La crise liée au COVID-19 a amené les entreprises à revoir leur politique de dépenses et à adopter de nouveaux outils digitaux, si cela n’était pas déjà fait. Une adaptabilité et de nouveaux contrôles, qui ont dû prendre en compte le contexte lié à la pandémie et à la généralisation du télétravail. Concernant les fraudes aux notes de frais, si elles ont toujours existé, une augmentation de la proportion de certaines de certaines d’entre elles a été observée. Entretien avec Kahina Belmiloud, Product Marketing Manager chez SAP Concur.
DeplacementsPros.com : Quel est l’importance d’avoir aujourd’hui un programme Expense parfaitement adapté aux besoins de son entreprises ?
Kahina Belmiloud : Les entreprises, avant la situation de crise liée au COVID-19, n’étaient pas toutes au même niveau sur le plan de la politique Expense et de la digitalisation. Certaines avaient encore un rapport assez flexible avec leur politique de dépenses et d’autres n’avaient toujours pas entamé le virage de la digitalisation. Ce qui change aujourd’hui avec cette crise est que, dans un premier temps, le travail à distance est devenu une norme pour toutes les sociétés et certaines n’étaient pas prêtes à prendre ce virage de façon si « brutale ». Les entreprises ont ainsi dû faire face à de nouvelles dépenses non prévues, notamment liées au télétravail pour pouvoir équiper les collaborateurs. Pour certaines, cela a été un véritable choc au niveau de l’organisation et des dépenses. Cette crise les a amené à remanier leur politique Expense, voire à en créer une pour avoir un meilleur contrôle des dépenses et de pouvoir les analyser rapidement. L’objectif : centraliser les coûts et mieux les contrôler.
Cette tendance a-t-elle été portée par une évolution des dépenses ?
Cette évolution de la politique Travel & Expense a effectivement été portée par la mise en place généralisée du télétravail. Le « Travel » a pris une toute autre dimension et inclut désormais davantage le trajet domicile-travail que des déplacements à l’international. Durant cette crise nous avons notamment dû nous adapter en proposant une solution qui permet de mieux gérer les retours au bureau. Grâce à la digitalisation il est possible, avec un seul outil, d’informer son entreprise et ses collègues de sa venue en présentiel, ce qui permet de mieux gérer les flux et les allers et venues entre domicile et lieu de travail.
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La crise du COVID-19 a-t-elle provoqué une augmentation des fraudes aux notes de frais, notamment lors des déplacements professionnels ?
Nous n’avons pas observé une augmentation des fraudes de façon globale, cela a toujours existé au sein des entreprises. En revanche, nous avons pu observer une augmentation de la proportion de certaines fraudes. Je pense notamment à la fraude liée aux frais kilométriques. En effet, certains employés ont eu plus tendance à les surévaluer pour se faire rembourser davantage. Nous avons également observé une recrudescence des fraudes lors des paiements en ligne ou de ce qu’on appelle des « cyberfraudes ». Avec la mise en place du télétravail, certaines entreprises se sont aperçues que des employés avaient acheté des articles destinés davantage à un usage personnel plutôt que professionnel, et à distance cela est difficile de le vérifier.
La situation peut complexifier ou rendre plus opaques les process de contrôles de dépenses, d’où l’importance d’avoir une politique Expense adaptée à son entreprise et au contexte. Il y a également les fraudes « non voulues » ou les erreurs involontaires, surtout venant des nouveaux salariés qui prennent des postes dans un contexte où les jours en présentiel dans l’entreprise sont peu nombreux et où leurs connaissances sur la politique Expense est limitée.
Dans ce contexte, la digitalisation est-elle devenue indispensable ?
Grâce à la digitalisation tout est centralisé dans un outil et enregistré automatiquement. Il n’y a donc pas de papier et les données sont stockées dans un seul et même endroit. En automatisant une ligne de dépense on permet avant tout d’éviter les erreurs humaines. Pour la fraude aux bornes kilométriques, il existe désormais un système de géolocalisation du véhicule pour permettre à l’employeur d’avoir plus d’exactitudes quant au trajet réellement réalisé dans le cadre professionnel. Pour les solutions de contrôle des notes de frais, cela va nous permettre de sortir du déclaratif et d’avoir des données bien plus réalistes. Dans un contexte où le présentiel au bureau n’est plus la norme, traiter des reçus papier n’est plus possible. Il faut donc opter pour la technologie avec des contrôles paramétrés en fonction sa de politique de dépenses.
