Sécurité et déplacements professionnels : l’affaire de tous ?

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CEGID

Laurent Lassure, Product marketing manager Cegid Notilus, rappelle le large spectre du duty of care et comment Cegid Notilus peut aider les entreprises à faire face à cette responsabilité.

Le devoir de vigilance des entreprises 

Les déplacements professionnels impliquent un devoir de vigilance accru pour les entreprises. Le "duty of care" fait référence à la responsabilité légale et morale des employeurs de garantir la sécurité et le bien-être de leurs employés lorsqu'ils voyagent pour des raisons professionnelles, en France comme à l’étranger.

Les collaborateurs en déplacement peuvent être confrontés à divers risques :

  • Sanitaire : maladies, pandémies (ex. Covid-19), problèmes de santé dus au décalage horaire ou à la fatigue
  • Sécurité : vol, agression, terrorisme, instabilité politique
  • Logistique : annulations, retards, perte de bagages

Mais les entreprises aussi font face à certains risques :

  • Juridique : poursuites en cas de négligence, non-conformité aux réglementations locales et internationales
  • Financier : coûts liés aux incidents, interruptions d'activité
  • Réputationnel : impact négatif sur l'image de l'entreprise en cas de gestion inadéquate des incidents

Ces risques peuvent être accentués par le phénomène du "travel leakage", lorsque les employés ne respectent pas les politiques de voyage de leur entreprise et réservent des vols ou des hôtels en dehors des canaux approuvés par leur employeur. D’après le baromètre 2023 du voyage d’affaires AMEX GBT, seulement 20% des voyageurs déclarent toujours réserver leurs hôtels via les canaux officiels.

La gestion des risques

Pour gérer ces risques, les entreprises doivent adopter une approche proactive avec
une politique voyage claire, établissant des directives précises qui régissent les procédures de voyage et les mesures de sécurité à suivre.

La formation et l'information constituent l’autre aspect critique. Il est essentiel de sensibiliser les employés aux risques qu'ils peuvent rencontrer lors de leurs déplacements.

Une assistance voyage réactive est également primordiale pour les déplacements à l’étranger, tout comme le suivi des voyageurs.

Des outils de travel & expense management, comme Cegid Notilus, permettent de :

  • préparer le déplacement et anticiper des risques éventuels, incluant au besoin un partenaire de gestion des risques
  • simplifier et centraliser les réservations pour augmenter l’adoption des outils de l’entreprise et assurer les volumes négociés avec les fournisseurs
  • savoir localiser les voyageurs pour agir rapidement en cas de problème

En résumé, le devoir de vigilance des entreprises est essentiel pour protéger les employés et la société contre les risques inhérents aux voyages d'affaires. Une gestion efficace passe par la prévention, la préparation et la réactivité face aux situations imprévues. Et les attentes toujours plus poussées des collaborateurs accentuent ce devoir.