7 technologies qui vont révolutionner les voyages d’affaires

A quoi ressembleront les voyages d’affaires de demain ? Même si les déplacements par drone ne sont pas encore à l’ordre du jour, l’avenir pourrait bien ressembler à un épisode de Futurama. Les technologies jouent un rôle prépondérant dans la façon dont collaborateurs et dirigeants envisagent les voyages d’affaires. Il est temps de lever le voile sur ce que l’avenir pourrait bien nous réserver.


1. Une généralisation de la gestion des notes de frais

Dans les entreprises avec une bonne gouvernance où l’on se soucie de la bonne gestion des dépenses, les frais de déplacement réglés par carte bancaire sont privilégiés. Dans le contexte actuel de hausse des prix, l’avènement d’une nouvelle génération de technologie d’automatisation fait que même les retardataires vont commencer à s’intéresser à ces bonnes pratiques.

2. L’assouplissement des politiques de gestion des frais de déplacement

Les entreprises équipées d’outils d’automatisation vont assouplir leurs politiques de gestion des frais de déplacement car elles ont désormais accès à des données bien plus granulaires en la matière. Cela peut sembler paradoxal, mais un tournant culturel inédit est en marche dans l’approche des frais de déplacement. Dans le contexte actuel d’augmentation du savoir-faire, de course aux talents et d’attention apportée au bien-être au travail dans les grands groupes, les sociétés s’efforcent d’apporter plus de flexibilité à leurs collaborateurs. Maintenant que les administrateurs ont accès aux données, les entreprises peuvent assouplir leurs règles et apporter plus de flexibilité à leurs collaborateurs tout en se protégeant du risque de fraude.

3. Des négociations plus poussées face à la hausse des prix des hôtels

L’actuelle tendance à la consolidation du marché hôtelier entraînera une augmentation des frais de déplacement, l’un des quatre grands postes de dépenses dans la plupart des entreprises. Suite au rachat de Starwood par Marriot et à d’autres mouvements dans le secteur hôtelier, une hausse du prix moyen de la nuit d’hôtel est probable. Les entreprises qui soignent la sélection de leurs fournisseurs partenaires auront intérêt à fonder leurs négociations sur d’autres données que le seul prix de la chambre et s’intéresser aux frais annexes : restauration et boissons, parking, organisation de conférence et d’événement, etc.

4. La percée d’Airbnb sur le marché des entreprises

Airbnb va continuer de gagner des parts de marché sur le créneau des voyages d’affaires maintenant que ses accords avec des agences de voyages spécialisées et des plateformes de réservation commencent à payer. Trois grandes agences d’organisation de voyages d’affaires ont signé des accords de partenariat avec la plateforme communautaire de partage de logements l’an dernier, encouragées en partie par les entreprises ayant manifesté leur intérêt.

D’après Lex Bayer, le responsable de l’entité Développement, Paiements et Airbnb Business, la durée moyenne d’une réservation sur Airbnb pour un voyage d’affaires est de six jours. Il s’agit d’offrir le choix aux professionnels en déplacement qui préféreront peut-être réserver un logement en ville plutôt qu’une chambre d’hôtel pour les séjours les plus longs.

5. La chute des prix du transport routier

Le transport routier (Uber, taxis, limousines) est un poste de dépense où les prix vont baisser. Les services de taxi vont continuer de perdre des parts de marché au profit d’Uber et de Lyft, du fait que les géants du partage de voiture proposent des contrôles et outils de reporting davantage adaptés aux entreprises. Lyft, le rival d’Uber à la moustache rose, semble avoir eu plus de difficultés à séduire les entreprises, tout du moins jusqu’à ce qu’Apple ait annoncé qu’il en faisait son partenaire au printemps dernier.

Outre l’intensification de la concurrence, la baisse des coûts contribue aussi à faire chuter les prix. Les flottes de véhicules comportent davantage de voitures récentes qui consomment moins et les prix à la pompe sont actuellement bas.

Et s’il y a une chose qui pourrait faire que les prix s’effondrent, c’est bien la voiture sans chauffeur. En effet, le carburant n’est pas le plus gros poste de dépense, pas plus que la voiture elle-même (si bien conçue désormais qu’elle dure facilement dix ans minimum). C’est en effet le chauffeur qui coûte le plus cher. Certains analystes estiment que, sans chauffeur, les prix des courses pourraient chuter de 90% en deux ou trois ans.

6. Quel tarif pour une course sans chauffeur ?

Au sujet des voitures sans chauffeur, 2017 pourrait être la première année où les comptes des entreprises enregistreront une dépense pour une course en voiture autonome. En effet, même si Uber a dû interrompre ses essais de véhicules autonomes à San Francisco en décembre dernier, plus d’une dizaine de sociétés travaillent officiellement ou secrètement sur ce nouveau concept. Ce n’est qu’une question de temps avant que la technologie soit commercialisée. La question se pose alors de savoir à quoi ressemblera la ligne de dépense ? Pour quel montant ? Et qui sera le fournisseur de référence ?

Il est également probable que dans un futur plus ou moins proche, le transport de collaborateurs ne représente plus une dépense. Il deviendra peut-être un service public comme un autre, comme l’électricité, facturé chaque mois à l’entreprise au kilomètre parcouru.

7. L’accès à des assistants virtuels en tout lieu

Poursuivons cette vision futuriste avec la prédiction qu’en 2017, chaque collaborateur aura son assistant, et non plus seulement les cadres dirigeants. Il s’agira alors d’assistants virtuels et non physiques. Avec la technologie Siri d’Apple, Google Assistant ou encore Amazon Echo, le grand public s’est familiarisé avec l’idée d’un assistant virtuel à tout faire, aussi serviable que Bender, célèbre robot de la série Futurama. De nombreux voyageurs d’affaires utilisent déjà des applis mobiles enregistrant automatiquement leurs notes de frais sur la base de données géolocalisées.

Ce concept va réellement se développer dans les prochains mois pour les collaborateurs qui auront accès partout à des assistants intelligents capables d’auto apprentissage. Ces assistants seront accessibles instantanément, d’une pression sur un bouton, en une courte saisie sur clavier ou par simple commande vocale.

Alexis Hartmann, VP Europe du Sud, Coupa Software