Selon une récente étude de la GBTA, les entreprises procèdent peu souvent à l'audit des tarifs négociés dans les GDS après la phase de négociation avec les hôtels. Une telle analyse constitue pourtant une étape indispensable, ne serait-ce que pour la renégociation suivante. Petit guide des bonnes pratiques destiné aux acheteurs et travel managers.
Selon de nouvelles données fournies par la GBTA, la vérification du chargement des tarifs négociés avec les hôtels est rare dans les entreprises. Seulement 2% des entreprises conduisent des audits hebdomadaires des tarifs et 7% sur une base mensuelle.
De plus, 27% des travel managers qui ont participé à cette étude ne voit pas la nécessité de procéder à des audits de tarifs car ils ne pensent pas que les erreurs de chargement ont un impact significatif sur leur programme voyage.
Mais l’étude révèle que lorsque des erreurs de chargement sont découvertes, la différence entre le prix négocié et le prix chargé dans les GDS est de l’ordre de 13%, le plus souvent en faveur de l’hôtel.
L’audit des tarifs négociés : le guide
L'audit des tarifs des hôtels est un sujet passionnant. Aussi excitant que cela puisse paraître, le processus d'audit est quelque chose que vous devriez attendre d’une compagnie spécialisée dans la gestion de la politique hébergement des entreprises.
Avouons-le-nous : il n'y a aucun bénéfice à négocier des tarifs compétitifs dans une base d'hôtels pour l'hébergement de vos collaborateurs, si les prix négociés sont très souvent indisponibles lorsque vous avez besoin de réserver un prochain séjour.
Donc, si vous venez de terminer l'étape des RFP, c'est-à-dire la phase de négociation des prix et stocks de chambre dans des localisations clés pour votre entreprise, ou bien que vous envisagiez de définir une stratégie pour les prochains RFP, mettre en œuvre un processus de vérification des prix performant est essentiel pour la bonne exécution de votre programme voyages.
Si vous utilisez une plate-forme RFP éprouvée, alors vous devriez recevoir automatiquement le bénéfice des audits de prix dans le cadre du processus classique. Malheureusement, ces types de vérification sont parfois comme une bombe à retardement plutôt qu'un audit préalable.
Un audit confirmera si vos tarifs négociés ont été chargés par les hôtels dans le Global Distribution System (GDS), un réseau mondial qui permet l'automatisation des transactions de réservation entre les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de voyage.
Les phases d'audit sont-elles assez fréquentes ? Les audits de prix sont généralement menés lorsque le processus d'appel d'offres est terminé, mais un bon fournisseur vous offrira plus d'un audit.
La qualité d'un audit confirmera que vos tarifs négociés sont précisément chargés, disponibles sur plusieurs dates et que tous les éléments inclus dans la négociation sont présents et correctement chargés.
Par exemple, les types de chambres, les plans de repas, les taxes, la commission et la spécificité LRA (Last Room Availability : cette condition signifie que tant que l'hôtel dispose d'une chambre disponible à la réservation, alors les clients qui bénéficient d'un contrat LRA ont le droit de réserver à leur tarif négocié).
Vos audits de tarifs négociés sont-ils assez poussés à ce niveau de détail ?
Valider la fiabilité du processus d’audit
De récentes analyses ont montré que lorsque les audits initiaux post-RFP ont lieu, le pourcentage des tarifs non chargés ou mal chargés par les fournisseurs frôle souvent les 30% à 40%.
En raison du volume des tarifs des entreprises et des négociations gérées par les grandes chaînes hôtelières, il est tout à fait naturel de s'attendre à une marge d'erreur. Cependant, certains diront que quelques fournisseurs sont léthargiques dans le chargement correct des tarifs, surtout si un tarif plus élevé que celui qui a été convenu et contracté, "squatte" dans le système.
Dans ce scénario, un tarif squatteur provient d'un hôtel qui utilise le code de chargement de tarif GDS (GDS rate-loading code) d'identification d'un client, pour charger des tarifs non autorisés qui semblent être les tarifs négociés de la société, aux yeux de la personne qui réserve.
De toute façon, l'analyse valide le cas d'un processus fiable d'audit des prix.
La science de la conformité
Une fois que vous êtes convaincu que vos tarifs sont correctement chargés, il est temps de se relaxer avec un bon café ? J'ai bien peur que non. Votre prochaine mission consiste à vérifier la conformité du programme de tarifs : est-ce que vos collaborateurs l'utilisent ?
Si vous avez opté pour des prix non-LRA alors il existe un risque que la tarification change en fonction du niveau de pression du marché comme ce sont les fournisseurs qui yield les prix. Les variations de prix sont basées sur la compréhension, l'anticipation et l'influence du comportement de réservation pour maximiser les revenus ou les bénéfices de l’hôtel.
Suivre le prix moyen atteint de chaque établissement par rapport au tarif négocié vous assurera une visibilité de tout glissement de prix inutile : soit une augmentation du prix moyen des chambres à l’avenir.
