Tout d’abord parce qu’il délivre un message plein d’optimisme aux acheteurs désenchantés. Si! Il existe encore des solutions technologiques innovantes, faisant largement appel à la data et permettant de générer des économies, même avec des programmes hôtels matures : le co-sourcing en est un exemple. Mais là n’est pas le sujet.
L’autre axe d’interprétation concerne l’attention portée par les acheteurs aux économies indirectes. Dans l’hôtellerie à défaut de « Descendre le BAR (Best Available Rate) » comme l’intitulait un des derniers livres blancs HRS (2), l’autre stratégie pour atteindre l’objectif d’économies consiste à optimiser les process.
Le paiement : un moyen efficace pour optimiser vos process et vos coûts
Comment ? En adaptant les solutions de paiement à la stratégie achats et à la structure de votre société.
Dans un premier temps, il est nécessaire de s’adapter à la structure et à la culture du client. Ainsi, dans une publication récente Paul Tilstone (3) analysait le paiement et l’expense comme la base d’une stratégie voyages efficace à conditions de respecter la politique, la structure (organisationnelle et générationnelle) et la culture (directive ou libérale) de l’entreprise avant de conclure : « comme chaque société a une grande variété de profils (de voyageurs), il y aura donc besoin d’un mix payment adapté ». Evident a priori mais moins dans les faits car cela implique de savoir s’adapter à des pratiques variées (paiement au check out, centralisé ou central-billing (4)), en constante évolution sans jamais perdre de vue la stratégie du client.
« HRS a mis en place pour ROCHE une solution de central-billing et a élargi l’offre hôtelière en proposant des tarifs hyper compétitifs. Aujourd’hui nous enregistrons un taux d’adoption en constante progression, réalisons des économies et avons à notre disposition un reporting ultra détaillé » Virginie POUPAULT- Strategic Group Procurement Manager ROCHE
Dans ce cas de figure, la solution de central-billing correspondait parfaitement au besoin de la société en raison de fréquents déplacements intra-sites. Mais si cette solution possède d’indéniables avantages (facturation unique, pas d’avance de trésorerie), elle n’est pas pour autant la seule option, comme on peut parfois le lire. Trop simple… Dans certaines organisations, ce mode de règlement ne fonctionne pas ou partiellement. Dès lors, d’autres solutions comme la carte corporate par exemple sont indispensables. Soit par commodité pour les « Grands Voyageurs » par exemple, soit pour des raisons statutaires (VP ou dans certains pays) ou encore pour des problèmes d’acceptabilité dans certains pays.
Ensuite, pour les sociétés globales, il n’y aura pas une mais des solutions de paiement en fonction du nombre de filiales, de leur localisation ou des zones (voire des hôtels) dans lesquelles se rendent les collaborateurs. Le central-billing ou le paiement centralisé pourront être la solution idoine dans un pays et pas dans un autre en raison de la maturité du marché. Dans le choix d’un prestataire de réservations et de paiement des hôtels, les sociétés doivent également s’assurer que leur prestataire est en conformité avec les législations et fiscalités de chaque pays.
Enfin il faut surtout que ces solutions de paiement soient disponibles dans tous les canaux de réservation (OBT, TMC, expense…), qu’ils soient français, européens, américains et asiatiques. Mais surtout avec près de 20% des réservations sur mobile et la poussée de la génération Y (voir le très bon article de Yan Le Goff (5), il faut accompagner la révolution mobile en proposant des applis (Smartphone, tablette) ayant intégré en natif et de manière sécurisée les données de paiement centralisé de chacune des sociétés. Ce que nous avons fait chez HRS avec l’application iHotel.
