Face à l’impact de la crise liée à la pandémie, quel sera le coût des voyages d’affaires pour les mois à venir ? Tribune rédigée par Pierre-Emmanuel Tetaz, vice-président EMEA et directeur général de SAP Concur.
Depuis le début du COVID-19, les voyages d’affaires sont interrompus. Les réunions avec les clients se sont déroulées en ligne, les cartes de fidélité ont pris la poussière et les professionnels du monde entier ont appris à maintenir la communication sans sauter dans un avion ou un train. Du moins, pour l’instant.
L’un des traits marquants de l’année écoulée a été l’essor rapide des plateformes de visioconférence, telles que Zoom. Mais cette évolution s’accompagne d’une réelle lassitude à l’égard de Zoom et d’un désir d’interaction en personne, qui se rapproche de plus en plus à mesure que les programmes de vaccination mondiaux s’accélèrent.
Tout bien considéré, il semble donc que les voyages d’affaires aient encore un rôle important à jouer dans un avenir pas si lointain. Cependant, ils seront très différents de ceux qui avaient lieu avant la pandémie, et les entreprises devront prendre en compte tous les aspects, de la sécurité des employés à l’impact environnemental, avant de reprendre les voyages – et les coûts supplémentaires qui peuvent en découler.
Les voyages en première classe ont-ils le vent en poupe ?
La sécurité des employés restera encore longtemps le critère le plus important pour les voyages d’affaires. En gardant à l’esprit leurs obligations de vigilance, les entreprises continueront à accorder la priorité absolue à la prise de précautions appropriées. Lorsqu’elles planifient des voyages, elles sont donc confrontées à plusieurs considérations : Compte tenu de la pandémie actuelle, quels moyens de transport offrent la meilleure protection contre l’infection ? Les sièges sont-ils réservés en classe affaires lorsqu’on voyage en avion et en première classe lorsqu’on voyage en train, afin de garantir une distance minimale avec les autres passagers ?
Pour prendre ces décisions, les gestionnaires de voyages agiront de plus en plus comme des gestionnaires de risques. Il est clair que la minimisation des risques en voyage s’accompagne toujours d’une augmentation des coûts. Outre les exigences accrues en matière de sécurité, une infrastructure modifiée y contribue également. La demande des voyagistes, des compagnies aériennes et des hôtels a chuté de manière spectaculaire ces derniers mois. Les fournisseurs ont dû réagir : les capacités ont été réduites, des normes de sécurité ont été mises en place et bien d’autres choses encore.
La bonne nouvelle est qu’il existe des technologies qui aident les entreprises à assurer la sécurité de leurs voyageurs tout en gérant les coûts. Il s’agit notamment de solutions de gestion des voyages qui intègrent la politique de déplacement de l’entreprise dans le processus de facturation, d’options d’approbation avant le voyage, d’applications d’organisation des voyages qui fournissent des conseils COVID-19 et des données disponibles pour analyser le comportement des voyageurs,. En outre, d’un point de vue économique, certains voyages d’affaires pré-COVID se transformeront probablement en rendez-vous virtuels.
Saisir l’opportunité des voyages d’affaires durables
En plus d’assurer la sécurité des employés, les organisations peuvent également appuyer sur le bouton « reset » et planifier un avenir plus durable en matière de voyages. En fait, il sera essentiel de le faire pour répondre respectivement aux nouvelles directives et attentes des gouvernements et des employés.
Bien que certaines des considérations puissent conduire à une diminution des voyages d’affaires et donc à une réduction des frais de déplacement, certaines entreprises peuvent encore se demander si un programme de voyage durable est une exigence nécessaire. Pour certaines, cela est dû au fait que des choix plus durables pour les voyages restants pourraient être plus coûteux. Cependant, les entreprises doivent également prendre en compte les coûts de l’inaction, comme le fait de devenir moins attrayant pour les nouveaux talents, de manquer des opportunités d’appel d’offres ou d’avoir une mauvaise image de marque.
Pour les entreprises qui souhaitent saisir cette opportunité et rendre leur programme de voyage plus écologique, les données sont essentielles, car on ne peut pas gérer ce que l’on ne peut pas mesurer. En ayant une visibilité complète de tous les éléments, des émissions de carbone aux partenaires de voyages écologiques, les entreprises et leurs employés en déplacement peuvent transformer leurs bonnes intentions en actions, tout en ayant une visibilité sur les coûts associés.
En fin de compte, 97 % des voyageurs se déclarant prêts à augmenter la durée de leur voyage si cela permettait de réduire significativement l’impact environnemental, selon l’indice de durabilité des voyages d’affaires.
Nouveau compromis coûts-avantages pour les voyages d’affaires
Compte tenu de l’évolution du paysage commercial – étayée par des considérations liées à la sécurité des employés et au développement durable – les entreprises seront très certainement confrontées à l’avenir à des compromis en matière de voyages d’affaires. Par exemple, dans quels scénarios le profit doit-il passer au second plan pour atteindre les objectifs de durabilité ? Ou quelles dépenses financières sont nécessaires pour assurer la sécurité et le bien-être des voyageurs ?
En fin de compte, il n’y a pas deux entreprises identiques, et ces compromis varient grandement d’une entreprise à l’autre. Mais un trait commun sera la nécessité de prendre en compte le changement, avec des budgets suffisants pour couvrir l’augmentation potentielle des frais de voyage qu’impliquent la sécurité et la durabilité.
En outre, les entreprises devront mettre en place des politiques concrètes, afin que les gestionnaires de voyages et les employés sachent dans quelles conditions les voyages peuvent avoir lieu – et disposer de données pour guider les décisions. Dans l’ensemble, il est clair que les voyages d’affaires auront un aspect différent. Mais il n’y a aucune raison pour que nous ne puissions pas revenir à cet art séculaire des affaires, si les entreprises sont prêtes à embrasser le changement et à donner la priorité à leurs employés et à la planète.
Et cela ne doit pas être difficile, avec l’essor des plateformes qui peuvent aider les gestionnaires de voyages à donner la priorité à la sécurité et à la satisfaction des employés, à contrôler les coûts, à protéger notre planète et à s’adapter rapidement à notre monde en constante évolution.
