Lors d’une table ronde organisée sur le Carré Affaires tenu par l'AFTM lors de l’IFTM autour du thème : « Paiement : maillon faible ou clé de voûte du Business Travel ? », des professionnels du voyage d’affaires ont dressé un panorama précis des attentes, des frustrations et des innovations qui reconfigurent une brique longtemps périphérique du travel : le paiement.
En ouverture, Zahir Abdelouhab, Senior Vice President EMEA chez Navan, a rappelé l’ADN de la néo‑TMC : « Notre objectif, dès le départ, était d’offrir une expérience sans couture, pour tout le monde, du voyageur au DAF. Le paiement a longtemps été, à tort, une brique à part du travel. » Pour lui, la séparation entre le travel et le paiement n’a plus lieu d’être : « On ne peut plus isoler l’acte de paiement du parcours de réservation. L’enjeu est d’orchestrer un continuum simple, sécurisé et contrôlé. » Il bouscule au passage le culte de la note de frais : « La gestion du paiement de façon automatique est libérateur pour les DAF et les voyageurs. Il n’y a aucun avantage à utiliser le moyen de paiement de l’entreprise si la note de frais n’est pas générée automatiquement. » Sur les cas d’usage, il précise : « Dans 90–95 % des cas, on peut payer en carte ; pour les 5 % restants, l’avance de frais est possible, ce qui évite au collaborateur de se retrouver coincé ou d'être remboursé des semaines plus tard".
Intégrer les paiements pour mieux les maitriser
Pour Bruno Delhomme, Global Strategic Account Manager chez AirPlus International : « Aujourd’hui, tout n’est pas résolu, il y a encore des irritants au niveau comptable, mais les améliorations sont considérables. (…) Pour les équipes, nous avons un niveau de data très élevé et précis. » Selon lui : « Intégrer les paiements dans les process Travel équivaut à les maîtriser. » Autrement dit, la déconnexion entre les différents systèmes fait perdre de la donnée et de la traçabilité ; l’intégration restaure la capacité de piloter.
Sur le terrain, les limites des schémas historiques sont largement partagées. « On a trop longtemps empilé des processus, des cartes physiques, des avances, des notes de frais… Chaque étape rajoutait de la friction et des erreurs », constate Cédric Lefort, consultant et expert travel. Il en détaille les causes : « la lourdeur administrative et le manque de visibilité », la « multiplicité des moyens de paiement », « l’absence d’intégrations API relativement robustes » et le fait que le paiement « venait en bout de chaîne ». Cette fragmentation des flux ajoute de la complexité opérationnelle et comptable. Dans cet esprit, Romain Delcroix, Head of SAP Concur France, met l’accent sur l’acceptation des moyens de paiement en entreprise : "Certains n’étaient pas acceptés et c'était un véritable frein. Il faut un produit qui couvre toutes les dépenses et tous les types de voyageurs, y compris les moins fréquents. » Avant de souligner la priorité d’orchestration : « L’interopérabilité entre tous les acteurs est clé : avec les banques comme les entreprises et les voyageurs. Il faut donner les moyens au voyageur pour qu’il reste dans les process afin d'éviter le leakage. L'objectif est d'aller chercher 100 % des transactions qui vont transiter par le même moyen de paiement. » Il alerte aussi sur les fraudes émergentes : « Le paiement est un allié contre les fausses notes de frais générées par l’IA », devenues selon lui, un véritable enjeu.
Le moyen de paiement unique est-il la bonne solution ?
Heureusement, une nouvelle génération de solutions s’impose, portée par les cartes virtuelles, l’automatisation et la convergence des systèmes. Les cartes virtuelles à usage contrôlé changent la donne : on paramètre le montant, la catégorie, la durée, et la dépense est automatiquement catégorisée. Du côté de la direction financière, le bénéfice attendu se situe en amont et la chaîne intégrée devient alors la norme recherchée. L’intégration n'efface toutefois pas la diversité réglementaire et les impératifs de sécurité. « Adapter les schémas de paiement aux pays, aux requis fiscaux, aux contrôles... c’est un défi au quotidien », rappelle Cédric Lefort. Les briques techniques existent pour concilier sécurité et fluidité, résume Romain Delcroix : « L’enjeu est de rendre ces briques invisibles pour le voyageur tout en donnant des garde‑fous aux équipes finance. »
Au-delà de l’outil, la réalité terrain impose de ne pas tout miser sur un moyen de paiement unique. Claire Ollivier, Senior Director, Solutions Engineering chez BCD Travel, remet les usages au centre des priorités et pointe du doigt la "déconnexion entre les choix des solutions de paiement en amont par les équipes administratives et les besoins des voyageurs." Selon elle, de nombreuses décisions ne prennent pas en compte le voyageur et ne sont donc pas adaptées à ses besoins ou sa façon de voyager. Elle ajoute : « Si on va en Afrique par exemple, on sait que c'est le pays du cash. On fait quoi de notre carte plastique ? L'approche globale au niveau mondial est compliquée. Je ne suis pas certaine que le moyen de paiement unique soit la bonne solution. Il faut être en mesure d'en proposer plusieurs pour pousser auprès du voyageur le plus adapté à ses besoins ». Elle voit dans l’optimisation à venir un gain de matière exploitable : « L’optimisation et la modernisation vont nous permettre d'augmenter le taux d'acceptation et de récolter plus de data, de la data 'créative' et non plus uniquement de pilotage".
Capter l'ensemble de la dépense de façon vertueuse
De son côté Guillaume Ridolfi, COO de S4BT, appelle à ne pas opposer les notes de frais et le paiement : "les deux sont en réalité complémentaires". Selon lui, il existe encore une distorsion entre les solutions Travel très "avant-gardistes et innovantes", et le retard pris sur le paiement. L'objectif aujourd'hui : réussir à créer une marketplace où chaque entreprise pourrait trouver la solution qui lui correspond. Côté innovation, le COO de S4BT est persuadé qu'elle passera par l'agrégation plus que par l'IA. Il a également tenu à rappeler la nécessité d'adapter les moyens de paiement sans perdre l’intégrité des données : « En Afrique, on fonctionne de façon différente avec des virements bancaires pour payer l’hôtel, mais pour ça il faut un acteur agnostique capable de couvrir toute la chaîne tout en gardant leur intégrité. Il faut simplifier au maximum le process de paiement et capter l’ensemble de la dépense de façon vertueuse. »
Concernant les prochains chantiers qui attendent le secteur, Cédric Lefort déclare : « Le paiement est devenu un pilier de convergence entre GDS, SBT et fintech. Avant, ils travaillaient dans leur coin et aujourd’hui ils travaillent ensemble, mais les freins demeurent techniques et humains". Au niveau des entreprises et des voyageurs, cela demandera une évolution des comportements et de l'éducation. Il attribue un rôle central aux travel managers : « Le TM est un catalyseur car il a une vision holistique de la chaîne du travel. Il a un rôle pédagogique auprès des pôles finances".
Selon Guillaume Ridolfi, les prochains chantiers majeurs, « après NDC », seront « le train et le paiement », à traiter « marché par marché », avec un volet RH et marque employeur au‑delà des finances et du travel management. De maillon faible à clé de voûte, le paiement devient l’architecture invisible qui aligne expérience voyageur, pilotage financier et conformité. La bataille se joue désormais sur trois plans : l’intégration bout en bout pour fiabiliser la donnée, l’acceptation et l’agrégation pour couvrir la diversité des marchés, et l’accompagnement des usages pour rendre cette transformation tangible.
