SAP Concur publie un rapport qui met en lumière les défis auxquels les entreprises et leurs travel managers devront faire face en 2025. Ces freins, souvent structurels, appellent des solutions innovantes et une adaptation continue des politiques voyages.
Selon le rapport de SAP Concur, « Worth the Trip : Driving Travel Value in a Time of Change », 82 % des collaborateurs considèrent les voyages comme un levier essentiel de réussite. Un pourcentage divisé par deux (43%) dès lors que l'on interroge les directeurs financiers des entreprises, qui estiment que plus de la moitié des déplacements pourraient être remplacés par des réunions virtuelles. Un tiers des travel managers perçoivent même la généralisation de la visioconférence comme une menace pour l’avenir du voyage d’affaires. En parallèle, si 70 % des collaborateurs se disent prêts à repartir, les directions restent frileuses. Près d’un DAF sur deux craint que la multiplication des refus de se déplacer nuise à la performance des équipes et 35 % des travel managers redoutent un impact direct sur la pérennité des voyages d’affaires.
Inflation et nécessité de voyager : une équation complexe
La hausse généralisée des coûts, qu’il s’agisse des billets d’avion, de l’hôtellerie, de la restauration ou encore des transports locaux pèse lourdement sur les budgets voyages. Face à cette inflation, les travel managers se retrouvent confrontés à une équation complexe : ils doivent contenir les dépenses tout en répondant à des besoins de mobilité qui, eux, continuent de croître. Pour faire face à cette pression, ils misent sur une négociation renforcée avec les fournisseurs et un recours plus systématique à la data pour optimiser les achats.
Les PVE évoluent aussi vers davantage de flexibilité : elles intègrent désormais des plafonds dynamiques ainsi que des alternatives économiques comme le train (lorsque celui-ci est moins cher que l'avion), la classe économique ou les hôtels trois étoiles. Enfin, l’incitation à la réservation anticipée et la centralisation des achats via des outils TMC deviennent des leviers incontournables pour maîtriser les budgets. "Pour la première fois, notre enquête met en lumière les désaccords persistants entre voyageurs, travel managers et directions financières. Si les déplacements doivent rester un levier de croissance et d’opportunités, il est indispensable d’aligner les priorités et les attentes de chacun”, souligne Romain Delcroix, Head of SAP Concur France.
RSE : Priorisation des déplacements et itinéraires "verts"
Par ailleurs, la pression environnementale s’invite désormais dans chaque décision de déplacement. Entre exigences réglementaires, attentes croissantes des collaborateurs et objectifs RSE de l’entreprise, chaque voyageur d’affaires doit désormais justifier l’utilité et l'impact environnemental de ses déplacements. Pour accompagner cette transformation, la mise en place de modèles de calcul d’empreinte carbone dans les outils de réservation devient un standard, tout comme la sensibilisation des voyageurs et la production régulière de reportings sur la performance environnementale. Les déplacements à forte valeur ajoutée sont priorisés, tandis itinéraires « verts » privilégiant les transports en commun ou les hôtels éco-certifiés se développent.
Expérience voyageur upgradée et désordre mondial
Dans contexte géopolitique de plus en plus instable, l'expérience voyageur et la gestion des risques entrent également dans l'équation. La multiplication des contrôles aux frontières, la fragmentation de l’offre et le retour des surcharges, qu’il s’agisse de retards, d’annulations ou de files d’attente, dégradent l’expérience des voyageurs d’affaires, qui expriment une lassitude croissante. Pour répondre à cette fatigue, les entreprises accélèrent la digitalisation des parcours grâce à des applications mobiles, des services en self-service et des notifications en temps réel.
Les accords passés avec les fournisseurs privilégient désormais la flexibilité, permettant des modifications ou annulations sans frais et un accès prioritaire dans les aéroports. De plus, les travel managers renforcent leurs partenariats avec des sociétés spécialisées dans la gestion des risques, tout en déployant des solutions de géolocalisation et d’alertes personnalisées pour les voyageurs. Former les collaborateurs et mettre à jour régulièrement les procédures d’urgence deviennent des priorités absolues pour garantir la sécurité des voyageurs d'affaires.
Crédit : SAP Concur
Le travel manager comme "chef d'orchestre" de la gestion des voyages d'affaires
Enfin, la planification des voyages d’affaires se heurte désormais à un patchwork réglementaire mêlant visas, restrictions, assurances et fiscalité, ce qui multiplie les risques de non-conformité. Pour faire face à cette complexité, les entreprises automatisent leur veille réglementaire grâce à des outils de gestion de voyages toujours plus performants. Les voyageurs et les assistants de gestion bénéficient d’un accompagnement personnalisé, tandis que la collaboration avec les fournisseurs est renforcée afin d’anticiper les changements et d’ajuster les processus en temps réel. Face à l’ensemble de ces défis, le rôle du travel manager évolue en profondeur. Il ne s’agit plus seulement d’optimiser les coûts, mais de piloter un écosystème complexe, à la croisée de la performance économique, de la sécurité et de la responsabilité sociale.
Dans ce contexte de complexité croissante, l’intelligence artificielle s’impose peu à peu comme un levier majeur de transformation pour la gestion des voyages d’affaires. Grâce à l’IA, les travel managers disposent désormais d’outils capables d’analyser en temps réel d’immenses volumes de données, d’optimiser les itinéraires, d’anticiper les imprévus ou encore de détecter les tentatives de fraude sur les notes de frais. Toutefois, cette révolution technologique s’accompagne de nouveaux défis : nécessité de former les équipes, de garantir la protection des données sensibles et d’instaurer une confiance durable dans les algorithmes utilisés. Pour les entreprises, l’enjeu est désormais d’intégrer l’IA de façon progressive, éthique et pragmatique, pour en faire un levier de performance dans la gestion de la mobilité professionnelle.
Crédit : SAP Concur
