Comment une solution unifiée pour la gestion des voyages d’affaires et notes de frais permet aux équipes RH et finance d’optimiser les processus internes ?

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Aurélie Charles, Neo Technical Sales, parle de la gestion des déplacements pros et des notes de frais alors que les équipes d'une même organisation sont de plus en plus dispersées.

L’époque de l’entreprise centralisée, avec des effectifs rattachés à un ou plusieurs sites définis, est révolue. Entre la normalisation du travail à domicile, l’essor des différentes tendances de travail à distance, ou même le “workation” (combinaison entre “travail” et “vacances”), les employés d'une entreprise sont de plus en plus souvent délocalisés et dispersés. Les processus internes ont ainsi besoin de s’adapter à ces nouvelles habitudes, sans quoi une organisation interne non adaptée peut générer des retards, des erreurs, et impacter les différentes équipes. C'est là qu'intervient l'intérêt de mettre en place une solution unifiée voyages et notes de frais, pour maîtriser certains aspects essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise.

Le premier résultat de l’unification des voyages d’affaires et notes de frais au sein d’une même plateforme est la rationalisation des processus. Plutôt que de jongler avec plusieurs systèmes et des procédés hétérogènes, une solution unifiée permet de simplifier les opérations et de les centraliser au sein d'une même interface, qu'il s'agisse d'actions gérées par les équipes finance ou RH par exemple. Cela permet aux différents acteurs de gagner du temps, en éliminant les tâches manuelles et répétitives. 

Grâce à diverses automatisations et contrôles appliqués lors de la soumission des notes de frais, mais aussi lors de la validation managériale ou comptable, les délais de remboursements sont réduits pour les collaborateurs, qui peuvent alors être indemnisés sous une semaine au lieu d’un mois. Cela permet aussi aux équipes finance et RH de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée. 

Une solution unifiée offre une visibilité complète sur l'ensemble du processus, depuis la planification des déplacements jusqu'au remboursement des frais. En centralisant toutes les données dans un seul système, les entreprises peuvent mieux se conformer aux politiques internes et aux réglementations en matière de dépenses, tout en offrant une meilleure visibilité aux équipes RH et un plus grand contrôle aux comptables.

L’un des principaux objectifs des entreprises est la satisfaction des collaborateurs, indicateur clé de performance. Nos utilisateurs peuvent bénéficier d'une interface intuitive et facile d’utilisation, ce qui réduit les frictions et les frustrations. La digitalisation des processus, notamment au moyen d’une application mobile, offre également une plus grande flexibilité aux employés lors de la création de leurs notes de frais : Ils peuvent ainsi ajouter leurs lignes de dépenses directement pendant leur déplacement, et ne sont plus dépendants des reçus ou autres justificatifs papier. 

Enfin, grâce à la création de PDF certifié, la digitalisation apporte une sécurité complémentaire en assurant l’intégrité des notes de frais et des reçus associés, simplifiant alors les audits comptables dans le respect du cadre légal. 

Ainsi, adopter une solution unifiée contribue à réduire les coûts liés aux déplacements professionnels et dépenses associées, via l’automatisation et la digitalisation des processus, mais aussi via leur centralisation. En identifiant les opportunités d'économies, en éliminant les erreurs (intentionnelles ou non) et les fraudes, et en réduisant les délais de traitement, les entreprises peuvent en effet réaliser des économies significatives à long terme.