Vous considérez que, dans l'incertitude économique et géopolitique qui environne le voyage d’affaires, le traitement des notes de frais est un domaine où l’on peut diminuer ses coûts de façon certaine...
Nicolas Dubouloz : Oui, après les différentes crises géopolitiques, une période fortement inflationniste, il y a aujourd’hui un risque d’augmentation des tarifs aériens, répercussion de la hausse de la “taxe Chirac” mais aussi et surtout l’élection de Trump, de la politique protectionniste qu’il entend mener qui devrait avoir un gros impact sur les voyages corpo. D’où l’intérêt de bien gérer les voyages et le secteur des notes de frais en est un élément important. Non seulement parce que leur traitement est onéreux quand il est n’est pas automatisé mais aussi parce qu’une fois automatisé, il permet un meilleur pilotage de la dépense, avec de la data par personne, type de voyage, type de commerçants, évolution dans le temps…
Avez-vous des statistiques dans ce domaine ? Quelle économie peut être engendrée par l'automatisation du process ?
Nous servons 18.000 clients en Europe et particulièrement en France, on a donc de la data. Après les avoir consultés, nous avons constaté une division du temps de traitement par 5,2 en moyenne, je préfère dire : au minimum par 4. On peut rapporter ça à d’autres données chiffrées : un traitement “à la main”, entre le moment du paiement jusqu’à l’intégration dans l’outil comptable nécessite une heure de travail, soit 53€. L'automatisation permettrait donc une économie d’une quarantaine d’euros. Prenons une entreprise de 50 à 250 salariés, l’implémentation de notre solution dure un mois, ce qui génère évidemment des coûts… Mais dès le mois d’après, des gains viennent les compenser voire les amortir. Donc on vend du ROI ! D’autant que la numérisation permet d’autres économies, plus indirectes : récolte de la TVA, limitation de la fraude ou mise à disposition de données de dépenses pour négocier auprès des fournisseurs de voyage.
Nous parlions d’incertitude économique et géopolitique, on peut aussi parler d’incertitude réglementaire puisque l’obligation de facturation électronique a été repoussée. Est-ce que ça a un impact sur les notes de frais ?
Oui et non. La réforme de la numérisation de la facturation, dont vous parlé, a été effectivement repoussée à septembre 2025 pour les grandes entreprises, et septembre 2026 pour les entreprises de taille moyenne. Et ça ne concerne pas directement les notes de frais puisqu’on parle ici de factures “fournisseurs”... Mais ça va impacter les notes de frais indirectement. En effet, dans le cas d’une dépense supérieure à 150€ qui sera identifiée comme professionnelle, le commerçant aura l’obligation d’envoyer la facture numérisée à l’entreprise à laquelle appartient le collaborateur. Mais le collaborateur lui aussi enverra son justificatif, donc il y a risques de doublons… C’est l’intérêt de faire appel à la même solution pour ces deux process. N2F est en capacité de le faire puisque nous sommes une plateforme financière complète, qui traite les notes de frais, les cartes de paiement et les factures fournisseurs (sur ce dernier sujet, nous sommes en phase de certification PDP).
