« Il est tout d’abord essentiel d’identifier vos besoins et l’existant comme sur n’importe quel projet », introduit Amélie Berruex, DG d’Axys Odyssey. « La sûreté regroupe de nombreux éléments dont le tracking voyageur, la santé sur le terrain, voire le rapatriement. Il va donc falloir comprendre l’entreprise afin que le processus s’intègre de façon naturelle », commente Alexandre Masraff, fondateur UGOSAFE. Pour Christophe Suptil, conseiller en stratégie risque et sûreté chez International SOS, il est essentiel d’évaluer les risques qu’encourt l’entreprise sur le terrain et de travailler tout en prenant en compte la politique voyage existante. « Plus l’appel d’offres sera préparé en amont, plus le projet sera réussi », ajoute-t-il.
Les étapes clés pour réussir son appel d’offres
Concernant les étapes à respecter pour mener à bien ce projet et assurer la sécurité du collaborateur, Amélie Berruex liste plusieurs éléments :
- Il faut bien analyser les cœurs de métiers, les solutions proposées, l’implantation géographique, les références, les normes et valeurs et la pérennité ;
- L’information est également essentielle : Quelle est la source ? D’où vient-elle ? La qualité de la donnée ? ;
- La gestion de crise : Il faut regarder comment se passe la coordination en cas de problème ;
- L’assistance sur place ou bien encore le rapatriement requis ;
- La formation pour sensibiliser les voyageurs ;
- Les capacités techniques : outils/plateformes utilisés, ensemble de tâches automatisées ;
- Les capacités opérationnelles : gestion de comptes, assistance aux voyageurs ;
- L’ implémentation : le pilotage du projet, planning, coûts ;
- La protection des données.
Un outil en accord avec la culture de l’entreprise
Concernant le choix des prestataires, il est important de se poser la question de leur intégration, des tâches exactes qui vont leur être confiées et le périmètre géographique. « Les prestataires sont là pour vous conseiller et vous accompagner au besoin », confie Benoît Martin, Directeur des solutions digitales SSF. « Nous sommes de plus en plus contactés pour de la RFI afin d’avoir de l’information en amont, avant le RFP qui intervient dans un second temps », ajoute-t-il.
Afin de réussir son appel d’offres, il est donc essentiel de le gérer en mode « projet ». « Il est également important de prendre en compte l’état d’esprit de l’entreprise. Il faut bien connaître les collaborateurs. L’outil choisi doit être en total accord avec la culture de l’entreprise », conclut Josselin Ravalec, Directeur Commercial ANTICIP.
