Une nouvelle enquête GBTA révèle les préférences des voyageurs d'affaires en matière de communication - et en particulier des programmes de voyage - dans un monde qui évolue rapidement
Alors que les voyages d'affaires reprennent dans un contexte de pandémie, il est de plus en plus urgent pour les entreprises et leurs gestionnaires de voyages de rester en contact avec les voyageurs d'affaires. Il est essentiel pour les employés en déplacement de rester au courant des changements, ce qui rend plus urgente la nécessité pour les gestionnaires de voyages de communiquer des informations souvent complexes et en évolution rapide, tout en décidant non seulement de ce qu'il faut communiquer, mais aussi de la manière la plus efficace de le faire.
L'enquête, menée en collaboration avec Dinova du 20 août au 8 septembre 2021 par la GBTA auprès de 508 voyageurs d'affaires aux États-Unis, examine la manière dont les politiques de voyages sont communiquées et la confronte à ce que souhaiteraient les voyageurs en la matière.
"Alors que nous continuons à avancer dans la pandémie, la communication et l'information en temps réel pour les voyageurs d'affaires n'ont jamais été aussi importantes, même pour les guerriers de la route les plus expérimentés. Les responsables des voyages d'affaires se voient confier un rôle encore plus vital de messagers et de gestionnaires du changement lorsqu'il s'agit d'informer et de sécuriser les employés qui voyagent", a déclaré Suzanne Neufang, PDG de la GBTA.
Des PVE fluctuantes
"Les politiques de voyage des entreprises ont traditionnellement été assez statiques. Elles sont généralement communiquées lors de l'intégration des employés et peut-être à nouveau lors d'un rappel annuel aux employés. Cependant, COVID a complètement changé cette cadence. Les entreprises doivent désormais adapter en permanence leurs politiques de voyage en fonction des politiques gouvernementales, des variantes, des taux de vaccination et des différences régionales de COVID, afin de garantir la sécurité de leurs employés", ajoute Alison Galik, PDG de Dinova. "La recherche montre que les entreprises font peut-être un bon travail de gestion de ces politiques, mais qu'il y a beaucoup de place pour l'amélioration lorsqu'il s'agit de s'assurer que leurs employés comprennent les derniers changements. Nous pensons qu'il existe une grande opportunité de remédier à cela en offrant plus d'informations sur les exigences locales de la COVID et en exploitant les canaux mobiles."
Le rôle actuel d'un gestionnaire de voyages se poursuit dans les domaines traditionnels tels que les indemnités journalières de repas et les échéances des notes de frais pour leurs voyageurs d'affaires, mais maintenant ils sont également chargés de communiquer en permanence les mises à jour spéciales de sécurité et les changements de politique de voyage et de processus en raison de la pandémie.
Voici les points saillants de l'enquête :
Davantage d'information
La plupart des voyageurs d'affaires estiment déjà avoir suffisamment d'informations sur les divers changements liés au COVID. Toutefois, une minorité assez importante a besoin de plus d'informations. S'ils devaient effectuer un voyage d'affaires dans les six prochains mois : 46 % ont déclaré qu'ils auraient besoin d'au moins quelques informations supplémentaires sur les exigences d'entrée/quarantaine propres à chaque pays.
42 % ont besoin d'informations supplémentaires sur les mesures prises par les prestataires de services de voyage, tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les restaurants, pour réduire la propagation du COVID-19.
41 % ont besoin d'informations supplémentaires sur les ressources d'urgence (c'est-à-dire les personnes à contacter en cas de symptômes du COVID-19 ou d'une autre urgence médicale pendant le voyage).
36% auraient besoin d'informations supplémentaires sur le processus d'approbation des voyages de leur entreprise (c'est-à-dire les étapes à suivre pour obtenir la permission de voyager dans l'environnement actuel du COVID-19).
31% auraient besoin d'informations supplémentaires sur les politiques de voyage de leur entreprise liées au COVID (c'est-à-dire si leur entreprise autorise actuellement les voyages ou s'ils doivent recevoir un vaccin avant de voyager).
Fiabilité des fournisseurs
Une majorité écrasante de voyageurs d'affaires a déclaré qu'il était "important" ou "très important" de connaître les mesures de sécurité liées au COVID prises par les hôtels (94%), les compagnies aériennes (93%), les aéroports (92%), les restaurants (86%), les sociétés de location de voitures (84%) et les sociétés de covoiturage/taxi (82%). Il peut s'agir des efforts de nettoyage et d'assainissement, ainsi que des exigences en matière de masques et de vaccins pour le personnel et les clients.
En plus de la communication liée au COVID, l'étude a également exploré les préférences de communication des voyageurs d'affaires en général. Malgré la disponibilité de nouveaux canaux et plateformes de communication, les voyageurs d'affaires préfèrent toujours les canaux de communication éprouvés.
L'email indétrôné
La grande majorité des voyageurs d'affaires souhaitent que leur entreprise utilise le courrier électronique pour partager des informations sur les politiques de voyage et les ressources liées aux voyages. Quatre personnes sur cinq (81 %) placent l'e-mail parmi les cinq principales méthodes de communication qu'elles souhaitent voir utiliser par leur entreprise (sur 13 méthodes testées), ce qui est de loin supérieur à la part de toutes les autres méthodes.
Les plateformes collaboratives gagnent du terrain
Les entreprises utilisent largement les plateformes de collaboration interne ─ telles que Slack et Microsoft Teams ─ pour faciliter la collaboration entre collègues. Cependant, celles-ci ne sont pas largement utilisées pour la communication des programmes de voyage.
Seul un tiers des voyageurs d'affaires (32%) déclare que leur entreprise utilise une plateforme de messagerie ou de collaboration interne pour communiquer sur les voyages. De plus, seulement un tiers (33%) inclut cette méthode dans les cinq principales méthodes utilisées pour communiquer sur les voyages.
Un plus grand nombre de voyageurs d'affaires (51%) considèrent l'intranet de l'entreprise ou le portail des employés comme l'une de leurs cinq méthodes de communication préférées. Il s'agit d'un pilier de la communication du programme de voyage que les voyageurs d'affaires continuent d'apprécier.
Devenir plus mobile
Malgré les progrès récents, les programmes de voyages n'utilisent pas encore les méthodes de communication mobiles. Ou s'ils utilisent ces méthodes, les voyageurs d'affaires ne le savent pas. Seulement un tiers des voyageurs d'affaires (36%) disent que leur entreprise communique sur les voyages par SMS et seulement un quart (21%) disent qu'elle communique par des notifications push via une application mobile.
Les voyageurs d'affaires préfèrent les messages texte aux notifications push. La moitié des voyageurs d'affaires (51 %) placent la messagerie textuelle parmi les cinq principales méthodes qu'ils souhaitent que leur entreprise utilise pour communiquer sur les voyages. Ils ne sont que 23 % à considérer les notifications push via une application mobile comme l'une des principales méthodes.
D'autre part, la plupart des entreprises ont une politique de voyage formelle et écrite. Seuls 12 % des personnes interrogées déclarent que leur entreprise utilise des vidéos à la demande pour communiquer sur les voyages et 9 % seulement déclarent utiliser des infographies. Et les voyageurs d'affaires ont indiqué qu'ils préféraient les vidéos à la demande aux infographies. Un quart des personnes interrogées (25 %) considèrent les vidéos à la demande comme l'une des cinq principales méthodes que leur entreprise doit utiliser pour communiquer sur les voyages. En comparaison, seuls 8 % d'entre eux considèrent les infographies comme l'une de leurs cinq méthodes préférées.
