Notes de frais : les 7 abus les plus récurrents

Les fraudes aux notes de frais représentent, encore, des coûts parfois considérables pour les employeurs. KDS liste les 7 abus les plus récurrents au sein des entreprises. 

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1 – Les frais kilométriques : L’exagération du montant des frais kilométriques par les employés qui utilisent leur véhicule personnel est un problème de longue date. Qui plus est lorsqu’aucun reçu directement associé au voyage n’est exigé. Les coûts pour l’entreprise s’accumulent rapidement, car il est extrêmement difficile d’identifier et d’éviter ce type de comportement dans le cadre d’une saisie manuelle des données.

2 – Les doublons : Inclure involontairement deux fois le même reçu dans une note de frais est une erreur qui peut facilement se produire avec l’utilisation de processus manuels, car il n’est pas facile, pour l’employé, de savoir s’il a déjà déclaré la dépense en question. Même s’il utilise des outils qui lui permettent de numériser ses reçus à l’aide de son téléphone, un voyageur n’est pas à l’abri d’un doublon. 

3 – Les dépassements de plafond : La plupart des cartes professionnelles s’accompagnent d’un plafond par transaction, voire de restrictions concernant le type de fournisseur. Mais les voyageurs les plus habiles peuvent outrepasser ces limites en fractionnant une transaction réalisée auprès d’un même fournisseur en plusieurs paiements.

4 – Même dépense déclarée par deux employés différents : Lors de la déclaration de frais de bouche concernant plusieurs employés ou invités, il se peut qu’un employé règle la totalité de la note avec sa carte professionnelle et que l’un de ses collègues inclue cette même note dans l’une de ses notes de frais. Pour un événement de grande envergure, il est difficile de s’en remettre uniquement aux plafonds de dépense par personne.

 5 – Les doubles déclarations : De nombreux pays européens proposent plusieurs types d’indemnités de déplacement et de per diem, il est possible de déclarer deux fois la même dépense en la classant dans différentes catégories. 

6 – La falsification du taux de change : Les fraudeurs les plus chevronnés peuvent falsifier le taux de change en modifiant les décimales du taux de transaction. Tandis que cela peut sembler anodin, si un voyageur est en mesure de déclarer 50 € de plus par voyage, les coûts s’envolent rapidement.

7 – L’exploitation des failles de deux systèmes voyages et notes de frais distincts : L’utilisation de deux systèmes voyages et notes de frais distincts est un facteur de risque. Par exemple, des voyageurs peuvent réserver une chambre d’hôtel conforme à la politique configurée au sein du système voyage. Puis ajouter des extras, tels qu’un petit-déjeuner ou un surclassement lors de leur arrivée, qui leur seront remboursés via le système notes de frais. La somme de ces coûts dépasse en réalité les plafonds autorisés, mais l’utilisation de deux systèmes indépendants ne permet toutefois pas de détecter cette supercherie.

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