et adapté.
Prévoir des délais convenables : Vous avez peut-être mis plusieurs mois à préparer votre appel d'offres. Ne donnez pas deux semaines à vos fournisseurs travel pour y répondre. La précipitation aura une incidence sur la qualité de la proposition que vous recevrez. Assurez-vous donc de fixer des délais qui soient raisonnables.
Ne pas se focaliser uniquement sur le prix : Un faible montant de frais de transaction, et donc un apparent gain à court terme, ne se traduisent pas nécessairement par des économies et une satisfaction sur le long terme. Votre TMC doit apporter une valeur ajoutée en termes d'économies, par exemple en interprétant les données pour informer de manière proactive votre politique voyage, en négociant pour vous avec les fournisseurs, en vous proposant l’accès à des outils technologiques, mais également en vous aidant à remplir vos responsabilités en matière de devoir de diligence et d'impact environnemental.
