En quoi une UX et une UI optimisée peuvent-elles simplifier la gestion des notes de frais ?

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Nous avons posé 6 questions stratégiques à Silae. Voici la deuxième, à laquelle répond Stéphanie Verney, Product Owner Silae x Jenji...

Stéphanie Verney : En matière de gestion des notes de frais, les préoccupations des sociétés sont largement partagées, avec en tête de liste la simplification des processus et la réduction des temps de traitement. Une solution qui intègre un focus Expérience Utilisateurs (UX) et Interface Utilisateurs (UI) peut efficacement mettre fin à ce qui est souvent ressenti comme un casse-tête au sein de l'entreprise.

En développant notre propre outil de gestion de notes de frais, nous avons dès le départ parier sur les usages mobile. La majorité des frais professionnels ont lieu en dehors du lieu de travail : au restaurant, dans un taxi, à la station essence, etc. Proposer une application mobile moderne et intuitive était donc une évidence. 

L’application mobile Jenji a été désignée de telle manière que la saisie des dépenses professionnelles devienne un vrai jeu d’enfant. Une personne qui déclare un frais recherche avant tout de la simplicité et de la rapidité. L’enjeu est donc d’allier une interface épurée à des fonctionnalités de toute dernière technologie, qui font gagner un maximum de temps à l’utilisateur. 

Qu’est-ce qu’une expérience utilisateur réussie ? Quelques clics et un minimum d’informations à saisir manuellement. Et pour finir, l’assurance que son justificatif soit déposé automatiquement dans un coffre fort numérique !

Néanmoins, la gestion des notes de frais ne s’arrête pas là. La route peut être encore longue selon les sociétés : mise en conformité comptable, validation managériale, remboursement… autant d’étapes que de profils utilisateurs dont la particularité est de devoir gérer un fort volume de données. En effet, les frais peuvent s’accumuler sur plusieurs années, pour des centaines voire des milliers de collaborateurs.  

Dans ce contexte, il apparaît clairement que l’usage mobile n’est plus adapté et qu’une navigation web est requise. Bien que les besoins soient différents, l’expérience utilisateur est tout aussi cruciale. Quelle est votre réaction lorsqu’une page web met plus de 15 secondes pour se charger, ou qu’un site de vente en ligne ne propose pas le critère de filtre que vous recherchez ?

Aucun outil digital ne devrait venir complexifier une tâche ou créer des frustrations. Si c’est le cas, c’est très probablement qu’aucune stratégie UX n’a été implémentée.

Au contraire, quand l’expérience utilisateur est mise au coeur du produit, une solution (même complexe de par son périmètre fonctionnel) reste intuitive, simple et fluide d'utilisation.