De plus, 27% des travel managers qui ont participé à cette étude ne voit pas la nécessité de procéder à des audits de tarifs car ils ne pensent pas que les erreurs de chargement ont un impact significatif sur leur programme voyage.
Mais l’étude révèle que lorsque des erreurs de chargement sont découvertes, la différence entre le prix négocié et le prix chargé dans les GDS est de l’ordre de 13%, le plus souvent en faveur de l’hôtel.
L’audit des tarifs négociés : le guide
L'audit des tarifs des hôtels est un sujet passionnant. Aussi excitant que cela puisse paraître, le processus d'audit est quelque chose que vous devriez attendre d’une compagnie spécialisée dans la gestion de la politique hébergement des entreprises.
Avouons-le-nous : il n'y a aucun bénéfice à négocier des tarifs compétitifs dans une base d'hôtels pour l'hébergement de vos collaborateurs, si les prix négociés sont très souvent indisponibles lorsque vous avez besoin de réserver un prochain séjour.
Donc, si vous venez de terminer l'étape des RFP, c'est-à-dire la phase de négociation des prix et stocks de chambre dans des localisations clés pour votre entreprise, ou bien que vous envisagiez de définir une stratégie pour les prochains RFP, mettre en œuvre un processus de vérification des prix performant est essentiel pour la bonne exécution de votre programme voyages.
Si vous utilisez une plate-forme RFP éprouvée, alors vous devriez recevoir automatiquement le bénéfice des audits de prix dans le cadre du processus classique. Malheureusement, ces types de vérification sont parfois comme une bombe à retardement plutôt qu'un audit préalable.
Un audit confirmera si vos tarifs négociés ont été chargés par les hôtels dans le Global Distribution System (GDS), un réseau mondial qui permet l'automatisation des transactions de réservation entre les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de voyage.
Les phases d'audit sont-elles assez fréquentes ? Les audits de prix sont généralement menés lorsque le processus d'appel d'offres est terminé, mais un bon fournisseur vous offrira plus d'un audit.
La qualité d'un audit confirmera que vos tarifs négociés sont précisément chargés, disponibles sur plusieurs dates et que tous les éléments inclus dans la négociation sont présents et correctement chargés.
Par exemple, les types de chambres, les plans de repas, les taxes, la commission et la spécificité LRA (Last Room Availability : cette condition signifie que tant que l'hôtel dispose d'une chambre disponible à la réservation, alors les clients qui bénéficient d'un contrat LRA ont le droit de réserver à leur tarif négocié).
Vos audits de tarifs négociés sont-ils assez poussés à ce niveau de détail ?
Valider la fiabilité du processus d’audit
De récentes analyses ont montré que lorsque les audits initiaux post-RFP ont lieu, le pourcentage des tarifs non chargés ou mal chargés par les fournisseurs frôle souvent les 30% à 40%.
En raison du volume des tarifs des entreprises et des négociations gérées par les grandes chaînes hôtelières, il est tout à fait naturel de s'attendre à une marge d'erreur. Cependant, certains diront que quelques fournisseurs sont léthargiques dans le chargement correct des tarifs, surtout si un tarif plus élevé que celui qui a été convenu et contracté, "squatte" dans le système.
Dans ce scénario, un tarif squatteur provient d'un hôtel qui utilise le code de chargement de tarif GDS (GDS rate-loading code) d'identification d'un client, pour charger des tarifs non autorisés qui semblent être les tarifs négociés de la société, aux yeux de la personne qui réserve.
De toute façon, l'analyse valide le cas d'un processus fiable d'audit des prix.
La science de la conformité
Une fois que vous êtes convaincu que vos tarifs sont correctement chargés, il est temps de se relaxer avec un bon café ? J'ai bien peur que non. Votre prochaine mission consiste à vérifier la conformité du programme de tarifs : est-ce que vos collaborateurs l'utilisent ?
Si vous avez opté pour des prix non-LRA alors il existe un risque que la tarification change en fonction du niveau de pression du marché comme ce sont les fournisseurs qui yield les prix. Les variations de prix sont basées sur la compréhension, l'anticipation et l'influence du comportement de réservation pour maximiser les revenus ou les bénéfices de l’hôtel.
Suivre le prix moyen atteint de chaque établissement par rapport au tarif négocié vous assurera une visibilité de tout glissement de prix inutile : soit une augmentation du prix moyen des chambres à l’avenir.
Romain Sabellico
Fondateur de la start-up de conseil Yield & Travel, Romain Sabellico aide les entreprises à comprendre les mécanismes du pricing et du revenue management, et à implémenter des processus efficients d’optimisation des revenus.
Fondateur de la start-up de conseil Yield & Travel, Romain Sabellico aide les entreprises à comprendre les mécanismes du pricing et du revenue management, et à implémenter des processus efficients d’optimisation des revenus.