« Il faut savoir s’adapter à la structure de la société et proposer l’ensemble des solutions de paiement disponibles. Nous sommes dans un rôle de conseil, agnostiques quant aux solutions de paiement proposées. Dans de nombreux cas, il s’agit de solutions sur mesure. » Emmanuel EBRAY (Directeur France HRS)
L’autre enjeu : dématérialiser et récupérer (toutes) les factures
Parler de paiement, c’est aussi mettre le doigt sur un autre sujet délicat, notamment dans l’hôtellerie : les factures et leur récupération. Chaque acheteur voyage porte ce sujet comme une croix et cela pour des raisons différentes. C’est d’ailleurs l’une des raisons (légitime) du recourt au central- billing par certaines sociétés.
Tout d’abord, le service comptable a besoin de ces supports pour s’assurer de leur conformité avec les relevés bancaires et éviter les risques de fraudes. Ensuite, la finance peut aussi avoir besoin de ces éléments dans le cadre de la récupération de TVA. Sans compter l’obligation légale de disposer de ces factures en cas de contrôle fiscal.
De nombreuses études ont été menées concernant le coût de traitement des notes de frais et toutes concluent à des coûts très élevés. Dans la dernière étude (disponible sur corporate.hrs.com (6) menée par la Fondation GBTA et HRS, le coût global de traitement d’une facture par le collaborateur serait de 53€. Et 77% des travel managers pointent du doigt les reçus et les formulaires mal remplis ou manquants qui les empêchent de gagner en efficacité. Selon la GBTA, la numérisation et l’automatisation constituent les deux principaux moyens de réduire les coûts de traitement.
« La solution de récupération de factures d’HRS (Travel Information Monitor) nous permet désormais d’avoir accès aux factures hôtels dématérialisées de tous nos collaborateurs. Un gain de temps important et une interface très simple d’utilisation. » Thibaut ARNAUD Responsable Comptabilité Générale - SARTORIUS STEDIM SMT
Laurier de Bronze dans la catégorie « Services aux voyageurs », la solution HRS Paperless Travel est une réponse forte à cette demande de récupération/numérisation/stockage des factures.
Grâce à cette nouvelle solution, HRS garantit à ses clients de récupérer, numériser et centraliser leurs factures sur une plateforme dédiée et sécurisée. Chaque facture est analysée en fonction des prestations achetées (parking, petit-déjeuner, chambre) et l’ensemble des taxes (séjour, TVA, taxe de séjour) sont clairement indiquées (devise, montant) et segmentées en fonction des prestations. Afin d’enrichir encore le niveau d’informations disponibles (niveau 3), il est possible d’agréger ces données et celles de l’organisme bancaire (matricule, centre de coûts, code projet…).
HRS PAPERLESS TRAVEL SCREENSHOTS.pdf
Toutes ces informations sont disponibles à partir d’une interface ergonomique, dotée d’un moteur de recherche et d’une fonction cartographie très simple d’utilisation.
Désormais, qu’une entreprise opte pour le central-billing ou le paiement centralisé, la question de la facturation ne se posera plus. Dans tous les cas de figure, celle-ci disposera de l’ensemble des éléments pour améliorer ses process comptables et pourra, à l’aide de nos consultants, également réaliser des analyses de sa politique voyages avec un niveau de détails sans précédent.
- Livre blanc HRS Global Solutions 2015 « Descendre le BAR – Tarifs dynamiques ou tarifs négociés – Comment trouver le meilleur tarif hôtelier »
- Amadeus Avril 2015 «Déplacements & notes de frais : État des lieux en Europe»
- « Evolving travel management ecosystems – The changing business travel landscape” P.Tilstone 2015
- Paiement au check-out: paiement par le voyageur avec une carte de crédit physique (privative ou corporate)
Paiement centralisé: le paiement de la prestation est garanti et payé au moyen d’une carte virtuelle par la société. Le voyageur ne paie rien à l’hôtel.
Central billing: le paiement de la prestation est garanti et payé au moyen d’une carte virtuelle par le prestataire voyage de la société (agence de voyage/centrale de réservation…). Le voyageur ne paie rien à l’hôtel.
- “Qui met la panique sur le marché ”, Yann Le Goff in Déplacementspros (9/3/2016)
- GBTA Fondation – HRS (11/2015) Etude disponible sur corporate.hrs.com
