Les voyageurs d'affaires font généralement leurs poches en fin d'année, juste avant Noël, pour tenter de se mettre à jour de leur note de frais (c'est du vécu). Mais tout le monde a le même réflexe! Concur indique que le 16 décembre 2016 risque d'être une journée noire pour les services de comptabilité. Le spécialiste de la gestion des notes de frais estime, grâce aux données recueillies via l’utilisation de ses outils, qu'il s'agira du Busiest Expense Day (pic de notes de frais) en France.
Ces deux dernières années, le mois de décembre a été pour la France le mois le plus chargé en terme de notes de frais. En effet, leur volume a augmenté de 7% entre 2014 et 2015 et le mois de décembre 2015 a représenté à lui seul 11% du total de l’année dernière ! Mise à jour demandée par les comptables des entreprises avant le bilan, voyageurs d'affaires qui veulent ranger leur bureau avant les congés de fin d'année, tout est possible... et suscite l'embouteillage. D'ailleurs, Concur souligne que les pics d’activités les plus importants de 2014 et 2015 ont eu lieu tous les deux les vendredis de la semaine qui précède Noël, à savoir le 18 décembre pour 2015 et le 19 décembre pour 2014. Il y a donc de fortes chances qu’il en soit de même en 2016, soit le 16 décembre prochain...
Pour ce qui est des autres pays, ce pic varie mais reste compris entre novembre et décembre. La maladie du rangement de fin d'année n'a pas de frontière !
Pour ce qui est des autres pays, ce pic varie mais reste compris entre novembre et décembre. La maladie du rangement de fin d'année n'a pas de frontière !
Concur donne des conseils pour éviter ce phénomène, l’année prochaine :
1. Définir en amont des deadlines claires et atteignables
Afin d’éviter cette cohue de dernière minute, pouvant être source de stress, les services financiers et les Travel managers peuvent définir en amont une date limite pour la saisie
des notes de frais de leurs employés. Cela permettra d’aborder cette situation en toute sérénité, mais également de limiter le temps passé et de maintenir ainsi la productivité de l’entreprise en ces derniers mois cruciaux de fin d’année.
2. Avoir un guide de la politique de dépenses accessible et explicite
Sans parler de la fraude, les simples erreurs de saisie font perdre beaucoup de temps. En effet, près d’une note de frais sur 5 serait erronée. En règle générale, cela s’explique par une mauvaise application de la politique de dépense ou du programme voyage. Il faut donc s’assurer qu’un guide explicatif est facilement consultable par les employés, en particulier par les nouveaux collaborateurs. Certains outils facilitent l’expérience de saisie des notes de frais par des règles de contrôles automatiques et des infobulles précisant la donnée à renseigner dans les champs.
3. Eviter les interruptions
Quelques minutes sont nécessaires pour retrouver la concentration après avoir été interrompu. Dans le cadre de l’enregistrement des notes de frais, il est vivement conseillé aux salariés de s’organiser des plages horaires pendant lesquelles ils savent qu’ils ne seront pas dérangés.
4. Automatiser les process
Une gestion automatisée des frais représente un gain de temps global d’environ 50% par rapport à une saisie manuelle. La mise en place d’une solution visant à automatiser ces process devrait permettre aux entreprises d’éviter le « Busiest Expense Day » de l’année prochaine.
1. Définir en amont des deadlines claires et atteignables
Afin d’éviter cette cohue de dernière minute, pouvant être source de stress, les services financiers et les Travel managers peuvent définir en amont une date limite pour la saisie
des notes de frais de leurs employés. Cela permettra d’aborder cette situation en toute sérénité, mais également de limiter le temps passé et de maintenir ainsi la productivité de l’entreprise en ces derniers mois cruciaux de fin d’année.
2. Avoir un guide de la politique de dépenses accessible et explicite
Sans parler de la fraude, les simples erreurs de saisie font perdre beaucoup de temps. En effet, près d’une note de frais sur 5 serait erronée. En règle générale, cela s’explique par une mauvaise application de la politique de dépense ou du programme voyage. Il faut donc s’assurer qu’un guide explicatif est facilement consultable par les employés, en particulier par les nouveaux collaborateurs. Certains outils facilitent l’expérience de saisie des notes de frais par des règles de contrôles automatiques et des infobulles précisant la donnée à renseigner dans les champs.
3. Eviter les interruptions
Quelques minutes sont nécessaires pour retrouver la concentration après avoir été interrompu. Dans le cadre de l’enregistrement des notes de frais, il est vivement conseillé aux salariés de s’organiser des plages horaires pendant lesquelles ils savent qu’ils ne seront pas dérangés.
4. Automatiser les process
Une gestion automatisée des frais représente un gain de temps global d’environ 50% par rapport à une saisie manuelle. La mise en place d’une solution visant à automatiser ces process devrait permettre aux entreprises d’éviter le « Busiest Expense Day » de l’année prochaine.
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