La fintech, l’un des spécialiste de la gestion des dépenses professionnelles, donne aux services financiers et aux comptables quelques conseils sur la TVA, récupérable dans plus de 180 pays avec des règles différentes.
Les entreprises, à travers le monde, passeraient chaque année à côté de 26,6 milliards d’euros de remboursements potentiels de TVA, d’après certains calculs. Avec, selon les pays, des règles différentes et qui évoluent dans de nombreux secteurs d’activité, ce qui rend bien souvent compliqué sa conformité et sa récupération. La TVA représente donc un défi pour les entreprises. Et c’est pour cela qu’elles expriment un besoin de conseils.
Jenji, fintech positionnée sur le marché des solutions de l’expense management et de la dématérialisation pour les entreprises, a ainsi décidé de conseiller celles-ci, en fixant quelques règles :
1. L’entreprise doit tout d’abord vérifier si les dépenses répondent à certains critères. Il faut que ces dépenses soient dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à son activité. Elles doivent être accompagnées d’une preuve écrite (facture, reçus, etc.) faisant apparaître la TVA payée. La preuve écrite doit faire apparaître le nom de l’entreprise, et non celui de l’employé. Et l’entreprise qui émet la facture doit être enregistrée à la TVA.
2. Il est important de garder à l’esprit que toutes les catégories de dépenses ne sont pas éligibles à la récupération de la TVA. Toutes les dépenses des employés ne peuvent pas être remboursées par l’entreprise. Les entreprises doivent connaître la liste des dépenses pouvant être réclamées en fonction du pays et de sa législation. Certaines dépenses courantes ne peuvent pas être récupérées, soit les dépenses personnelles comme la nourriture, le transport et l’hébergement, tout type de divertissement professionnel ou encore les frais engagés pour des fournitures exonérées de TVA.
3. Attention, certaines dépenses courantes peuvent être réclamées : les voyages d’affaires, les formations / séminaires professionnels, les exportations, les événements et les conventions, les factures des fournisseurs ou encore les dépenses professionnelles supplémentaires.
4. Les documents incomplets constituent un autre obstacle à la récupération de la TVA. Si une facture ne comporte pas le numéro de TVA du fournisseur, par exemple, la TVA ne pourra pas être réclamée sur cette dépense, même si elle est éligible.
À l’international
5. Chaque pays a ses propres règles sur ce qui est autorisé et interdit concernant le remboursement. Ces règles peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. Par exemple, certains pays peuvent ne pas autoriser la récupération des frais de carburant ou d’hébergement.
6. Toujours vérifier le numéro de TVA intracommunautaire des partenaires commerciaux européens via le système VIES de la Commission européenne. Cela permet de sécuriser au mieux les transactions.
7. Si une entreprise vend un bien ou un service depuis la France vers un pays de l’UE, alors la vente est exonérée de TVA en France, mais l’acheteur doit payer la TVA de son pays. Si une entreprise achète un bien ou un service depuis un pays membre de l’UE vers la France, alors l’achat est soumis à la TVA en France.
8. Au niveau de l’UE, la procédure de récupération de la TVA reste lourde et l’harmonisation difficile. Il existe différents guides pour chaque pays. Et différents formulaires doivent être remplis selon les règles nationales de chacun.
Jenji préconise donc la numérisation et l’automatisation afin de faciliter les flux de travail des entreprises, de réduire les risques d’erreur, de s’épargner les ennuis qui peuvent résulter d’un audit. Seules les données exactes sont capturées et utilisées pour les demandes de récupération de la TVA. Cela permet la conformité mondiale, même pour les entités multinationales et grâce à l’utilisation de l’OCR et de l’IA.
A noter qu’un guide de remboursement TVA est édité par Jenji et téléchargeable sur son site.
